新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討

玄淑云

摘要：勞動保障檔案管理是當(dāng)前人力資源和社會保障局的重要工作內(nèi)容之一，雖然勞動保障檔案管理具有十分突出的意義，但在現(xiàn)實(shí)中卻面臨著種種的管理問題。文章首先分析了人力資源和社會保障局檔案管理的重要性；其次，對新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題進(jìn)行了梳理；最后詳細(xì)探討了優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案工作的各種策略。

關(guān)鍵詞：新形勢；人力資源；社會保障；檔案管理

一、人力資源和社會保障局檔案管理的重要性分析

《中華人民共和國檔案法》頒布以來，我國檔案管理工作走上了法制化管理的道路。由此，我國的檔案管理事業(yè)得到了全面的發(fā)展，各類檔案的收集管理工作也得到了廣泛的推廣，逐漸形成了一個龐大的管理系統(tǒng)。勞動保障檔案管理工作有兩個方面的積極意義，從宏觀上來說，檔案管理工作作為我國治理工作的基礎(chǔ)性工程，為國家各種事業(yè)的開展提供了良好的人力資源保障。其不僅與民生發(fā)展息息相關(guān)，還對社會的和諧穩(wěn)定有著極大的影響；而從微觀上來說，檔案管理工作有助于記錄公民的成長歷程，對員工晉升、學(xué)生就業(yè)，以及保障相關(guān)人員的合法權(quán)益，都起到了十分積極的作用。

當(dāng)前形勢下，隨著國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國家的人事管理制度也在發(fā)生很大變化，這些都對檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，當(dāng)前的檔案呈現(xiàn)種類多樣化、設(shè)備現(xiàn)代化等一系列的新特點(diǎn)，這些也使得社會對檔案管理人員的專業(yè)化水平要求越來越高。為了適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作的發(fā)展，必須正視當(dāng)前檔案管理過程中的一系列問題，并通過積極的手段加以解決。

二、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題分析

（一）對勞動保障檔案管理重視不足

由于我國人口眾多，且檔案建設(shè)較為完善。因此導(dǎo)致了我國檔案管理的復(fù)雜性，數(shù)量多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的特性，致使我國的勞動保障檔案的管理工作十分繁瑣，在實(shí)際的管理過程中，很多檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，部分地區(qū)的檔案管理還由于人力投入的不足或?qū)n案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。

（二）缺乏良好的勞動保障檔案管理機(jī)制

社會勞動保障檔案的管理，往往會涉及到多個領(lǐng)域，目前不少地區(qū)的檔案管理，是將這些檔案進(jìn)行歸類，并交由不同的部門進(jìn)行管理和保存。雖然這種方式提高了檔案管理的專業(yè)性，但是由于不同部門之間缺乏溝通與協(xié)作，也容易造成各部門檔案管理工作缺乏整體性調(diào)度。此外，這種檔案管理方式，容易將個人的不同檔案進(jìn)行分別管理，當(dāng)個人要求進(jìn)行檔案調(diào)用時，不僅增加了檔案管理人員的工作量，也造成了社會保障管理方面的一些問題。

（三）勞動保障檔案的管理方式滯后

我國勞動保障檔案管理，從一開始，就一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并通過“卷”“件”的方式進(jìn)行整理，這樣的整理方式在初期有較大的應(yīng)用優(yōu)勢。但到了檔案數(shù)量急劇膨脹的現(xiàn)在，就容易出現(xiàn)工作量巨大而造成的管理失誤。此外，若檔案管理工作由多人經(jīng)手，還會出現(xiàn)保存工作不夠明確的情況，對后續(xù)的管理和使用造成嚴(yán)重應(yīng)該影響，增加了后續(xù)管理工作的負(fù)擔(dān)。

三、優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案工作的策略探討

（一）積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，強(qiáng)化檔案管理的各方建設(shè)

人力資源和社會保障局要做好相應(yīng)的檔案管理工作，首先就要積極的轉(zhuǎn)變觀念，并從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而正確的看待工作中的問題；其次，做好檔案管理工作，還要進(jìn)行積極的宣傳，并在政府部門的支持下，投入更多的財力物力，強(qiáng)化檔案管理部門的建設(shè)工作；再次，人力資源和社會保障局要建立健全完善的綜合檔案管理部門，在保證檔案正常收集工作的同時，做好后期的完善工作，使檔案的完整性得到保障。綜合檔案管理部門，還能有效協(xié)調(diào)好各個參與檔案管理工作的組織機(jī)構(gòu)，并通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作的更加高效的運(yùn)行。

