淺談國有企業(yè)公文管理工作存在的問題及對策

任曉輝

【摘要】本文結合筆者國有企業(yè)的實際工作經(jīng)驗，總結公文管理中幾類常見問題，并就如何提升公文管理水平，談談自己的看法。

【關鍵詞】國有企業(yè)；公文管理 ；對策

公文管理是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它是一個動態(tài)的過程，包括公文擬制、辦理、保管、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。做好公文管理，提高公文辦理質(zhì)量和運行效率，須緊緊抓住公文處理過程中存在的主要問題，從思想認識、工作流程、人員素質(zhì)等全方位加以改進，才可以從根本上提升公文管理水平。

一、公文管理中常見問題

（一）公文擬稿不規(guī)范。規(guī)范的體式、精確的語言及特定的意向是公文的突出特點及要求，是公文嚴肅性的體現(xiàn)。但在一些企業(yè)由于存在文秘人員匱乏、對文秘工作不夠重視等原因，公文的寫作質(zhì)量較差，集中體現(xiàn)為：一是文種使用不當，對公文文種缺乏認識，出現(xiàn)自制文種、誤用文種、混用文種的問題。二是格式不正確，上行文、平行文、下行文格式不分、版頭混用，公文要素不全、字體混亂。三是措詞不嚴謹，使用口語化、命令化或帶有歧義的詞語，甚至出現(xiàn)錯字別字、語句不通，影響公文的效力和嚴肅性。四是主題不明確，文稿篇幅長、內(nèi)容散、中心不突出，針對性不強。五是實用性不強，文件與實際聯(lián)系不緊密或措施不具體，論述性文字較多，造成文件缺乏指導意義或難以落實。

（二）不遵守行文規(guī)則。行文規(guī)則是制發(fā)公文、處理行文關系必須遵守的準則。它是根據(jù)發(fā)文機關的職責權限及行文單位間的隸屬關系，本著有利于實施領導和管理的原則而確定的。但在實際應用過程中，行文規(guī)則經(jīng)常被忽視，出現(xiàn)很多混亂現(xiàn)象。一是行文不按程序進行，存在直接向領導個人報送文件或越級行文、請示未經(jīng)上級批復就下發(fā)指令性文件、涉及其他部門職能范圍事項的文件不經(jīng)會簽就下發(fā)等現(xiàn)象。二是行文不按規(guī)范進行，存在發(fā)文規(guī)格過高或過低、一個請示文件提出多個請示事項、文件多頭報送等現(xiàn)象。三是存在行文繁冗的問題，日常工作過度依賴發(fā)文，下級則層層轉(zhuǎn)發(fā)，陷于文牘主義。這些問題看似平常，確極易造成企業(yè)內(nèi)部管理的混亂，影響工作的正常進行。

（三）公文處理不及時。時效性是公文的重要特征，每一份公文都是有時效的，公文只有在特定的時間內(nèi)才能產(chǎn)生效用。古人講：“言當其時，一字千金；言背其時，一文不值。”從某種意義上講，時效性的強弱，直接影響和決定著企業(yè)的工作效率。在公文運行過程中，由于每日文件收發(fā)較為繁雜，處理流程、處理方法的不當及文秘人員自身原因都會導致公文不能得到及時處理，影響工作的落實。主要表現(xiàn)在：一是收發(fā)文件不做詳細登記，對文件運行情況不做跟蹤記錄，致使文件壓誤，甚至造成文件遺失。二是公文運行流程制定過于復雜，流轉(zhuǎn)程序多，對要件急件不采取專辦速辦措施，致使文件無法及時傳達落實。三是未建立督辦催辦機制，只進行文件流轉(zhuǎn)卻不落實承辦情況，不掌握文件落實進度和辦理結果，致使出現(xiàn)延誤或漏辦現(xiàn)象。四是文秘人員工作態(tài)度不端正等原因，工作拖沓、懈怠，致使文件不能及時收發(fā)流轉(zhuǎn)。

二、提高公文管理水平的對策

（一）提高認識，加強對公文管理工作的重視。公文管理工作中諸多問題的存在，根本原因就是源于管理者甚至文秘工作人員本身沒有正確認識到公文管理的重要意義，對公文工作疏于管理，所以，解決問題的關鍵，就是提高對公文管理重要性的認識。

公文是國家機關及企事業(yè)單位在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，具有規(guī)范性、嚴肅性、權威性的特點，是上下溝通、內(nèi)外交流的重要工具及指導安排工作的法定依據(jù)。對于企業(yè)來說，公文管理作為一項重要的基礎管理工作，公文運行質(zhì)量不但直接影響到公文質(zhì)量及其運轉(zhuǎn)效率，還在很大程度上影響著機構整體工作的效能，決定了決策事項能否及時有效落實到位。并且，公文處理水平，不僅反映了公文處理人員的素質(zhì)，也直接反映了整個企業(yè)的工作水平和工作作風，相當于企業(yè)對外交往的一張名片，一份好的公文，在商務交往中往往能夠給對方留下好的印象，提升企業(yè)形象，反之亦然。南朝劉勰說：“章表奏議，經(jīng)國之樞機?！弊阋哉f明公文管理工作的重要意義。因此，不論是政府機關還是企事業(yè)單位，都應把做好公文管理擺到提升基礎工作管理水平的高度來抓，加強“軟實力”建設，同時，也應重視和培養(yǎng)優(yōu)秀文秘人員，認可并激勵其對企業(yè)發(fā)展做出的努力。

