淺談企業(yè)辦公費(fèi)用精益管控

張麗榮

摘要：企業(yè)辦公費(fèi)用是指企業(yè)各單位為保證基本辦公需要而發(fā)生的用于購置辦公用品、辦公設(shè)備、辦公耗材的所有支出，是企業(yè)管理費(fèi)用的重要組成部分，會(huì)直接沖抵企業(yè)的營業(yè)利潤(rùn)。因此，在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中要對(duì)辦公費(fèi)用進(jìn)行有效的管控。辦公費(fèi)用的有效管控將為企業(yè)資源的利用達(dá)到最大化效用，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)粗放型的管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，對(duì)于辦公費(fèi)用支出的精益化管理已迫在眉睫。辦公費(fèi)用精益管控即運(yùn)用最精簡(jiǎn)最高效的方法對(duì)企業(yè)辦公資源進(jìn)行合理分配，避免產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)，又確保核心業(yè)務(wù)部門的辦公需求，從而降低企業(yè)辦公費(fèi)用，提升其管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公費(fèi)用；精益管控；預(yù)算管理

中圖分類號(hào)：F273 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）009-0-02

一、企業(yè)辦公費(fèi)用管理現(xiàn)狀

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，面對(duì)嚴(yán)峻的外部市場(chǎng)形勢(shì)和持續(xù)加大的內(nèi)部經(jīng)營壓力，大多數(shù)企業(yè)越來越意識(shí)到在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中成本管控對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性，但尚存在一些認(rèn)識(shí)與實(shí)務(wù)的盲區(qū)，比如對(duì)辦公費(fèi)用的管理在其科學(xué)性和合理性方面就有待改進(jìn)。由于辦公費(fèi)用在一個(gè)企業(yè)的管理費(fèi)用中占比較小，沒有引起應(yīng)有的重視，企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境影響下，將更多的注意力放在了其他管理費(fèi)用的管控上，以致目前我國多數(shù)企業(yè)辦公費(fèi)用管理現(xiàn)狀不盡如人意。

1.辦公費(fèi)用管理得不到重視

長(zhǎng)期以來，人們對(duì)“精益管理”都局限于生產(chǎn)過程中，企業(yè)往往注重生產(chǎn)成本的管控，而對(duì)于辦公費(fèi)用的控制則不加重視，認(rèn)為辦公費(fèi)用占比小，無足輕重，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營指標(biāo)不能產(chǎn)生直觀、可見的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，不會(huì)影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，對(duì)辦公費(fèi)用的支出缺乏實(shí)際的管控，而企業(yè)內(nèi)部各單位對(duì)辦公費(fèi)用的支出隨意性比較強(qiáng)，員工在使用辦公資源時(shí)沒有形成節(jié)約意識(shí)，對(duì)辦公資源的利用不合理，造成了很多不必要的浪費(fèi)。

2.辦公費(fèi)用管理不規(guī)范

由于企業(yè)在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下面臨更多的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)，還在不斷地探索新的經(jīng)營模式，在費(fèi)用管理方面還不盡完善，財(cái)務(wù)部門與專業(yè)部門之間缺乏互動(dòng)或互動(dòng)不夠，專業(yè)部門的參與面還主要集中在預(yù)算指標(biāo)編制和執(zhí)行結(jié)果評(píng)定階段，而對(duì)預(yù)算過程的管理監(jiān)控參與度低甚至基本不參與，致使業(yè)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，財(cái)務(wù)部給出的辦公費(fèi)用與實(shí)際可能不相符，實(shí)際損耗信息無法通過財(cái)務(wù)報(bào)表反映出來。這使企業(yè)經(jīng)營管理者對(duì)辦公費(fèi)用實(shí)際使用情況不完全了解，以致對(duì)辦公費(fèi)用的管控不精準(zhǔn)。而且目前我國很多企業(yè)在精益成本管理方面經(jīng)驗(yàn)不足，資金預(yù)算管理粗放，對(duì)辦公費(fèi)用的管理更是簡(jiǎn)單，還基本沿襲傳統(tǒng)預(yù)算管理模式，費(fèi)用管理方式陳舊，沒有創(chuàng)新。在辦公費(fèi)用管理上缺乏整體的規(guī)劃，沒有建立與企業(yè)實(shí)際發(fā)展相適應(yīng)精益化管理模式，管理手段單一，不規(guī)范。

3.費(fèi)用支出監(jiān)管不到位

由于對(duì)辦公費(fèi)用沒有實(shí)行精益化管理，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有些人會(huì)利用管理的漏洞謀取私利，很明顯的一點(diǎn)就是，支出隨意性比較大，變相列支現(xiàn)象嚴(yán)重，為了本部門的小團(tuán)體利益挪作他用，甚至私用，而企業(yè)對(duì)辦公費(fèi)用的管理還較粗放，缺乏系統(tǒng)的監(jiān)管，財(cái)務(wù)部門對(duì)辦公費(fèi)用的支出不完全了解，沒有及時(shí)控制辦公費(fèi)用的來龍去脈。對(duì)辦公費(fèi)用的監(jiān)管力度不夠，導(dǎo)致我國企業(yè)辦公費(fèi)用沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，沒有對(duì)資金進(jìn)行合理的利用。

