高職院校辦公室服務(wù)質(zhì)量提升探討

喻念念

【摘要】作為高職院校教育教學(xué)管理的綜合部門(mén)，辦公室必須在學(xué)校改革發(fā)展過(guò)程中承擔(dān)起重要的任務(wù)，必須努力通過(guò)提升其服務(wù)質(zhì)量來(lái)促進(jìn)學(xué)校整體運(yùn)行質(zhì)量以及整體管理水平的更上一層樓。本文指出高職院校辦公室服務(wù)質(zhì)量的提升必須在理念建設(shè)、體系制度建設(shè)、管理隊(duì)伍建設(shè)以及創(chuàng)新工作方法上下功夫。

【關(guān)鍵詞】高職院校；辦公室；服務(wù)；策略

高職院校的辦公室是學(xué)校綜合管理各項(xiàng)事務(wù)的重要部門(mén)，它負(fù)責(zé)為學(xué)校的黨政領(lǐng)導(dǎo)、各系級(jí)單位、學(xué)院以及全校師生服務(wù)，可以說(shuō)是聯(lián)系全校上下的重要紐帶與橋梁，是學(xué)校面向社會(huì)開(kāi)展各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的重要“窗口”。隨著高職院校改革發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，高職院校辦公室的職能顯得越來(lái)越重要，同時(shí)也面臨著諸多的新要求，為此，高職院校必須靈活采取各種方式來(lái)提升辦公室的服務(wù)質(zhì)量，以此來(lái)推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的整體運(yùn)行和綜合發(fā)展。

一、有效增強(qiáng)服務(wù)理念

高職院校辦公室最重要的職能就是服務(wù)，其服務(wù)的對(duì)象包括學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、各系級(jí)單位、學(xué)院以及全校師生，為此，辦公室的工作人員首先應(yīng)該樹(shù)立的就是“以人為本”的服務(wù)理念。高職院校的辦公室工作人員要始終以服務(wù)學(xué)校、以促進(jìn)學(xué)校發(fā)展為宗旨，以學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益為目標(biāo)，想學(xué)校之所想，急學(xué)校之所急，秉承著全心全意為師生服務(wù)的宗旨，將學(xué)校的各項(xiàng)政策落到實(shí)處，扎扎實(shí)實(shí)地為學(xué)校發(fā)展作出貢獻(xiàn)。與此同時(shí)，辦公室的工作人員要樹(shù)立起大局意識(shí)，一切以學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為目標(biāo)，積極養(yǎng)成奉獻(xiàn)學(xué)校的精神，全身心地投入到自己的工作當(dāng)中，不計(jì)較個(gè)人利益得失，將自己的個(gè)人發(fā)展與學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，將自己的利益融入學(xué)校的利益，盡心盡力地為全校師生服務(wù)，堅(jiān)決摒棄“門(mén)難進(jìn)、臉難看、事難辦、話難聽(tīng)”的辦事作風(fēng)，真正樹(shù)立起全新的服務(wù)理念，不斷推進(jìn)辦公室工作邁上新臺(tái)階。

二、切實(shí)強(qiáng)化體系制度建設(shè)

健全完善的體系制度是做好辦公室工作，并取得良好效果的保障。高職院校首先要構(gòu)建一整套適合辦公室工作的體系，從辦公室的管理部門(mén)執(zhí)行部門(mén)乃至到后勤等等部門(mén)都要建立嚴(yán)格的分工制度，對(duì)每一個(gè)辦公室部門(mén)的崗位職責(zé)必須予以明確。其次，就是要構(gòu)建一整套完善的制度保證辦公室工作的正常運(yùn)行。要對(duì)包括文件處理、事務(wù)處理、會(huì)務(wù)接待等在內(nèi)的工作事項(xiàng)進(jìn)行明確的程序規(guī)定，使得辦公室的每一項(xiàng)工作能夠依照規(guī)定的章程得以有條不紊地執(zhí)行下去。再次，要對(duì)辦公室的工作程序進(jìn)行必要的規(guī)范，切實(shí)明晰責(zé)任、明確流程，積極做到每一項(xiàng)工作都能夠按照流程進(jìn)行，不越級(jí)，不推諉，科學(xué)合理地開(kāi)展各項(xiàng)工作，不斷增強(qiáng)辦公室的工作活力，有效提升工作效率和質(zhì)量。此外，還應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制。對(duì)于辦公室工作人員定期進(jìn)行考核，明確個(gè)人工作得失，按照工作績(jī)效予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)和懲處，以此來(lái)增強(qiáng)工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

三、努力提升工作人員素質(zhì)

良好的辦公室服務(wù)質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)需要一個(gè)富有合作精神、素質(zhì)過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)化工作團(tuán)隊(duì)，因此，必須努力提升辦公室工作人員的整體素質(zhì)，以此來(lái)推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。高職院校要有意識(shí)地提升辦公室工作人員的素質(zhì)，引導(dǎo)他們以學(xué)校大局為重，以服務(wù)為工作中心，切實(shí)履行好辦公室各項(xiàng)工作職責(zé)，提升自己的工作和業(yè)務(wù)水平，使得辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)有序，有條不紊，將辦公室工作的職能最大限度地發(fā)揮出來(lái)。具體來(lái)說(shuō)，學(xué)校可以開(kāi)展定期的宣傳講座活動(dòng)，讓廣大辦公室工作人員了解辦公室服務(wù)工作的重要性，強(qiáng)化他們的服務(wù)意識(shí)。也可以開(kāi)展相關(guān)的技能培訓(xùn)活動(dòng)，切實(shí)提升辦公室工作人員的工作技能和水平等綜合素質(zhì)。此外，還可以做好辦公室工作的反饋工作，及時(shí)了解工作人員在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且采取有效的措施解決這些問(wèn)題，做到查漏補(bǔ)缺，及時(shí)改進(jìn)，提升自身工作素質(zhì)和技能。

四、積極創(chuàng)新工作方法

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，高職院校辦公室自動(dòng)化和信息化也必將是一大趨勢(shì)。為此，要利用信息化所帶來(lái)的便利，不斷促進(jìn)高職院校辦公室工作方法的創(chuàng)新。

首先必須建立完善辦公自動(dòng)化設(shè)備體系，高性能的計(jì)算機(jī)是必不可少的辦公工具。其次，要精心重點(diǎn)培訓(xùn)一批扎實(shí)專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公人員，讓他們熟悉和掌握各類(lèi)自動(dòng)化辦公軟件的使用技能，能夠借助計(jì)算機(jī)得心應(yīng)手地開(kāi)展辦公實(shí)務(wù)，節(jié)約辦公時(shí)間并且提供工作效率。其次，要利用微信、QQ、BBS等社交軟件建立起學(xué)校與師生員工之間的相互聯(lián)系，及時(shí)了解全校的活動(dòng)動(dòng)態(tài)，集思廣益，收集全校師生關(guān)于學(xué)校改革發(fā)展的意見(jiàn)和建議，作為辦公室提高辦公效率的科學(xué)依據(jù)。

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