淺探公文發(fā)文字號(hào)中嵌字的規(guī)范化使用

覃朝花

【摘要】在實(shí)際應(yīng)用中，嵌字的使用經(jīng)常呈現(xiàn)混亂的局面。本文在總結(jié)前人研究的基礎(chǔ)上，通過(guò)分析發(fā)文字號(hào)中嵌字的使用現(xiàn)狀及其使用不規(guī)范的原因，進(jìn)而提出具體的應(yīng)對(duì)策略，以期對(duì)發(fā)文字號(hào)的規(guī)范化使用有所裨益。

【關(guān)鍵詞】公文；發(fā)文字號(hào)；嵌字；規(guī)范化

發(fā)文字號(hào)，又稱發(fā)文編號(hào)、文號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)就一定時(shí)期內(nèi)（一般是一年）各種不同公文進(jìn)行排列的順序號(hào)。它是公文的重要組成部分，每一個(gè)發(fā)文字號(hào)都代表了一份公文。長(zhǎng)期以來(lái)，應(yīng)用寫(xiě)作學(xué)界一直致力于推進(jìn)發(fā)文字號(hào)的規(guī)范化使用，從多角度對(duì)其進(jìn)行研究。但對(duì)于嵌入“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”與“發(fā)文年份”之間的諸如“發(fā)”“呈”“函”之類的字（以下簡(jiǎn)稱“嵌字”）的歸類問(wèn)題，研究者們各執(zhí)觀點(diǎn)。一是認(rèn)為發(fā)文字號(hào)中應(yīng)當(dāng)使用嵌字。二是認(rèn)為發(fā)文字號(hào)中不應(yīng)該使用嵌字。三則認(rèn)為發(fā)文字號(hào)中是否使用嵌字視具體情況而定。

前人的研究對(duì)于應(yīng)用文的寫(xiě)作及應(yīng)用都有一定的理論指導(dǎo)和現(xiàn)實(shí)意義，但過(guò)于絕對(duì)化的說(shuō)法和做法使公文處理過(guò)于死板硬化，不利于公文處理規(guī)范化；視情況而定的做法固然比較合理的，體現(xiàn)了公文處理規(guī)范性與靈活性相結(jié)合的特點(diǎn)，但如按上述的分類標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定是否使用發(fā)文字號(hào)，則會(huì)陷入研究層面過(guò)于淺顯，經(jīng)受不住進(jìn)一步推敲的窠臼。筆者認(rèn)為，發(fā)文字號(hào)中需使用嵌字，但是此前要建立一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)需體現(xiàn)出一定的層次性。即優(yōu)先以第一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選用嵌字，在無(wú)法按照這一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選用時(shí)，則用二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

一、發(fā)文字號(hào)中嵌字的使用現(xiàn)狀

建國(guó)以來(lái)的歷次公文處理相關(guān)條例、辦法均明文規(guī)定：發(fā)文字號(hào)“由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成”。由此可見(jiàn)，發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)是發(fā)文字號(hào)中固有的三要素。如“粵府〔2016〕18號(hào)”，即是由廣東省人民政府的機(jī)關(guān)代機(jī)“粵府”+發(fā)文的年份“2016”年+發(fā)文順序號(hào)“18號(hào)”三要素組成。但是在實(shí)際應(yīng)用中，發(fā)文字號(hào)并不都是簡(jiǎn)單的三要素形式，而多在“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”與“年份”之間嵌入“發(fā)”“呈”“字”“函”等嵌字。此類嵌字夾在發(fā)文機(jī)關(guān)代字與發(fā)文年份之間表示一定意義。據(jù)統(tǒng)計(jì)，嵌字的表現(xiàn)形式主要有：

（一）表示行文方向的嵌字。有“發(fā)、呈、函”等，下行文一般用嵌字“發(fā)”，如“國(guó)辦發(fā)〔2016〕16號(hào)”，表示國(guó)務(wù)院辦公廳2016年下發(fā)的第16號(hào)文件；上行文一般用“呈”，如“黔府呈〔2015〕31號(hào)”，表示貴州省人民政府2015年發(fā)出的第31個(gè)上行文件；平行的一般用“函”，如“鄂政函〔2016〕74號(hào)”，表示湖北省人民政府2016年發(fā)出的第74號(hào)信函。

