行政文件管理信息的電子化應(yīng)用

常莉君　馮會(huì)平

【摘要】行政文件管理作為行政部門文件工作的重要組成部分，實(shí)施電子化管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。行政文件管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)提高行政辦公人員的工作效率、行政文件管理的水平具有重要作用。推行行政文件電子化應(yīng)用不僅是部門協(xié)同發(fā)展的必然要求，而且也是行政部門自身管理現(xiàn)代化的客觀要求。充分利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源進(jìn)行信息的溝通與交流，我們會(huì)越來(lái)越發(fā)現(xiàn)電子化應(yīng)用帶給我們的好處。

【關(guān)鍵詞】行政文件；管理；電子化應(yīng)用

行政文件反映了各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的歷史面貌，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，其內(nèi)容涉及部門、科室甚多，還需不定時(shí)反復(fù)查閱。為了查閱方便，每個(gè)部門甚至每個(gè)科室都要建立自己的文件分類，來(lái)歸檔各級(jí)各部門傳達(dá)的文件。這之間各部門不僅要設(shè)有收發(fā)、傳閱相關(guān)人員，還要消耗很多紙張、油墨來(lái)印刷并轉(zhuǎn)發(fā)給各個(gè)部門，造成了很多人力物力上的浪費(fèi)。

一、行政文件管理信息的電子化應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)

（一）便于使用和檢索，避免浪費(fèi)，辦公效率大大提高。當(dāng)今，中國(guó)已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化大國(guó)，計(jì)算機(jī)操作對(duì)于現(xiàn)代年輕人來(lái)說(shuō)已不是什么難事。建立好的計(jì)算機(jī)電子文件，操作簡(jiǎn)便、自動(dòng)分類組合、便于管理，在管理上徹底顛覆以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調(diào)動(dòng)的格局。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，急需時(shí)可以直接在計(jì)算機(jī)電子文件中進(jìn)行搜索，既節(jié)省時(shí)間又提高工作效率。

利用光盤、磁盤及云盤作為載體存儲(chǔ)電子文件，解決了在傳統(tǒng)文件管理中人工操作時(shí)裝訂、歸檔的繁瑣和紙張、油墨的浪費(fèi)。電子文件虛擬存在的方式也大大節(jié)省了紙質(zhì)文件檔案大量占用庫(kù)房的儲(chǔ)存空間，同時(shí)也避免了紙質(zhì)文件隨時(shí)間與數(shù)量累積儲(chǔ)存給查閱者帶來(lái)大量的翻閱、查找的不便，為人類生活創(chuàng)造了以往難以想象的效率空間。

（二）提高了行政文件傳輸?shù)目焖佟踩蜏?zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)資源的共享。以往，傳統(tǒng)的文件傳輸是靠人力，不免會(huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且郵遞傳輸要產(chǎn)生極高費(fèi)用，安全性也沒(méi)有保證。比起傳統(tǒng)的人力傳輸或者是交通工具輔助傳輸，電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)，它不僅保證文件安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳輸，而且不會(huì)造成延誤或者丟失現(xiàn)象，其經(jīng)濟(jì)效益也是無(wú)法估量的。

傳統(tǒng)的行政文件管理，重要紙質(zhì)文件資料借閱需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)手續(xù)，并且需要到指定資料存儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行人工檢索，而且，政策文件或通知文件等不能及時(shí)傳遞和下達(dá)，因而就不能達(dá)到及時(shí)的交流和共享。但在信息電子化辦公系統(tǒng)中，電子文件是內(nèi)部相關(guān)部門共享的，電子文件不受地域與空間的制約，可以同時(shí)異地進(jìn)行檢索、瀏覽、編輯與應(yīng)用。需要者可以依照規(guī)定通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接檢索需要的電子文件，并且可以對(duì)文檔信息進(jìn)行拷貝儲(chǔ)存，隨需上傳下載各級(jí)各部門制定的相關(guān)政策電子文件。

二、行政文件管理信息的電子化應(yīng)用缺點(diǎn)

（一）電子文件的安全性問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵是阻礙網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的主因，也嚴(yán)重威脅電子文件的安全性。

（二）電子文件兼容問(wèn)題。電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的電子文件不能相互識(shí)別，這個(gè)問(wèn)題亟待解決。

三、針對(duì)電子文件的缺點(diǎn)解決措施

（一）針對(duì)安全性問(wèn)題。在行政部門文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離路由器或應(yīng)用混合秘鑰技術(shù)。設(shè)置隔離路由器：通過(guò)屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址這個(gè)簡(jiǎn)單的隔離方法，電子文件就會(huì)在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。應(yīng)用混合秘鑰技術(shù)：把需要傳輸?shù)碾娮游募用芎髠鞯椒?wù)器，在服務(wù)器端由需要使用文件的人員完成文件的解密和驗(yàn)證就可完成文件的安全傳輸。

（二）針對(duì)電子文件兼容問(wèn)題。在行政部門統(tǒng)一軟件使用，進(jìn)一步加快計(jì)算機(jī)管理行政文件的步伐。構(gòu)建資源共享平臺(tái)級(jí)文檔管理，服務(wù)、共享、存儲(chǔ)于一體，提高行政機(jī)關(guān)工作效率，使文件查找、下載更快捷。

四、結(jié)語(yǔ)

行政文件管理信息的電子化應(yīng)用的好處顯而易見，不僅會(huì)使行政部門傳輸文件的效率大大提高，還使行政文件的全面查詢、上傳、下載、異地存儲(chǔ)等服務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。雖然行政文件電子化應(yīng)用的管理制度、管理方法等還存在許多問(wèn)題，但是根據(jù)電子文件傳輸快、效率高的重要特點(diǎn)，行政管理部門應(yīng)積極更新知識(shí)，學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的管理理論、原則、方法和技術(shù)，使行政文件電子化應(yīng)用更好地融合發(fā)展，滿足行政辦公需要，節(jié)約紙張、促進(jìn)環(huán)保，真正實(shí)現(xiàn)綠色辦公。

【參考文獻(xiàn)】

[1]電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比與研究.中國(guó)論文網(wǎng)， http：//www.xzbu.com/1/view-6018290.htm

[2]李因易，李麗.應(yīng)用混合密鑰技術(shù)解決電子文件安全傳輸?shù)姆桨?貴州民族學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）[J].2009（04）：206.

[3]覃鳳琴.辦公自動(dòng)化條件下文書檔案管理問(wèn)題探討 .北京檔案[J].2011（01）：30.