（二）完善制度，明確部門和崗位的職責。公文管理，貴在按章操作。企業(yè)應結合生產(chǎn)經(jīng)營活動，參照國家和地方政府的制度，適時制定和修訂企業(yè)自己的公文管理制度，使之成為企業(yè)公文辦理的主要依據(jù)。

完善公文管理制度，一是要建立公文管理責任制，明確各級領導、機關部門和各單位、相關工作人員在公文處理中承擔相應職責。辦公室作為公文運轉(zhuǎn)的總進出口，指定專人負責紙質(zhì)和電子文件的收發(fā)處理工作，所有公司發(fā)文、收文，均應由辦公室統(tǒng)一負責審核把關、流轉(zhuǎn)辦理。機關部門可在規(guī)定的發(fā)文事項范圍內(nèi)，向所屬機構印發(fā)部門文件或函件。辦公室和各部門應設置公文管理專職人員，負責公文運行管理。二是要完善公文處理辦法，對企業(yè)機關公文處理的內(nèi)容、流程等作詳細規(guī)定，規(guī)范公文格式、行文規(guī)則、操作程序，明確操作方法，簡化操作流程，加強制度的規(guī)范性、指導性和可操作性，使公文管理各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。（下轉(zhuǎn)第16頁）（上接第6頁）三是細化運行臺賬和登記記錄，收發(fā)文件時要在進行逐頁清點、交接簽字后進行詳細編號登記，具體到收發(fā)文日期、份數(shù)、標題、頁數(shù)、密級、發(fā)文機關等，文件運轉(zhuǎn)要進行跟蹤，建立臺賬，具體到運轉(zhuǎn)部門、接收人員、接收時間、回收時間等，準確記錄公文運轉(zhuǎn)的時間、方向，隨時掌握公文的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，便于查詢，防止文件丟失、泄密。

（三）加強審核，提高公文運行質(zhì)量。公文審核是企業(yè)辦公室的重要職能，辦公室公文管理人員必須加強審核把關，并及時協(xié)調(diào)擬稿部門修正，才能有效提高公文運行質(zhì)量。

公文審核重點要把好以下關口：一是行文規(guī)則關，主要檢查行文是否符合效用原則、不越級報文原則、發(fā)文不升級原則、主送機關不升級原則、發(fā)文協(xié)商一致原則、一文一事原則、請示與報告分開原則、不直送原則等。二是政策內(nèi)容關，在審核文件時要做到國家法律、法規(guī)和現(xiàn)行政策不抵觸。三是程序關，主要檢查是否按程序經(jīng)過各級領導審核，應當會簽的部門是否一一會簽，會簽的單位是否取得一致意見。四是文字關，主要檢查公文的文字是否正確反映行文意圖，是否表述準確、結構嚴謹、條理清楚、字詞規(guī)范、標點正確、簡明扼要、有無錯漏。五是體例格式關，主要檢查是否符合公文體例格式的有關規(guī)定，公文格式的各個組成部分有無遺漏、是否準確，使用文種、語氣是否恰當。六是收文入口關，針對下級機關上報的公文，審核其是否應由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否規(guī)范。

（四）講究時效，提高公文運行效率?！凹皶r”是確保公文處理工作時效性的基本前提。公文處理時，要隨到隨辦，不拖、不壓、不誤、不漏，這是公文處理工作時效性的最基本要求。

提高公文運行效率，一是簡化公文運行程序，在各個環(huán)節(jié)上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學，操作手續(xù)簡便，最大限度地提高文件管理效率。二是加強催辦督辦，根據(jù)文件時效性要求及重要程度，辦公秘書轉(zhuǎn)辦后，可主動聯(lián)系承辦部門對公文進行催辦督辦，定期對所辦文件進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內(nèi)落實承辦事項。催辦可采取發(fā)催辦單或電話詢問等形式進行，對緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結果、件件有回音。文件辦理完結，應及時注明落實單位、落實時間和落實結果，并將辦理情況進行整理后，反饋批示領導和分管領導閱知。重要文件應視具體情況隨時反饋。三是開發(fā)電子公文處理平臺，推行無紙化辦公，通過信息化管理，解決提高公文運行效率。

（五）強化隊伍建設，提高公文管理人員素質(zhì)。公文管理工作具有政治性強、涉及領域廣、規(guī)范化要求高、被動性大幾個重要特點，要求文秘工作人員要具有較高的政治覺悟、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、較好的文字水平、強烈的責任心和時間觀念，要切實加強對文秘工作人員的選聘、培訓和考核，提高其綜合素質(zhì)，才能承擔好公文管理工作職責，提高管理水平。

一是要重視文秘工作人員任用，選聘政治覺悟高、綜合素質(zhì)高、責任心強的正式員工負責公文管理工作。二是加強業(yè)務交流培訓，通過召開座談會、舉辦培訓班的等方式，加強政策、制度、業(yè)務知識教育，提高辦文秘書綜合素質(zhì)。三是加強考核，辦公室應建立科學、完善的考核評估標準和激勵機制，從發(fā)文質(zhì)量、收文處理、文件保管、立卷歸檔等方面定期檢查本單位文秘工作人員公文管理情況，對優(yōu)秀單位進行表揚，對不符合考核標準的情況予以批評，以維護公文管理的嚴肅性，將考核結果同個人評優(yōu)、提職掛鉤，調(diào)動文秘工作人員的積極性和主動性。

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