（二）表示文種的嵌字。有“復(fù)、通、報(bào)、請(qǐng)”等，“復(fù)”表示批復(fù)，如“司復(fù)〔2015〕4號(hào)”表示司法部2015年發(fā)出的第4號(hào)批復(fù)；“通”表示“通知”，“鄂組通〔2016〕2號(hào)”表示湖北省組織部2016年發(fā)出的第2號(hào)通知；“報(bào)”表示文種“報(bào)告”；“請(qǐng)”表示文種“請(qǐng)示”等。

（三）表示文件內(nèi)容特征的嵌字。如“干”表示文件的內(nèi)容與干部人事任免相關(guān)，“桂政干〔2016〕19號(hào)”表示廣西壯族自治區(qū)人民政府2016年關(guān)于人事任免方面的第19號(hào)文件。

（四）表示發(fā)文形式的嵌字。如“明電”表示與電報(bào)相關(guān)的文件，如“吉政辦明電〔2015〕16號(hào)”表示吉林省人民政府辦公廳2015年以明碼電報(bào)形式下發(fā)的第16號(hào)文件。

（五）表示其他意義的嵌字。如“秘”“文”“字”等“皖政辦秘〔2014〕251號(hào)”“閩政文〔2016〕161號(hào)”“榆政字〔2016〕16號(hào)”等。

由上述內(nèi)容可看出，發(fā)文字號(hào)中嵌字的形式多種多樣，這一方面體現(xiàn)了公文寫(xiě)作處理的靈活性，同時(shí)也將公文的性質(zhì)、內(nèi)容、特征等方面表現(xiàn)得更為簡(jiǎn)潔明了；另一方面，由于各省、部門在行文時(shí)各自依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)不一，在同類情況下行文時(shí)選取了不同的嵌字，極易造成公文處理的混亂，不利于公文規(guī)范化進(jìn)程。據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，我國(guó)大陸范圍內(nèi)的31個(gè)省、自治區(qū)及直轄市的省部級(jí)黨政機(jī)關(guān)向下行文時(shí)，有80.6%在發(fā)文字號(hào)中使用“發(fā)”“字”“秘”等嵌字，僅有19.4%未使用嵌字。這一方面體現(xiàn)出將嵌字統(tǒng)一加入發(fā)文字號(hào)中的舉措的合理性；另一方面則表明嵌字的規(guī)范化使用需建立在擺脫當(dāng)前混亂局面的基礎(chǔ)上。而要從根本上擺脫這一局面，首先須溯本求源，明了成因，才能對(duì)改進(jìn)當(dāng)局有所裨益。

二、嵌字使用不規(guī)范的原因分析

造成嵌字使用不規(guī)范的原因主要有以下四各方面：

（一）上無(wú)原則性規(guī)定?，F(xiàn)行《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（2012）中對(duì)于發(fā)文字號(hào)的闡述較為簡(jiǎn)短，即“發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)?！保送獠o(wú)其他補(bǔ)充說(shuō)明和解釋。由此給人一種“發(fā)文字號(hào)=發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)”的直觀印象，即發(fā)文字號(hào)除此三要素之外，再無(wú)其他構(gòu)成要素?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）中對(duì)于發(fā)文字號(hào)中的排布、年份及發(fā)文順序號(hào)作了較詳細(xì)的說(shuō)明，但只字未提“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”，更未提到嵌字。因而發(fā)文字號(hào)的使用并不統(tǒng)一，基本組成形式有二：一是發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)，如“閩政〔2016〕29號(hào)”；二是發(fā)文機(jī)關(guān)代字+嵌字+年份+發(fā)文順序號(hào)，如“鄂政發(fā)〔2016〕40號(hào)”。

