論高校文檔一體化管理的實現(xiàn)

吳海燕

【摘要】隨著辦公信息化、自動化高潮的來襲，高校文書處理也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)交流向互聯(lián)網(wǎng)運作改變。為積極應(yīng)對傳統(tǒng)文檔管理模式所面臨的挑戰(zhàn)，文檔一體化管理已然成為高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。本文就高校文檔一體化的條件和必要性進行分析闡述，并在此基礎(chǔ)上為高校文檔一體化管理的實現(xiàn)提出行之有效的措施建議。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化；高校文檔管理；文件處理

一、高校文書處理與檔案管理的關(guān)系爬梳

以往的高校文書工作者習(xí)慣于將文書處理與檔案管理各自獨立；然而，受到計算機全面普及與網(wǎng)絡(luò)信息共享的大勢所趨，傳統(tǒng)的文書處理和檔案管理方式也相應(yīng)發(fā)生了變化。可以說，當前的高校文書處理中，這兩項工作已然相互滲透，融為一體。本人一直從事文書處理和檔案管理工作，多年的工作經(jīng)驗表明：文書處理和檔案管理之間雖有各自的獨立性與特殊性，但由于文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，兩者間締結(jié)的關(guān)系仍然是難以割裂的。因此，要實現(xiàn)文檔管理的一體化，必須堅持一貫以來的“規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化”工作原則，在此基礎(chǔ)上逐步改變、完善傳統(tǒng)的工作方式，讓文書處理和檔案管理實現(xiàn)同步化、一體化，以便使二者能夠相輔相成，互相促進。

二、高校文檔一體化賴以實現(xiàn)的條件

（一）高校文檔構(gòu)建機制是實現(xiàn)文檔一體化的基石。文秘工作的協(xié)調(diào)部門主要是學(xué)校辦公室與黨委辦公室，部分高校還將這二者合并為一體，合署辦公。校長辦公室成為學(xué)校文書處理和檔案管理工作的主管部門，對全校的文秘工作者進行統(tǒng)一的調(diào)配、領(lǐng)導(dǎo)，并通過制定相對完善的管理措施和規(guī)章制度對文檔工作進行管理。通過校長辦公室在具體工作中對高校文書流轉(zhuǎn)進行把控與監(jiān)管，有效地為文檔一體化建設(shè)給予組織領(lǐng)導(dǎo)方面的保證。

（二）高校文檔的處理方式為文檔一體化提供便利。高校的文檔資料一般由文秘人員處理，有序的專業(yè)訓(xùn)練使其對文檔資料處理的各個環(huán)節(jié)十分熟悉?？梢院敛豢鋸埖卣f，每一份文檔資料都是經(jīng)過專業(yè)文秘人員收集、整理、立卷、鑒定、保管、編研等整理歸檔而形成的，也正是經(jīng)歷過這些流程，文書資料才能演變成文檔資料，完成從零散的文件到檔案的整個過程。因此，文秘工作者完全可以在文檔一體化建設(shè)的過程中跳脫出文件與檔案相隔離的窠臼，利用計算機互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，把文件工作和檔案工作整合為一。雙管齊下的工作方式有助于亦文亦檔的實現(xiàn)，這樣既可節(jié)省工作流程，又可加強文檔一體化建設(shè)的整體性。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)配備是文檔一體化建設(shè)的硬件保證。高校的各個部門，基本上都有計算機、傳真機、打印機和復(fù)印機等現(xiàn)代化技術(shù)配備。目前我國高等院校辦公自動化也隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及而漸趨完善、成熟，文書管理部門、檔案管理部門也都利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行工作。電子文件管理系統(tǒng)隸屬于計算機諸多信息管理系統(tǒng)中的一種，在文件形成的初始階段，電子文件便可同時被錄入檔案管理系統(tǒng)，從而為文檔工作提供智能化的便捷?，F(xiàn)代化技術(shù)配備能夠讓各職能部門快速地實現(xiàn)文書處理、滿足對文件和檔案存儲及調(diào)閱的需求，這些都成為文檔一體化建設(shè)的硬件。

