獨(dú)立學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀和優(yōu)化方法研究

陳潔紅

【摘要】辦公室是獨(dú)立學(xué)院的重要綜合性部門(mén)，是學(xué)院管理的中心和樞紐，面對(duì)獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)體制及內(nèi)部管理機(jī)制的不斷改革，辦公室管理也必須有所改變。文章分析了當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院辦公室管理工作及其相關(guān)缺陷，相應(yīng)提出了優(yōu)化方法，旨在提高獨(dú)立學(xué)院的辦公室管理水平。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀

獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育事業(yè)的重要組成部分，隨著教育改革的不斷深入，獨(dú)立學(xué)院逐漸成為我國(guó)高等教育的重要生力軍，成為我國(guó)培養(yǎng)本科人才的重要場(chǎng)所。辦公室在獨(dú)立學(xué)院當(dāng)中處中樞地位，發(fā)揮著上傳下達(dá)、左右溝通的重要作用。隨著獨(dú)立學(xué)院的快速發(fā)展，其辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公室任務(wù)也越來(lái)越重、越來(lái)越復(fù)雜。

一、獨(dú)立學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀

（一）職能不明確，無(wú)目標(biāo)導(dǎo)向。要想發(fā)揮辦公室應(yīng)有的作用，就必須建立良好的服務(wù)形態(tài)。不管是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，還是學(xué)院教師，亦或是學(xué)院?jiǎn)T工或?qū)W生，良好的服務(wù)是學(xué)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基石。然而由于我國(guó)獨(dú)立學(xué)院成長(zhǎng)時(shí)間短，還沒(méi)有形成成熟的體系，因此在明確辦公室工作責(zé)任與目標(biāo)時(shí)缺少實(shí)際操作性，創(chuàng)新性也有所欠缺。另外，過(guò)于注重辦公室的概念，無(wú)法開(kāi)展延伸性職能服務(wù)。但是在實(shí)際情況下，獨(dú)立學(xué)院必然會(huì)在發(fā)展時(shí)期出現(xiàn)不同的工作內(nèi)容，從而使得辦公室工作職能難以及時(shí)跟上，無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)院發(fā)展需求。

（二）任務(wù)繁重，人手不足。多數(shù)獨(dú)立學(xué)院是依托母校而辦的，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置多、分工細(xì)，而這些管理機(jī)構(gòu)的工作基本都需通過(guò)辦公室“審核”，包括評(píng)估驗(yàn)收、會(huì)議室申請(qǐng)等，另還有學(xué)院諸多管理工作，如收發(fā)文件、檔案管理、人事管理、外事、安保等，大小事情都需經(jīng)過(guò)辦公室，這就導(dǎo)致辦公室任務(wù)逐步加重。更重要的是，對(duì)于事情的審核不僅僅是簡(jiǎn)單“審核”，還要領(lǐng)悟文件精神、把握尺度，考慮問(wèn)題提出的合理性和可行性，并做好事件的部署、監(jiān)督和檢查。而辦公室人員通常又非常少，據(jù)調(diào)查，獨(dú)立學(xué)院辦公室人員通常只有1-3人?？v觀全國(guó)獨(dú)立學(xué)院辦公室管理情況，普遍存在一人多崗、人少事多的現(xiàn)象。

（三）缺乏健全的運(yùn)行機(jī)制?，F(xiàn)我國(guó)獨(dú)立學(xué)院辦公室管理普遍缺乏健全的運(yùn)行體系，管理工作難以主動(dòng)積極地開(kāi)展，導(dǎo)致管理工作的有效性急劇下降，無(wú)法進(jìn)行完善的工作。辦公室管理的日常工作大部分是文件的傳遞、工作任務(wù)的下達(dá)等，相對(duì)缺少工作計(jì)劃性。究其原因，一方面，缺乏完善的管理制度，未對(duì)相關(guān)行為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致管理工作流于形式，具很大隨意性；另一方面，缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制和考評(píng)制度，致使管理工作缺乏動(dòng)力；另，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及方法未規(guī)范化，致使評(píng)價(jià)無(wú)實(shí)質(zhì)性導(dǎo)向作用，工作處無(wú)序狀態(tài)，自然也就無(wú)法發(fā)揮管理的作用。

二、獨(dú)立學(xué)院辦公室管理優(yōu)化方法

（一）轉(zhuǎn)變管理職能，明確管理目標(biāo)。辦公室管理工作內(nèi)容復(fù)雜、細(xì)節(jié)較多。在獨(dú)立學(xué)院不斷成熟的環(huán)境下，辦公室管理職能必須要緊跟步伐，持續(xù)改革創(chuàng)新。首先，明確辦公室管理工作的職責(zé)，以為工作計(jì)劃的制定提供參考依據(jù)，并促進(jìn)管理體系的完善；其次，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，緊跟時(shí)代發(fā)展需求，樹(shù)立“與時(shí)俱進(jìn)”的管理理念，依學(xué)院及社會(huì)發(fā)展需求不斷更新管理理念，調(diào)整管理方式；再次，遵循“以人為本”的管理原則，將“創(chuàng)新、服務(wù)”作為辦公室管理的目標(biāo)，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作為師生服務(wù)，以推動(dòng)學(xué)院的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）規(guī)范工作流程，適當(dāng)增加人員配置。工作流程是辦公室管理工作的導(dǎo)向，依流程辦事不但可使事件的處理更加規(guī)范，而且還可提高工作效率，徹底改善辦公室現(xiàn)來(lái)現(xiàn)辦、無(wú)章可循的工作狀態(tài)。為此，必須對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)范，使事件的辦理流程明朗化，避免出現(xiàn)辦公室人員只忙于日常事務(wù)性工作而無(wú)法解決當(dāng)前事件。另要適當(dāng)增加人員配置，保證辦公室工作的時(shí)效性。獨(dú)立學(xué)院辦公室既要完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交待的工作，又要傳達(dá)上下級(jí)任務(wù)，同時(shí)還要服務(wù)全校師生，處理外來(lái)事務(wù)，只有配備齊相應(yīng)工作人員才能保證辦公室工作有條不紊。

制度是開(kāi)展辦公室管理工作的基礎(chǔ)，獨(dú)立學(xué)院在迅猛發(fā)展的過(guò)程中辦公室管理要想提高其工作效率，就必須不斷健全工作體系。首先，完善工作制度。始終秉持著嚴(yán)格、實(shí)際的管理原則，從而對(duì)各方行為進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)；其次，完善規(guī)則制度，針對(duì)辦公室的相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范管理，嚴(yán)格按照程序開(kāi)展工作，以全面提升工作效率。再次，在辦公室管理工作中融合信息化技術(shù)，使辦公室管理工作逐漸轉(zhuǎn)向無(wú)紙化辦公。對(duì)此，一方面需提高相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)水平，另一方面需加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高辦公室管理水平及效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，我國(guó)獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展時(shí)間較短，各類(lèi)機(jī)構(gòu)尚未健全，伴隨辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，獨(dú)立學(xué)院所設(shè)置的機(jī)構(gòu)會(huì)越來(lái)越多，這對(duì)于具綜合性管理職能的辦公室來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。為提高獨(dú)立學(xué)院辦公室管理水平和效率，就必須緊跟時(shí)代步伐，提高服務(wù)意識(shí)，同時(shí)進(jìn)行深入研究和探索，聯(lián)系學(xué)院實(shí)際情況，以不斷改革和改善管理工作，使辦公室更好地服務(wù)全院師生。

【參考文獻(xiàn)】

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