常規(guī)上，下級(jí)的工作需緊緊圍繞上級(jí)的安排進(jìn)行，如果沒(méi)有統(tǒng)一的要求，碰到類似情況時(shí)，下級(jí)多會(huì)參照上級(jí)的做法來(lái)執(zhí)行，如國(guó)家最高黨政機(jī)關(guān)中共中央、國(guó)務(wù)院向下行文時(shí)，常以“發(fā)”類嵌字作為發(fā)文字號(hào)的一部分，下級(jí)機(jī)關(guān)在擬寫(xiě)發(fā)文字號(hào)時(shí)，多參照中央和國(guó)務(wù)院的做法行事，因而在使用嵌字下發(fā)公文時(shí)，以“發(fā)”字的使用頻率最高，然而中央和國(guó)務(wù)院作為系統(tǒng)內(nèi)最高級(jí)別的發(fā)文機(jī)構(gòu)，其發(fā)文方向具有一定的局限性，一方面，它們的發(fā)文以下發(fā)的形式最為常見(jiàn)，平行次之。故“發(fā)”字幾乎成為了下行公文的代名詞，有些下級(jí)單位和部門由于領(lǐng)悟不透徹，所以無(wú)論是上行、下行，還是平行，都用了“發(fā)”字，這種做法顯然是不合理的。另一方面，除了向下行、平行之外，它們不發(fā)上行文，因而下級(jí)機(jī)關(guān)在發(fā)上行文時(shí)，就沒(méi)有了統(tǒng)一的參照標(biāo)準(zhǔn)，有的地方或部門意識(shí)到了這一問(wèn)題的嚴(yán)重性，結(jié)合國(guó)家的公文條例等相關(guān)規(guī)定對(duì)本地區(qū)、本部門的公文處理作了合理的補(bǔ)充說(shuō)明，一定程度上緩解了發(fā)文字號(hào)使用混亂的局面，然而這一做法在對(duì)外行文時(shí)也表現(xiàn)出一定的局限性，且大部分地區(qū)和部門并沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題的重要性，因而未采取相關(guān)規(guī)范舉措，而是各行其是，嵌字之使用雜亂無(wú)章。

（二）理論指導(dǎo)著作眾說(shuō)紛紜。因無(wú)統(tǒng)一的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，文書(shū)工作者，特別是初涉公文寫(xiě)作的文書(shū)工作者，或是有一定的公文寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，但不足以應(yīng)付新情況新問(wèn)題的文書(shū)工作者，往往將公文指導(dǎo)著作作為答疑解惑的第一選擇。但由于每部著作的作者對(duì)公文條例等相關(guān)規(guī)定的理解程度不一，其各自的出身經(jīng)歷、過(guò)往經(jīng)驗(yàn)更是五花八門，因而每部公文理論指導(dǎo)著作的觀點(diǎn)不盡相同。

各類公文理論指導(dǎo)著作中對(duì)于發(fā)文字號(hào)組成情況的解釋大致有三種。一是主張發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”“年份”“公文順序號(hào)”三個(gè)要素組成，其中“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”為單一內(nèi)容，不包含“發(fā)、函、字”之類的嵌字。二是主張發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”“年度”“發(fā)文順序號(hào)”三個(gè)要素組成，但是“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”由代表發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范性代字和“發(fā)、函、字”之類的嵌字兩部分組成。三是指出發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”“嵌字”“年份”“發(fā)文順序號(hào)”四個(gè)要素組成。以上三種觀點(diǎn)中，第三種無(wú)疑最貼近實(shí)際，最有指導(dǎo)價(jià)值。即承認(rèn)嵌字是發(fā)文字號(hào)中不可或缺的一大要素。然而著作中對(duì)于嵌字的使用說(shuō)明，更是眾說(shuō)紛紜。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各理論著作中，對(duì)于嵌字的稱呼有嵌字、發(fā)文類型代字、發(fā)文性質(zhì)代字、文種代字、行文方向代字、內(nèi)容特征代字、發(fā)文方式代字、文件承辦部門代字等多種形式，有的著作認(rèn)為嵌字只有上述名稱中的某一個(gè)稱呼，有的則認(rèn)為是多個(gè)稱呼并存，并無(wú)統(tǒng)一的說(shuō)法。因此，當(dāng)文書(shū)工作者在工作實(shí)踐中求助于公文相關(guān)理論著作的指導(dǎo)時(shí)，其所獲得的答案不一，嵌字使用之混亂就顯得尤為突出。

