建筑施工企業(yè)合同管理提升芻議

袁昆云

摘 要：本文通過對建筑施工企業(yè)合同管理中存在的主要問題及原因進行分析，提出幾點提升建議，希望對加強建筑施工企業(yè)的合同管理有所裨益，維護企業(yè)的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；合同管理

合同管理對于建筑施工企業(yè)的經(jīng)營管理來說是一項非常重要的工作。合同管理貫穿于項目實施的全過程，每一個項目的承接，每一項單項工程的發(fā)包、每一臺設(shè)備的采購或租賃都要經(jīng)過合同談判、合同簽訂、合同履行等環(huán)節(jié)，合同管理的好壞直接關(guān)系到一個項目的成敗，也直接關(guān)系到一個企業(yè)的發(fā)展。

一、建筑施工企業(yè)合同管理中存在的主要問題及原因

1.合同重要性認識不夠，法律意識淡薄

建筑施工企業(yè)的管理者普遍法律意識不強，在合同管理的認識上存在片面性，缺乏敏銳的合同法律意識，往往將訂立合同流于形式。對合同條款不作仔細推敲，對違約責任等關(guān)鍵條款不作具體明確的約定。有時訂立的合同非常簡單，內(nèi)容缺乏、條款不全、責權(quán)利不明，為合同糾紛和經(jīng)濟風險留下了隱患。

2.合同管理人員整體綜合素質(zhì)偏低

合同管理是一項專業(yè)性強、知識面寬、法律意識要求高、需要豐富實踐經(jīng)驗的管理工作。合同管理人員必須具備多方面的知識和能力。目前缺乏素質(zhì)較高的合同管理專業(yè)人才，已成為影響施工企業(yè)管理和發(fā)展的主要瓶頸之一。

3.合同管理缺乏制度化

合同管理制度不僅涉及企業(yè)內(nèi)部管理層面，而且涉及國家法律法規(guī)，是針對企業(yè)現(xiàn)狀和特點制定的關(guān)于合同管理人員、職責、方式、流程、實施細則等的管理規(guī)定。很多建筑施工企業(yè)由于管理人員水平偏低，往往忽略了合同管理制度的建立。合同管理過于隨意性，制度制定不完善、制度履行不徹底、管理流程不合理、職責劃分不明確。

4.合同管理信息化程度不高

許多建筑施工企業(yè)合同管理，還處在紙質(zhì)處理合同的階段，由于合同涉及的部門較多，需要的合同信息各不相同，導致各部門協(xié)作，監(jiān)控執(zhí)行方面效率不高。合同信息匯總困難，采集不及時，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，準確性低。缺乏合同預警機制，缺少對合同進度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預警，不能準確預測近期可能的收支的項目。

5.合同文本存在較多缺陷

施工過程中的部分合同文本對質(zhì)量要求、違約責任條款、免除責任條款、爭議解決條款及其他如履約保證金、質(zhì)保金、稅費、代付款項（如民工工資、勞務(wù)費、材料款等）、各種扣款（如材料款、租賃費、試驗費等）等條款沒有約定，或約定不明確，導致發(fā)生糾紛。另外，合同有失公平和公正，履約雙方責權(quán)嚴重不對稱，也是導致合同糾紛發(fā)生的重要原因。

二、加強建設(shè)施工企業(yè)管理的幾點建議

1.提高合同管理人員素質(zhì)

提高合同管理人員素質(zhì)是提升企業(yè)合同管理水平的首要任務(wù)。企業(yè)可依照合同管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)條件，選擇優(yōu)秀人才擔任合同管理人員，在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放在這個崗位上。同時，根據(jù)企業(yè)與市場的實際，組織合同管理人員通過短期培訓、鼓勵參加考試取證、職業(yè)道德教育等多種方式進行學習，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。此外，對合同管理人員還必須實行崗位責任制，明確他們的責權(quán)利，對有貢獻的合同管理人員給予獎勵，通過競爭和激勵機制提高合同管理人員的素質(zhì)。

