高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包管理模式研究

劉詹敏

（廣州大學(xué)松田學(xué)院圖書館 廣州 增城 511370）

摘 要： 高校圖書館的網(wǎng)絡(luò)化促使采編工作重心轉(zhuǎn)移。從信息的獲取、存儲、加工到處理， 從過去手工操作到計算機信息處理， 采編趨于科學(xué)化、社會化。采編工作實地走向是業(yè)務(wù)外包和聯(lián)合編目， 采編工作正在井然有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 高校圖書館；采編工作；業(yè)務(wù)外包

圖書館業(yè)務(wù)外包（Library ou tsourcing）是圖書館仿照工業(yè)企業(yè)外包模式提出的一種新型管理方法，國外圖書館自20世紀(jì)90年代以來已經(jīng)較為普遍地實行業(yè)務(wù)外包。近年來， 我國許多圖書館都在不同程度上實行業(yè)務(wù)外包， 主要是采編業(yè)務(wù)外包。采編業(yè)務(wù)外包就是圖書館采編業(yè)務(wù)以合約的方式委托外部書商向圖書館提供所需的部分或全部的圖書資料及其后續(xù)服務(wù)。隨著業(yè)務(wù)外包范疇的擴大和業(yè)務(wù)外包普及程度的提高， 圖書館采取業(yè)務(wù)外包的程度會越來越深入， 圖書館所催生的服務(wù)產(chǎn)業(yè)鏈條也會日臻成熟和完善。

1圖書館對采編業(yè)務(wù)外包的應(yīng)用

1.1 采編外包是對傳統(tǒng)工作方式的補充和促進(jìn)

聯(lián)機編目的發(fā)展， 為采編業(yè)務(wù)外包提供了技術(shù)基礎(chǔ)，使采編的工作方式產(chǎn)生了變革。由于龐大的聯(lián)機編目技術(shù)支撐以及文獻(xiàn)處理加工標(biāo)準(zhǔn)化的實施， 為書商提供圖書館最的需要業(yè)務(wù)服務(wù)創(chuàng)造了條件。因為， 書商所提供書目數(shù)據(jù)的重要來源是套錄聯(lián)機書目數(shù)據(jù)。采編業(yè)務(wù)外包工作主要是采購招標(biāo)外包。通過招標(biāo)方式獲得具有一定的經(jīng)濟規(guī)模、專業(yè)性強和效率高的外包商提供的如給每種圖書提供CNMARC 數(shù)據(jù)， 按照《中國圖書編目規(guī)則》《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》的著錄規(guī)則， 做到書目數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。每冊圖書貼條形碼、貼磁條、貼書標(biāo)、蓋館藏章等圖書加工工作， 記錄的全過程的一系列服務(wù)， 降低購書成本， 同時克服了專業(yè)技術(shù)人員的不足， 減輕編目工作的巨大壓力， 有效解決了新書在采編部的長時間逗留， 加快新書的分編及上架速度，因此， 采編業(yè)務(wù)外包成為必然。

1.2 采訪業(yè)務(wù)外包在圖書館的應(yīng)用

圖書館采訪業(yè)務(wù)外包是將圖書館采訪部的某些業(yè)務(wù)以合約的方式， 由館方全部或部分外包給外部的圖書專業(yè)公司代理。它具有低成本、高效率， 充分利用社會資源完成圖書館的核心業(yè)務(wù)， 提升圖書館的整體服務(wù)水平等優(yōu)點。圖書館采訪業(yè)務(wù)外包的模式有：（1） 圖書采購批準(zhǔn)計劃。圖書采購批準(zhǔn)計劃或稱自動配書， 送審訂書。是一種圖書館與書商之間的采書合約， 書商擁有專家根據(jù)圖書館每年分配給書商的圖書經(jīng)費預(yù)算和圖書館采訪人員圈定的綱目， 即采購專業(yè)類圖書以及適應(yīng)高校相關(guān)學(xué)科圖書的大體收錄范圍、圖書種類、冊數(shù)、出版社等選出相關(guān)圖書并寄送到圖書館， 圖書館采訪人員通過驗收接受所需圖書，退回不需要的圖書， 這種辦法節(jié)省了采訪人員選書的時間。而書商的專業(yè)知識與服務(wù)， 可拓展圖書采購領(lǐng)域， 彌補圖書館采訪員人力及學(xué)科不足的困擾。（2） 新書報道服務(wù)。新書報道服務(wù)是自動配書的另外一種表現(xiàn)形式， 由書商根據(jù)圖書館采訪要求， 將過濾后的文獻(xiàn)單以新書報導(dǎo)單的形式寄給圖書館采訪人員選購文獻(xiàn)。一些書商除了提供《社科新書目》、《科技新書目》、《上海新書目》、《全國地方版科技新書目》及出版社的征訂目錄外， 也在想用戶之所想，努力開展定制個性化書目， 為圖書館進(jìn)行自動配書的服務(wù)。（3） 清單訂購。清單訂購， 即圖書館請讀者參與選書活動，根據(jù)征訂書目進(jìn)行圈選， 采訪人員將匯總、查重并審核后的購書清單交由書商代購。圖書館不再直接逐一與出版社聯(lián)系， 而是直接委托書商統(tǒng)一代訂。這也是目前我國采訪業(yè)務(wù)不完全外包的主要表現(xiàn)形式。