（二）強(qiáng)化組織單位的人員及資源配備

勞動保障檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，因此需要很多的專門性人才進(jìn)行相關(guān)的處理。針對這一問題，檔案管理部門應(yīng)該積極強(qiáng)化管理人員的配備工作，使人員的構(gòu)成能夠有效滿足日常的檔案管理工作。同時，還要對相關(guān)人員進(jìn)行詳細(xì)的權(quán)責(zé)分工，使得每個人的權(quán)責(zé)落實(shí)到位，既要避免因人手不足導(dǎo)致的工作不暢問題，又要避免因為盲目擴(kuò)編而造成的人浮于事現(xiàn)象。除此之外，在強(qiáng)化檔案管理工作的過程中。人力資源和社會保障局還要嚴(yán)格按照管理工作的實(shí)際需求，進(jìn)行檔案室的建設(shè)工作，同時，在建設(shè)檔案室的過程中，還要優(yōu)化設(shè)備和管理用具的配置工作，從而保障檔案室中各種設(shè)備資源的完善，為促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行提供基礎(chǔ)性條件。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，原來的傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求了。目前，很多檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在管理人員年齡偏大，知識陳舊，對先進(jìn)管理技術(shù)不熟悉等一系列問題。這些問題也嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，各人力資源和社會保障局要積極組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理法規(guī)的同時，也更新其管理理念。同時，還要強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)其專業(yè)知識，從而讓檔案管理人員運(yùn)用更新更便捷的手段，做好檔案管理中的各項瑣碎工作。此外，人力資源和社會保障局還要強(qiáng)化理論與實(shí)踐的結(jié)合，讓管理人員在學(xué)習(xí)新技術(shù)的同時將其運(yùn)用到實(shí)際工作中來，使得其工作效率得到不斷提升。除了開展培訓(xùn)工作以外，還可以適當(dāng)?shù)囊M(jìn)一些專業(yè)人才，從而提升整個檔案管理隊伍的管理水平，帶動檔案管理技術(shù)的共同發(fā)展。

（四）健全良好的檔案管理運(yùn)行機(jī)制

人力資源和社會保障局的檔案管理工作涉及多個領(lǐng)域，與個人的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、事業(yè)等保險息息相關(guān)。在檔案管理中，要做好這些工作，首先必須建立良好的管理機(jī)制，并通過規(guī)范的管理制度、科學(xué)的約束機(jī)制，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時，還應(yīng)積極完善相應(yīng)的激勵機(jī)制，從而發(fā)揮出檔案管理人員的主觀能動性，為優(yōu)化檔案管理工作提供強(qiáng)大的人力基礎(chǔ)。

（五）強(qiáng)化檔案管理工作中的信息化管理

檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，為了順應(yīng)這一發(fā)展趨勢的要求，各人力資源和社會保障局要積極落實(shí)信息化檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，要積極使用電子檔案管理方式，提升檔案管理的效率。電子檔案管理還避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理成本、易磨損、不利于長久保存等問題。通過電子檔案管理的運(yùn)用，也能使得檔案管理工作更加科學(xué)化和現(xiàn)代化，極大地減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，為檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

此外，在檔案管理的過程中引入信息技術(shù)，還能有效促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，并通過各部門在同一信息平臺上的辦公操作，加強(qiáng)各部門之間的密切配合，使得整個人力資源和社會保障局的檔案管理工作更加協(xié)調(diào)順暢。新形勢下，檔案管理的信息化，還能有效地促進(jìn)檔案信息共享，各養(yǎng)老保險單位、醫(yī)療單位等都能通過這種信息共享，調(diào)用相關(guān)的資源，有利于社會保險工作的深入開展與進(jìn)一步普及。需要注意的是網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在帶來便利的同時，還會存在一定的安全隱患，因此，在強(qiáng)化檔案管理信息化工作的過程中，各人力資源和社會保障局還要做好相應(yīng)的檔案保護(hù)工作，避免此類檔案被用于非法情況，造成相關(guān)人員的利益損害。

四、結(jié)語

我國的勞動保障檔案管理具有十分重要的作用，但是，當(dāng)前的勞動保障檔案管理還存在諸如重視不足、管理機(jī)制缺乏、管理方式落后等一系列問題，而要解決這些問題，就必然要通過積極的觀念轉(zhuǎn)變和建立健全運(yùn)行機(jī)制來得以改善，此外，還要強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能，引進(jìn)和普及信息化的檔案管理基礎(chǔ)。唯有做到上述幾點(diǎn)，才能有效促進(jìn)我國勞動保障檔案管理工作的有序高效運(yùn)行。

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（作者單位：青島市黃島區(qū)社會保障事業(yè)管理服務(wù)中心）