（三）習(xí)慣使然，不作變通。在公文實(shí)務(wù)中，文書(shū)工作者除了依據(jù)沒(méi)有具體規(guī)定的原則性標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)理論著作的指導(dǎo)之外，還常常依靠長(zhǎng)期從事公文寫(xiě)作的前輩指導(dǎo)，這些前輩依據(jù)長(zhǎng)期以來(lái)積累的辦文經(jīng)驗(yàn)來(lái)編制發(fā)文字號(hào)。然而經(jīng)驗(yàn)作為一種主觀性的存在，每個(gè)個(gè)體對(duì)于客觀事物的反映形式不盡相同，因此每位前輩的觀點(diǎn)也必然存在一定的差異。這種差異的表現(xiàn)與上述關(guān)于公文理論著作的表現(xiàn)相近之外，還有兩點(diǎn)不同：一是隨著時(shí)間的推移，每位前輩的辦文經(jīng)驗(yàn)不斷豐富，其對(duì)于公文處理的觀點(diǎn)也會(huì)有所變動(dòng)，但也不盡然都往規(guī)范化的道路駛進(jìn)，從而陷入了觀點(diǎn)前后不一，甚至是自相矛盾的窠臼。二是每個(gè)前輩所處的地區(qū)、部門不一，他們的辦文經(jīng)驗(yàn)在一定程度上只適用于本地區(qū)、本部門，對(duì)于非本地區(qū)、部門的單位則不一定適用，當(dāng)將他們的經(jīng)驗(yàn)用于其他部門、地區(qū)時(shí)，則不見(jiàn)得一定會(huì)適用。

（四）文書(shū)工作者個(gè)人能力素質(zhì)不一。文書(shū)工作者的能力在很大程度上決定了公文的辦文質(zhì)量，從整體上看，文書(shū)工作者無(wú)外乎有四類：一是有能力且有心改變發(fā)文字號(hào)混亂局面的文書(shū)工作者。能力較突出文書(shū)工作者常能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，并有意識(shí)地結(jié)合實(shí)際制作出適合本部門實(shí)行的公文處理相關(guān)制度，這一類的作者所在部門的公文處理工作往往比較規(guī)范化。二是有能力但無(wú)心改變現(xiàn)狀的文書(shū)工作者。他們雖然有進(jìn)一步規(guī)范發(fā)文字號(hào)中包括嵌字使用方面的能力，但是沒(méi)有意識(shí)到發(fā)文字號(hào)對(duì)于公文的重要性，更沒(méi)意識(shí)到嵌字對(duì)于發(fā)文字號(hào)的重要性，因而過(guò)分安于現(xiàn)狀。三是無(wú)能力但有心改變現(xiàn)狀的文書(shū)工作者。這部分的人雖有著較好的出發(fā)點(diǎn)，但有心無(wú)力，對(duì)于改變當(dāng)前混亂局面無(wú)實(shí)質(zhì)意義。四是無(wú)能力且無(wú)心的文書(shū)工作者。他們既沒(méi)有認(rèn)識(shí)到嵌字對(duì)發(fā)文字號(hào)的重要性，也沒(méi)有能力去改變當(dāng)前的混亂局面，不思進(jìn)取，得過(guò)且過(guò)。在實(shí)踐中，第一類文書(shū)工作者并不多見(jiàn)，第二、三、四類則占據(jù)了文書(shū)工作者的絕大部分，因而發(fā)文字號(hào)中嵌字使用之混亂不言而喻。

由上述內(nèi)容可知，造成嵌字使用混亂的根本原因在于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因而造成各指導(dǎo)論著眾說(shuō)紛紜，各文書(shū)工作者“各抒己見(jiàn)”，各行其是，這一混亂的局面亟需改變。

三、規(guī)范化的應(yīng)對(duì)策略

嵌字在發(fā)文字號(hào)中的廣泛使用說(shuō)明其重要性，然其在使用過(guò)程中的混亂局面同時(shí)也說(shuō)明采取相應(yīng)對(duì)策改變這一現(xiàn)狀，建立統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行。