總之， “ 自動配書” 的采購?fù)獍绞綄τ诖笮蛨D書館，尤其是對具有經(jīng)費充足、館藏要求相對完整、征集圖書主題明確、訂購量大、出版來源眾多等特點的高校圖書館，委托書商代理采購業(yè)務(wù)， 除了可簡化工作外， 也可獲得較佳服務(wù)品質(zhì)和較優(yōu)惠的價格。

1.3 編目加工業(yè)務(wù)外包內(nèi)容以及具體實施

編目加工業(yè)務(wù)外包是將圖書加工的全過程， 包括圖書驗收、加工、為圖書提供新書的MARC 數(shù)據(jù)、嵌磁條、蓋館藏章、貼條形碼、貼書標(biāo)、MARC 數(shù)據(jù)錄入、新書上架等所有環(huán)節(jié)， 全部交由書商來做。通常采用的方式是書商組織人員到圖書館現(xiàn)場加工。圖書館工作人員可對加工過程進(jìn)行監(jiān)督， 及時糾正出現(xiàn)的錯誤和督促加工進(jìn)度， 既提高加工效率又完善加工質(zhì)量。

在加工業(yè)務(wù)外包過程中， 圖書館要承擔(dān)規(guī)劃、目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)制定、過程監(jiān)督、質(zhì)量評估及完善流程等工作， 主要包括以下幾個方面：（1） 考核外包商的資信度。圖書館要全面考慮業(yè)務(wù)外包中外包商的財務(wù)、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)熟悉程度、價格等方面的條件。具體應(yīng)包括：外包商的企業(yè)規(guī)模， 人員數(shù)量， 在行業(yè)中是否具有較好的信譽度， 辦事是否高效， 提供的加工服務(wù)是否質(zhì)優(yōu)， 以前是否從事過加工外包服務(wù)， 對加工業(yè)務(wù)是否熟悉， 有無經(jīng)過職業(yè)培訓(xùn)的專業(yè)加工員， 有無良好的售后服務(wù)等。要重視業(yè)務(wù)外包的過程管理， 尤其是業(yè)務(wù)技術(shù)工作。同時應(yīng)建立一套高效的反饋機制， 以便及時溝通和協(xié)調(diào)。（2） 簽好加工業(yè)務(wù)外包合同。加工業(yè)務(wù)外包合約內(nèi)容應(yīng)包括：工作目標(biāo)及預(yù)期效益、合作范疇、運作方式、責(zé)任劃分、所有權(quán)歸屬、合約修改與終止、付款方式、賠償問題等。圖書館在圖書采購招標(biāo)過程中， 就應(yīng)把加工業(yè)務(wù)納入合同內(nèi)容。用全面質(zhì)量管理方法進(jìn)行控制和規(guī)范，按照國家書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和本館內(nèi)部圖書出庫標(biāo)準(zhǔn)， 進(jìn)行圖書加工驗收。（3） 做好質(zhì)量監(jiān)控和驗收工作。第一， 要根據(jù)本館需要制定出圖書加工細(xì)則， 包括圖書加工期限， 貼書標(biāo)、條碼位置， 蓋館藏章和日期章的數(shù)量、位置， 磁條數(shù)量、品牌和是否為可充消磁條， 貼還書期限表的位置，隨書光盤處理方法等；第二， 將已在館流通的圖書作為樣本， 交由書商參照進(jìn)行粗、精加工；第三， 圖書館驗收人員對已粗加工（包括：貼磁條；蓋館藏章、日期章；貼條碼；貼還書條） 的圖書進(jìn)行檢查， 一旦發(fā)現(xiàn)問題即交還給加工人員返工；第四， 在編目、典藏工作完成后， 對圖書進(jìn)行諸如貼書標(biāo)等內(nèi)容的精加工。另外， 流通部工作人員在提書時還可對加工好的圖書再次檢查以保證加工質(zhì)量。做好成本效益核算與溝通工作。圖書館與外包商的關(guān)系是互相依靠、互惠互利的雙贏關(guān)系， 雙方在充分溝通與相互理解的基礎(chǔ)上， 加強合作與協(xié)調(diào)， 使業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。