三、實現(xiàn)高校文檔一體化管理的必要性

（一）高校文檔一體化的實現(xiàn)是緊跟時代發(fā)展、適應(yīng)現(xiàn)有學(xué)院機構(gòu)和信息時代的必然要求。同時，也有利于節(jié)省工作流程，加強文檔一體化建設(shè)的整體性，進而確保文檔一體化的規(guī)范管理。

（二）高校文檔一體化為高校各部門提供更為快速和方便的信息共享，且有利于減輕各部門的工作量和節(jié)省資源。文書錄入成為電子文檔后，各職能部門的工作人員可以隨時隨地查閱，下載原文后亦可反復(fù)使用。目前，我國高校的文件電子化工作已相對成熟，方便、快捷、時效長成為其主要特點。例如：我校若要查閱某份關(guān)于獎勵某年考取并入學(xué)就讀碩士研究生學(xué)生的決定的文件，僅需在校園網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)中“查詢方式”框輸入上述文件標題的任何一個關(guān)鍵詞，便可以方便、快捷地找到這一份文件而不用花費很多時間去檔案室查找。

（三）信息時代文檔工作管理模式的與時俱進，是適應(yīng)電子文件管理發(fā)展的應(yīng)有之義。高校文書工作是學(xué)校黨政辦公室或者文秘部門的一項常規(guī)工作，但目前有的高校機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認識不足、有的文書工作人員的工作不夠?qū)I(yè)、有的經(jīng)常轉(zhuǎn)換工作崗位，這些均在不同程度上導(dǎo)致文書處理比較混亂，甚而在文件管理過程中時有紕漏出現(xiàn)。俗話說“千里之堤毀于蟻穴”，早期文書撰寫和收發(fā)工作中存在的瑕疵將會對文書的后續(xù)管理工作造成很大的麻煩。因此，實現(xiàn)文檔工作的一體化，不僅是為了適應(yīng)時代的變化和要求，更是為了解決傳統(tǒng)文書處理存在問題的有效方法。

四、高校文檔一體化管理實現(xiàn)的途徑

（一）完善計算機硬、軟件和流暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?！肮び破涫卤叵壤淦鳌保獙崿F(xiàn)高校文檔一體化管理，首先要有設(shè)備完整的計算機硬、軟件和流暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的文件、檔案管理都是靠工作人員人工管理的，如果沒有計算機的硬、軟件和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，工作人員將再也無法對電子化的文件進行人工管理。在計算機工作普及化和信息共享性日益凸顯的今天，計算機系統(tǒng)是電子文件制作、處理，以及歸檔后的所有管理活動賴以實現(xiàn)的重要依托，沒有這一媒介，文檔管理者可謂“巧婦難為無米之炊”，不要說對電子文件進行管理，就算是識讀都做不到。

此外，不兼容的計算機和應(yīng)用軟件對電子文件的交換、流通及使用都會帶來很大的困難。所以，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及時更新以適應(yīng)新系統(tǒng)，才能確保該文件的可讀性和可管理性。

（二）妥善保存電子文件的元數(shù)據(jù)。所謂“元數(shù)據(jù)”，是指電子文件上下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述，簡單點來說，就是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔而言，元數(shù)據(jù)一般直接體現(xiàn)在其形態(tài)上，比如說：復(fù)印、打印好的文件資料等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不同，電子文件的元數(shù)據(jù)先天性內(nèi)在地附屬于文件的信息中，脫離了文件信息的依歸，元數(shù)據(jù)就無法恢復(fù)電子文件的原貌。眾所周知，計算機平臺的更新?lián)Q代周期一般為18個月，一旦超過此周期，后來新的計算機設(shè)備將很難讀出已過時的軟件中所保存的信息。要保證電子文件的長期可使用性，最直接的方法是把電子文件轉(zhuǎn)存到新的存儲載體上（例如：新的硬盤、U盤等等）。