（一）嵌字的使用標(biāo)準(zhǔn)。1.準(zhǔn)確性與概括性。發(fā)文字號(hào)中的嵌字須準(zhǔn)確反映公文的某一項(xiàng)內(nèi)容，這一項(xiàng)的內(nèi)容可以是反映公文文種、公文性質(zhì)、公文行文方向、公文內(nèi)容等中間的任何一項(xiàng)，如“發(fā)”表示行文方向“下發(fā)”“請(qǐng)”表示公文文種“請(qǐng)示”，“任”表示公文內(nèi)容為“人事任免”等，不隨意使用模棱兩可、容易引起歧義的字來(lái)代替。此外，嵌字需有高度的概括性，它多為單字的形式，且該字須高度概括公文相關(guān)內(nèi)容或?qū)傩?。?zhǔn)確性和概括性是合一的，只有在準(zhǔn)確地選擇嵌字的基礎(chǔ)上，才能對(duì)其進(jìn)行高度概括。2.統(tǒng)一性和唯一性。統(tǒng)一性是指對(duì)于嵌字的選用需建立在一個(gè)統(tǒng)一的范疇之中，如統(tǒng)一按照行文方向選用嵌字，特殊情況下再據(jù)實(shí)際情況有所變通，如此，可避免因不同屬性的嵌字“滿天飛”的亂象。同時(shí)，在統(tǒng)一性的基礎(chǔ)上，必須保證嵌字使用的唯一性，即某一個(gè)嵌字只代表唯一的一項(xiàng)含義，不搞一字多義的形式，如此，可避免因一字多義而造成的以同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)同一份公文卻有多個(gè)嵌字可選的局面。如“通”只表示文種“通知”，并不表示文種“通報(bào)”。統(tǒng)一性和唯一性是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，二者共同體現(xiàn)在嵌字的選用中。3.實(shí)用性和可操作性。公文是實(shí)用性很強(qiáng)的文體，因而嵌字作為公文的一部分，也應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的可操作性。這方面的可操作性是指嵌字在表達(dá)一定意義的基礎(chǔ)上，能夠體現(xiàn)一定的實(shí)用價(jià)值。即通過(guò)某一嵌字，人們可以較為明確地聯(lián)想到與公文相關(guān)的內(nèi)容，進(jìn)而對(duì)公文內(nèi)容有初步了解。

（二）規(guī)范化的策略。相關(guān)部門制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將嵌字的使用規(guī)范化。將發(fā)文字號(hào)的組成要素規(guī)范為四要素，即發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”+“嵌字”+“年份”+“發(fā)文順序號(hào)”組成。以二級(jí)層級(jí)結(jié)構(gòu)確定嵌字的使用標(biāo)準(zhǔn)。即在選用嵌字時(shí)，以公文的行文方向作為首要標(biāo)準(zhǔn)，且每個(gè)行文方向只能選擇唯一的一字作為嵌字：上行文用“呈”，下行文用“發(fā)”，平行文用“函”，如“××發(fā)〔2016〕66號(hào)”表示某部門2016年下發(fā)的第66號(hào)文件；“××呈〔2016〕66號(hào)”表示某部門2016年上報(bào)的第66號(hào)文件；“××函〔2016〕66號(hào)”表示某部門2016年發(fā)出的第66號(hào)信函。如果首要標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法滿足表達(dá)需要，（下轉(zhuǎn)第13頁(yè)）（上接第8頁(yè)）則在采用首要標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加上表示發(fā)文形式的詞，如“××明電發(fā)〔2016〕6號(hào)”表示某部門2016年以明碼電報(bào)的形式下發(fā)的第6號(hào)文件。以行文方向和發(fā)文形式來(lái)作為選用嵌字唯一標(biāo)準(zhǔn)，其他的諸如表示公文文種、內(nèi)容特征、承辦部門的形式可以廢除。

1.批判性地吸收前人研究成果及經(jīng)驗(yàn)。（1）有條件地選擇理論指導(dǎo)著作。文書(shū)工作者要以批判性的眼觀來(lái)選擇公文相關(guān)的指導(dǎo)著作，切不可隨意選取。首先，選擇那些權(quán)威出版社出版的書(shū)籍，如商務(wù)印書(shū)館、中華書(shū)局、帶有“中國(guó)”字樣或者知名的外國(guó)出版社。其次，選擇雖然不是權(quán)威出版社出版，但其作者在應(yīng)用寫(xiě)作界有一定權(quán)威的書(shū)籍。再次，選擇那些雖然既非名出版社，又非名家，但是得到比較權(quán)威人士認(rèn)可的書(shū)籍。當(dāng)然，論著的選用只是選好嵌字的第一步，最根本的還需要對(duì)著作中的內(nèi)容加以理解，融會(huì)貫通，且要有條件性地吸收，不可完全依賴于書(shū)本，所謂“盡信書(shū)則不如無(wú)書(shū)”是也。（2）批判性地借鑒他人經(jīng)驗(yàn)。他人的經(jīng)驗(yàn)是其長(zhǎng)期工作中智慧的結(jié)晶，文書(shū)寫(xiě)作者向有經(jīng)驗(yàn)的人取經(jīng)無(wú)疑是較便利的一種途徑，但是在借鑒時(shí)，需注意以下兩點(diǎn)：一是取其精華，棄其糟粕。有些從事多年公文寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的工作者雖然文書(shū)經(jīng)驗(yàn)很豐富，但不見(jiàn)得所有的經(jīng)驗(yàn)都適用于當(dāng)下，有的文書(shū)寫(xiě)作者甚至積累了一大堆投機(jī)取巧、偷懶耍賴的經(jīng)驗(yàn)，這是萬(wàn)萬(wàn)不可取的。二是因人因事而異地選擇那些與己切身相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。他人的有些經(jīng)驗(yàn)固然是精華，但是并非適合自己當(dāng)前的需要，因而要根據(jù)具體情況，因人因事而異地選擇借鑒。