2.建立“集中統(tǒng)一，分級授權(quán)”的合同管理體制

明確法律事務(wù)部門為合同綜合管理部門，業(yè)務(wù)部門為合同專項管理部門。合同綜合管理部門負責制定合同管理制度、組織合同審查審批、監(jiān)督審查、合同專用章使用以及合同管理標準化、信息化建設(shè)等工作。合同專項管理部門在合同綜合管理部門的組織下開展各項合同管理工作。

根據(jù)合同性質(zhì)和標的金額劃分企業(yè)和所屬項目合同管理權(quán)限，其中，擔保、貸款、融資租賃等金融類合同以及一定金額以上的重大合同實行項目、公司兩級管理，未經(jīng)公司批準，項目不得擅自簽訂合同；一定限額以下的合同由項目進行管理。

3.健全完善合同管理制度流程

根據(jù)企業(yè)合同管理需要，制定統(tǒng)一的合同管理辦法，對合同客商選擇、談判、審查、簽訂、履行等主要環(huán)節(jié)進行約定，明確合同管理的職責權(quán)限和具體要求。制定經(jīng)濟合同法律審核制度，明確合同必須經(jīng)過法律事務(wù)部門審核；制定合同專用章管理制度，確定合同專用章使用應(yīng)當履行審批手續(xù)，并由專人負責管理。

根據(jù)合同管理制度，完善和細化合同管理流程，并結(jié)合合同管理信息系統(tǒng)的運用，將設(shè)定的管理流程和控制節(jié)點固化到信息系統(tǒng)中，保證審查部門在審查和訂立合同時嚴格按照流程規(guī)范運行，同時最大限度減少不必要的形式審查和重復審查環(huán)節(jié)及事項，在控制風險的前提下最大限度提高合同管理效率。

4.強化合同全過程動態(tài)管理

在合同生命周期各個環(huán)節(jié)都建立起部門參與的動態(tài)化管理機制。在合同簽訂和履行過程中，明確合同承辦部門、業(yè)務(wù)審查部門、履行部門的分工和責任，加強工作協(xié)調(diào)和信息溝通，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)不出問題。

建立合同客商引進管理機制，對擬引進合同客商的主體資格、資信能力、服務(wù)質(zhì)量、履約能力等進行全面考評，評選出合格合同客商，企業(yè)必須在合同合格客商范圍內(nèi)選擇合同相對人。同時，合同管理部門對合同履行情況進行跟蹤評價，將合同相對人違約情況作為履約能力評價的重要依據(jù)，建立合作方風險警示名錄，將合作過的不誠信、不能夠友好協(xié)商、不經(jīng)溝通擅自提起訴訟的合同相對方列入合作方風險警示名錄，對企業(yè)范圍內(nèi)的所有項目進行提示，禁止與他們進行合作，防范法律風險。

5.推進合同管理標準化、信息化建設(shè)

積極推行合同示范文本編制工作，對于常用的建設(shè)施工專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、材料采購合同、設(shè)備租賃合同、加工定做合同等常用合同編制企業(yè)示范文本。對外簽訂合同時，除法律強制規(guī)定和業(yè)主硬性要求外，必須優(yōu)先使用企業(yè)示范合同文本。對確實不具備使用條件或確實需要修改文本必備條款的應(yīng)經(jīng)公司法律事務(wù)部門同意。同時，企業(yè)法律事務(wù)部門根據(jù)示范文本使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題組織對示范文本進行細化和補充，保證示范文本具有實用性。

積極推行合同綜合管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同客商準入、合同審查審批、合同簽訂、合同履行、合同歸檔和信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的網(wǎng)上運行。不斷深化合同信息分析與應(yīng)用工作，定期對合同管理信息系統(tǒng)中的重要信息進行分析，及時掌握合同運行情況，發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的突出問題，對可能影響經(jīng)營管理的事項提出意見和建議。

6.開展合同管理專項檢查

將合同管理檢查監(jiān)督作為加強合同管理的重要內(nèi)容。定期采取自查和抽查相結(jié)合的方式組織對項目的合同管理工作進行專項檢查。檢查重點放在合同管理制度落實、合同簽訂履行、合同示范文本使用等方面，企業(yè)統(tǒng)一制定檢查標準，對檢查情況進行通報，總結(jié)典型經(jīng)驗，查找主要問題，提出整改要求，促進合同管理整理水平提升。