另外，與電子文件相關(guān)的各種系統(tǒng)說明、運作環(huán)境說明、硬、軟件設(shè)備說明等，通通不可掉以輕心，隨意放置，而是應(yīng)該將其與電子文件一起打包保存，以便將來的計算機可以閱讀。電子文件和紙質(zhì)文件的處理過程還有一個很大的區(qū)別：紙質(zhì)文件在流通過程中始終伴隨著人們面對面交接的一系列動作，因此體現(xiàn)閱讀者和工作者之間的元數(shù)據(jù)也就清楚地記錄在文件上面；電子文件的操作是在網(wǎng)絡(luò)上進行的，在電子文件的傳閱過程中，人們并不需要實際的見面行為，故而體現(xiàn)文件閱讀者和工作者之間相互關(guān)系的元數(shù)據(jù)也就不是那么完璧無暇了。假如沒有辦法提供或者補充這些元數(shù)據(jù)，電子文件的原始性就會遭到質(zhì)疑，也有可能給電子文件的保管和長期使用造成困難。

（三）建立并規(guī)范文檔一體化管理體系。 由于工作方式的改變，舊的檔案管理制度就不是很適合現(xiàn)在的工作管理體系；因此，建立并規(guī)范新的文檔一體化管理體系是現(xiàn)階段文檔一體化工作順利開展的有力保證。紙質(zhì)文檔的形成、管理是在手工環(huán)境下，按照一定的順序逐步進行的，例如：先生成、積累、立卷、鑒定，后歸檔、分類，再著錄等。電子文件則是在電子文件保管系統(tǒng)內(nèi)形成并流轉(zhuǎn)的，此過程中的很多程序是要同步進行的，這也使得電子文件的一部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。上述區(qū)別促使各部門機構(gòu)的計算機水平、組織機構(gòu)、管理制度以及管理者的理念等各個層面發(fā)生相應(yīng)的變化。因此，對于電子文檔一體化管理而言，應(yīng)從嚴申明管理職責(zé)、完善管理制度、樹立管理理念、規(guī)范管理流程和提升管理者業(yè)務(wù)水平等方面多管齊下，面面俱到，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)階段高校文檔一體化工作的要求。

（四）高素質(zhì)管理人才為實現(xiàn)“文檔一體化”提供智力保障。提高文檔工作者計算機能力、業(yè)務(wù)水平和法律意識，是更好地做好文檔一體化工作的關(guān)鍵。文檔工作者和管理者要改變傳統(tǒng)的檔案觀念和工作方式，打破部門分割、各自為政的管理方式，將各部門工作緊密地聯(lián)系在一起，對于相同環(huán)節(jié)的一些工作可以同時進行，減少工作流程，節(jié)約成本和精力。文檔工作者最好是科班出身，既懂得系統(tǒng)的檔案理論，具備文檔編排管理能力，又有較高的計算機應(yīng)用水平和操作能力。各高校還可以廣納賢才，招聘一些多功能高層次的復(fù)合型人才，并且對于原有的一些初級和中級檔案工作者進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強其業(yè)務(wù)能力，灌輸新的文檔一體化管理觀念，改變管理者傳統(tǒng)的管理意識。俗話說：“冰凍三尺非一日之寒”，只有我們檔案工作者和管理者在實際工作實踐中，將理論和實踐相結(jié)合，才能摸索出一套適合現(xiàn)階段文檔一體化的管理模式，才能促進高校的教學(xué)科研和整體的事業(yè)更好地發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，高校文書、檔案工作一體化是信息時代社會發(fā)展帶動高校文檔工作的必然發(fā)展和挑戰(zhàn)，也是對所有文檔工作者和管理者自我提升和完善的必然要求。文檔一體化工作提倡的不是混淆文書與檔案的區(qū)別、簡單地將兩種工作合并，而是將其視為一個有機的整體，加以協(xié)調(diào)和綜合管理。只有通過完善文檔建構(gòu)機制、更新基礎(chǔ)設(shè)施配備、提高文書管理人員的專業(yè)水平和檔案意識，才能摸索并走出一套適合高校文檔一體化管理的新模式。

本文為廣東省潮州市哲學(xué)社會科學(xué)“十三五”規(guī)劃項目（編號：2016-C-01）研究階段性成果

【參考文獻】

[1]宋雪雁.現(xiàn)代組織機構(gòu)電子文件鑒定理論和方法研究.吉林大學(xué)碩士論文，2004-05-01，第19頁.

[2]張華.縮微技術(shù)、掃描技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展[J].檔案學(xué)通訊.2005.