2.提高文書(shū)工作者的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。文書(shū)工作者的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)與公文質(zhì)量切身相關(guān)，因此，需要采取措施將其提升。筆者認(rèn)為可從兩方面著手。一是加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)。對(duì)文書(shū)工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)，豐富公文知識(shí)，提高公文寫(xiě)作及處理的能力，使其強(qiáng)者更強(qiáng)，弱者漸強(qiáng)。二是提升監(jiān)督和考核機(jī)制。一方面制定并執(zhí)行專門的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)文書(shū)工作者的工作進(jìn)行監(jiān)督，杜絕偷懶?；瑹o(wú)所事事者；另一方面，通過(guò)不定期對(duì)工作者的工作進(jìn)行考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異者給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)特別不佳者處以一定的處罰。如此，既可提升工作者的工作能力，又可增強(qiáng)其作好本職工作及改進(jìn)不規(guī)范現(xiàn)象的積極性和主動(dòng)性。

總而言之，嵌字是發(fā)文字號(hào)中必不可少的一部分，它在當(dāng)下使用過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的不規(guī)范現(xiàn)象有客觀方面的原因，也受主觀因素的影響。當(dāng)務(wù)之急是要建立一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范化使用嵌字的標(biāo)準(zhǔn)，以客觀的標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)主觀的改進(jìn)，才能不斷促進(jìn)公文寫(xiě)作和處理的規(guī)范化進(jìn)程。

【參考文獻(xiàn)】

[1]葉黔達(dá)，柯世華.現(xiàn)代公文寫(xiě)作與處理最新規(guī)范、觀念、技巧[M].成都：四川人民出版社，2016.

[2]夏海波.公文寫(xiě)作與處理[M].北京：北京大學(xué)出版社.2013.

[3]岳海翔.發(fā)文字號(hào)擬制常見(jiàn)病誤例析[J].應(yīng)用寫(xiě)作，2016（7）.

[4]蘇武榮.淺談發(fā)文字號(hào)規(guī)范化[J].應(yīng)用寫(xiě)作.2014（2）..

[5]尹曉葉，高國(guó)華，張長(zhǎng)春.淺談發(fā)文字號(hào)中發(fā)文機(jī)關(guān)代字的擬制[J].應(yīng)用寫(xiě)作，2016（1）.

[6]劉云峰.發(fā)文字號(hào)編制中常見(jiàn)錯(cuò)誤評(píng)改[J].辦公室業(yè)務(wù)，1997（3）.

[7]韓大偉.發(fā)文字號(hào)常見(jiàn)失誤探析兼述相關(guān)“規(guī)范缺位”造成的混亂[J].應(yīng)用寫(xiě)作，2015（2）.

[8]閻杰，高鴻燕.公文發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一標(biāo)注探析[J].檔案學(xué)通訊，2015（1）.

[9]王長(zhǎng)喜.公文字號(hào)有關(guān)問(wèn)題初探[J].秘書(shū)工作，2005（1）.

[10]劉鳳.論發(fā)文字號(hào)的規(guī)范化[J].秘書(shū)之友，2010（2）.

[11]黃良友.論發(fā)文字號(hào)第四要素——公文屬性詞[J].檔案學(xué)通訊，2003（4）.

[12]黃良友.再論發(fā)文字號(hào)第四要素發(fā)文形式[J].檔案學(xué)通訊，2015（3）.