2 采編部工作的發(fā)展趨勢

以采訪為重心， 實現(xiàn)“三個轉(zhuǎn)變”

2.1 向構(gòu)建科學(xué)合理的館藏結(jié)構(gòu)方面轉(zhuǎn)變

在文獻(xiàn)采購上要集中力量做好館藏結(jié)構(gòu)、文獻(xiàn)利用情況、師生構(gòu)成比、學(xué)科發(fā)展態(tài)勢等調(diào)查， 以專業(yè)設(shè)置和重點學(xué)科建設(shè)發(fā)展為依據(jù)， 形成本年度的文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃。規(guī)劃要突出館藏特色， 強化學(xué)術(shù)性、專業(yè)化特色。要對現(xiàn)有的文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)、時間結(jié)構(gòu)等進(jìn)行調(diào)查分析和研究。圍繞地域優(yōu)勢、資源優(yōu)勢、學(xué)科優(yōu)勢采購區(qū)別于其他館的獨特資源。了解系部學(xué)生人數(shù)所占比例和專業(yè)所涉及的圖書類別， 以年購書總量為基準(zhǔn)制定各專業(yè)文獻(xiàn)采購計劃時， 考慮學(xué)生人數(shù)比例和不同專業(yè)對同類圖書的需求量。同時， 根據(jù)學(xué)生比例與專業(yè)情況具體制定各類圖書的復(fù)本量。對重點學(xué)科、重點專業(yè)和長線專業(yè)等予以傾斜。

2.2 向多渠道、多形式、多層次開展采訪工作轉(zhuǎn)變

積極推進(jìn)“ 學(xué)科采訪制” 和“ 專家選書制” ， 增強文獻(xiàn)資源采購的針對性。所謂“ 學(xué)科采訪制” 是指按學(xué)科門類進(jìn)行專業(yè)化分工， 針對學(xué)科專業(yè)進(jìn)行采訪。采訪人員針對某一學(xué)科范圍或某幾個特定的學(xué)科范圍， 有組織地搜集、整理印刷型文獻(xiàn)和數(shù)字化文獻(xiàn)的信息， 購買文獻(xiàn)資源的所有權(quán)或使用權(quán)?！?專家選書制” 是指由各系推薦本學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜医淌谧鳛檫x書顧問， 他們具有關(guān)注文獻(xiàn)建設(shè)的熱情，有學(xué)術(shù)專長且能夠總體把握本學(xué)科領(lǐng)域的研究動態(tài)。圖書館要打破傳統(tǒng)的按照圖書、期刊、電子文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)庫等文獻(xiàn)類型和中外文文種配置采訪人員的作法， 而按照特定學(xué)科或某些相關(guān)學(xué)科設(shè)置采訪人員， 通過與各種類型專家的有機組合， 共同完成采訪任務(wù)。由學(xué)科采訪人員與學(xué)校圖書館工作委員會以及系、部專家形成動態(tài)變化的采訪小組。圖書館采訪工作人員應(yīng)收集盡可能多的書目信息， 按各系提供的學(xué)科主題詞進(jìn)行整理歸類， 定期傳送給各系專家教授， 或由各系專家教授將其專業(yè)學(xué)科所需的圖書信息傳送給采訪人員。采訪人員根據(jù)反饋信息制定購書計劃。采用這種采訪模式， 可調(diào)動各系專家教授選書的積極性， 將采購工作由被動轉(zhuǎn)為主動， 由于針對性、專業(yè)性增強從而提高各類圖書的利用程度。

