信息化背景下企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理

畢彩云

摘 要：本文主要以會(huì)計(jì)檔案管理信息化的必要性作為出發(fā)點(diǎn)，分析了會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題從提高管理人員綜合素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化兩方面探討了提高企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的具體措施，以期為提高單位服務(wù)與管理質(zhì)量提供一些參考和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；管理

引言

信息化背景下，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的管理理念和管理方式發(fā)生了巨大的改變。會(huì)計(jì)檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。但是隨著現(xiàn)代化水平的提升，企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。這就需要單位結(jié)合具體情況，針對(duì)問(wèn)題提出具體的解決措施，促使會(huì)計(jì)檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

1 會(huì)計(jì)檔案管理信息化的必要性

1.1 提高管理質(zhì)量

在信息化背景下，企事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展需求，將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入會(huì)計(jì)檔案管理體系，從而促使會(huì)計(jì)檔案管理模式和發(fā)展方向的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)提高管理和服務(wù)質(zhì)量的目的。將各種會(huì)計(jì)檔案信息存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中，既可以為各部門(mén)查找會(huì)計(jì)檔案信息提供便利，又可以大大提高工作效率。與此同時(shí)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理，可以有效防止會(huì)計(jì)檔案資料失竊或者丟失等問(wèn)題的發(fā)生。且在復(fù)制會(huì)計(jì)檔案資料或者傳遞資料等方面非常有利，面對(duì)數(shù)量龐大的會(huì)計(jì)檔案資料，單純采用傳統(tǒng)手工記錄和保存方式無(wú)法滿足企事業(yè)單位的實(shí)際需求，這就需要借助計(jì)算機(jī)展開(kāi)檔案管理，實(shí)現(xiàn)提高管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的目的。

1.2 提高檔案管理工作的安全性

在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，為進(jìn)一步確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的有序展開(kāi)，需要企事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際情況健全和完善一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其目的是提高管理工作效率、保障管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。這是信息化背景下，企事業(yè)單位提高內(nèi)部管理質(zhì)量和市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵要素，也是滿足會(huì)計(jì)檔案信息管理需求的途徑之一。

2 企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題

2.1 信息資源投入力度不大

首先，企事業(yè)單位沒(méi)有跟隨時(shí)代發(fā)展步伐加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理機(jī)制的建設(shè)，也沒(méi)有加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備投入力度。加之企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視會(huì)計(jì)檔案管理工作。這是造成會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代設(shè)備資金投入不足的主要原因。有些企事業(yè)單位為降低設(shè)備投入成本，購(gòu)買一些老式設(shè)備展開(kāi)會(huì)計(jì)檔案管理工作，這樣不僅會(huì)嚴(yán)重阻礙單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，還會(huì)大大降低管理工作效率。有些單位為滿足自身發(fā)展需求，加大了對(duì)設(shè)備的資金投入力度，積極購(gòu)買一些先進(jìn)設(shè)備、引入先進(jìn)管理技術(shù)，但是單位沒(méi)有加大對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員在實(shí)際工作中不熟悉設(shè)備操作流程，造成設(shè)備閑置在設(shè)備儲(chǔ)存室，這樣不僅沒(méi)有起到提高檔案管理工作效率的作用，反而會(huì)增加單位不必要的經(jīng)濟(jì)成本。

其次，電子檔案管理不夠規(guī)范化和科學(xué)化。企事業(yè)單位沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展所需健全和完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，在實(shí)際工作中，管理人員也沒(méi)有按照相關(guān)制度和要求展開(kāi)電子檔案管理工作。無(wú)論是文書(shū)格式還是檔案認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，都不符合相關(guān)規(guī)定，存在較大的隨意性，這是影響企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量的主要原因。會(huì)計(jì)檔案工作的隨意性會(huì)導(dǎo)致相關(guān)資料缺乏真實(shí)性和完整性，加之會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的疏忽和大意，造成儲(chǔ)存文件損壞或者丟失。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)不高

企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視會(huì)計(jì)檔案管理工作是造成會(huì)計(jì)檔案管理資金不足和管理人員綜合素質(zhì)不高的主要原因。無(wú)論是人員配置還是設(shè)備配置，都無(wú)法滿足企事業(yè)單位實(shí)際要求。且單位沒(méi)有加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的培訓(xùn)，也沒(méi)有做好崗前和崗位培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對(duì)性不強(qiáng)，準(zhǔn)確性不高，也就不能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)有的作用和效益。

3 信息化背景下提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的具體措施

3.1 實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)逐漸被引入企事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)管理領(lǐng)域，借助計(jì)算機(jī)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量是企事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)之一，是未來(lái)企事業(yè)單位內(nèi)部管理發(fā)展趨勢(shì)。將計(jì)算機(jī)引入會(huì)計(jì)檔案管理工作體系，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)化分類和自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)。文書(shū)和圖象等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，可以以掃描形式進(jìn)行讀取，這樣既可以減少工作人員的任務(wù)量，又可以提高工作效率和數(shù)據(jù)使用效率。無(wú)論是實(shí)現(xiàn)信息共享還是信息網(wǎng)絡(luò)化，都需要借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)構(gòu)建電子檔案管理體系，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檢索會(huì)計(jì)檔案信息、信息復(fù)制、信息傳遞等，既可以確保各項(xiàng)管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，又可以提高會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性和完整性。除此之外，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)操作能力的培訓(xùn)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力。在構(gòu)建現(xiàn)代化和數(shù)字化管理模式的同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將計(jì)算機(jī)作為提高管理工作人員管理水平的主要培訓(xùn)工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計(jì)算機(jī)建立資料檔案，將會(huì)計(jì)檔案資料及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料管理，這樣既可以給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。

3.2 提高管理人員綜合素質(zhì)

在信息化背景下，越來(lái)越多的企事業(yè)單位將計(jì)算機(jī)作為會(huì)計(jì)檔案管理工作的主要工具，促使會(huì)計(jì)檔案管理工作由傳統(tǒng)手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。在提升會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化水平的同時(shí)，企事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。這就需要單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，并加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案部門(mén)的人力、物力、資金投入力度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的關(guān)注，從而使管理人員充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作在單位內(nèi)部管理體系的重要性。并著重培養(yǎng)管理人員的專業(yè)能力，注重理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合，積極創(chuàng)設(shè)條件，提高管理人員的實(shí)踐操作能力和業(yè)務(wù)能力，從而更好地滿足單位所需。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化背景下，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，并結(jié)合單位實(shí)際情況健全和完善管理制度，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，從而進(jìn)一步滿足單位的發(fā)展所需，為促進(jìn)企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障和基礎(chǔ)。

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