2.3 向多方位拓展采編工作內(nèi)容方面轉(zhuǎn)變

在采購方式上拓展。大力開展網(wǎng)上采訪。其過程為文獻(xiàn)信息查找※篩選預(yù)訂※發(fā)出訂單※款項給付※文獻(xiàn)送達(dá)。網(wǎng)上采購可大大縮短訂購周期， 比傳統(tǒng)方式更方便快捷。對讀者需求的反饋渠道進(jìn)行拓展， 了解各院系對圖書的需求， 以前只能通過采訪人員登門調(diào)查或各院系填報的方式進(jìn)行， 時效差、準(zhǔn)確率低、遺漏多、采購的圖書較難反映讀者的需求?，F(xiàn)在讀者需求可以通過網(wǎng)上論壇、電子信箱、BBS 等快速反饋， 不但速度快、效率高， 而且讀者的滿意度高。對編目對象拓展， 如網(wǎng)上信息資源的編目， 主要是將無序化的網(wǎng)上信息資源進(jìn)行整理和揭示， 以確保網(wǎng)上資源的準(zhǔn)確性和可用性；館藏關(guān)聯(lián)信息編目， 即全面揭示某一文獻(xiàn)在各種載體的位置、相關(guān)信息的鏈接等。實現(xiàn)關(guān)聯(lián)檢索要重視MARC 格式中307、753、856 等字段的著錄， 以充分揭示文獻(xiàn)資源的關(guān)聯(lián)性。編目對象的拓展， 一方面方便了編目人員對各種文獻(xiàn)類型的處理， 更深層次地描述、揭示文獻(xiàn)。另一方面也滿足了讀者希望全面檢索文獻(xiàn)、方便獲取相關(guān)信息內(nèi)容的深層次需求。

3 采編業(yè)務(wù)外包和聯(lián)合編目評價與展望

高校圖書館的基本職能就是充分利用館內(nèi)館外的信息資源通過高效率服務(wù)來滿足用戶的信息需求。為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)是高校圖書館辦館效益的真實體現(xiàn)， 因而，高校圖書館的工作應(yīng)由采編為重頭轉(zhuǎn)向服務(wù)為重心， 從一般服務(wù)向參考咨詢服務(wù)轉(zhuǎn)移， 使得高校圖書館員的職責(zé)向?qū)I(yè)化、多樣化發(fā)展。這樣， 高校圖書館可以利用社會分工， 使一些基本業(yè)務(wù)工作社會化， 用外包商的企業(yè)化經(jīng)營機制所帶來的高效率服務(wù)于高校圖書館， 從而提高高校圖書館的工作效率， 把高校圖書館高素質(zhì)的人員配置到更高、更深層次的服務(wù)中去。圖書館采編業(yè)務(wù)外包后工作流程的成功重建和工作重心的順利轉(zhuǎn)移是采編業(yè)務(wù)外包取得成功的表現(xiàn)， 也是實現(xiàn)管理改革需要解決的主要問題。圖書館采編工作重心轉(zhuǎn)移和業(yè)務(wù)加工外包， 實質(zhì)是在市場機制下， 重新整合和優(yōu)化配置社會資源， 提高圖書館工作效率， 圖書館和書商形成優(yōu)勢互補、分工合作、合理布局的一種“ 共贏” 的運行管理模式。雖然圖書館業(yè)務(wù)外包目前還存在一些有待解決的問題， 但是它體現(xiàn)了在市場經(jīng)濟環(huán)境下，圖書館部分職能重新社會化分工的必然發(fā)展趨勢。無論圖書館業(yè)務(wù)外包成功與否， 它既為圖書館帶來效益， 比如節(jié)省人力、物力、經(jīng)費；也給圖書館帶來一定的負(fù)面影響， 比如， 文獻(xiàn)信息資源的流失、書目數(shù)據(jù)的失真等等。單從我國圖書館的發(fā)展來講， 我們不能簡單地評價采編業(yè)務(wù)外包和聯(lián)合編目， 我們必須把它和我國國情相結(jié)合， 同我國的文化相結(jié)合。如何選擇、選擇什么樣的外包機構(gòu)以及界定哪些工作可以外包， 是圖書館首先要考慮的問題， 其次才是效益問題。總之， 圖書館業(yè)務(wù)外包， 在我國剛剛起步， 國內(nèi)的理論研究和實踐探索還十分缺乏， 因此， 圖書館還要從實際出發(fā)， 積極探索圖書館業(yè)務(wù)外包的理論模式， 建立完善信用體系， 規(guī)范行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

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