二、辦公費(fèi)用精益管控的方式方法

1.辦公費(fèi)用精益管控的概念

辦公費(fèi)用精益管控的核心就是通過減少不必要的浪費(fèi)，以最少的的資源投入，推動(dòng)企業(yè)黨政組織系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，創(chuàng)造出盡可能多的價(jià)值，并有效的推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。近年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷增加，企業(yè)內(nèi)部成本壓降的壓力也日益增加，對(duì)辦公成本進(jìn)行有效控制，也成為困擾企業(yè)發(fā)展的新問題。推行辦公費(fèi)用精益管控，就是要對(duì)辦公費(fèi)用進(jìn)行有效控制，通過預(yù)算管理實(shí)施有保有壓，一方面保證核心業(yè)務(wù)部門辦公的需要，一方面又控制其他部門的辦公費(fèi)用，做到各級(jí)組織的辦公費(fèi)用的精細(xì)化管理。所謂沒有最好的管理，只有最適合的管理，辦公費(fèi)用精益化管理立足于本企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，從細(xì)節(jié)入手，全員參與，持續(xù)改善，能做到物盡其用，減少浪費(fèi)；能提高企業(yè)員工的成本意識(shí)，能引導(dǎo)員自覺加入費(fèi)用控制改進(jìn)行列。

2.辦公費(fèi)用精益管控的精髓

辦公費(fèi)用的精益管控與生產(chǎn)制造成本的精益管控類似，都是希望合理使用資金，減少浪費(fèi)，以最少的投入，獲得最大的產(chǎn)出，通過持續(xù)的改善，以便企業(yè)能最大化地利用資金，使企業(yè)在同行業(yè)之間相比更具發(fā)展優(yōu)勢(shì)，更具競(jìng)爭(zhēng)力，最終取得較高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

三、辦公費(fèi)用精益管控的探索

辦公費(fèi)用精益管理以優(yōu)化資源配置、消除浪費(fèi)、提升效率為目的，這就需要企業(yè)從費(fèi)用指標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，達(dá)到開源節(jié)流的目的。

1.提高員工精益管理的自覺性

企業(yè)辦公費(fèi)用精益化管理，關(guān)系到企業(yè)的每一個(gè)部門，每一位管理人員。實(shí)行精益管理，需要全員參與，做到人人參與辦公費(fèi)用管理，要提高員工的成本意識(shí)，員工對(duì)于精益管理的成效起著主要作用。因此，要將精益化的制度和思想傳輸給員工使其形成自覺性，讓自覺性作為保障逐漸的使其成為一種規(guī)范化的制度模式，從而實(shí)現(xiàn)管理的目標(biāo)。

2.全面預(yù)算管理

全面預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，一個(gè)好的預(yù)算方案可以更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理，節(jié)約企業(yè)生產(chǎn)成本。預(yù)算管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而又復(fù)雜的工作。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理，必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)預(yù)算管理工作進(jìn)行綜合分析，針對(duì)辦公費(fèi)用支出，辦公費(fèi)用主管部門要及時(shí)掌握各單位辦公費(fèi)用使用情況，從發(fā)生源頭開始介入管控，主動(dòng)參與到預(yù)算管理中，與財(cái)務(wù)部門和各費(fèi)用使用單位形成良好的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，及時(shí)更新預(yù)算數(shù)據(jù)，將精益管理融入到辦公費(fèi)用管理的全過程，列出詳盡完整的預(yù)算項(xiàng)目，從而進(jìn)行預(yù)算工作，最終使財(cái)務(wù)預(yù)算管理能夠很好的對(duì)企業(yè)的辦公資金進(jìn)行規(guī)劃，進(jìn)而保證企業(yè)辦公費(fèi)用的合理、科學(xué)流動(dòng)，提高辦公費(fèi)用的利用效益。

制定了科學(xué)合理的預(yù)算方案之后，要加強(qiáng)對(duì)預(yù)算的管理，具體項(xiàng)目要落實(shí)到人，企業(yè)各部門都有相關(guān)責(zé)任，并加強(qiáng)各部門的合作，各部門都應(yīng)按照預(yù)算方案相關(guān)要求進(jìn)行科學(xué)安排預(yù)算費(fèi)用，將辦公成本控制在科學(xué)合理范圍內(nèi)，控制由人為因素而加大的辦公費(fèi)用。

3.強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督，逐步消除浪費(fèi)

強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督，是對(duì)資金合理利用管理的有效手段。強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督，必須從兩方面著手：一方面是加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門和辦公費(fèi)用分管部門對(duì)企業(yè)各部門的辦公費(fèi)用日常支出的監(jiān)督，此外還得加強(qiáng)審計(jì)部門和紀(jì)委的監(jiān)督，審計(jì)人員紀(jì)委監(jiān)察人員應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)管理各程序進(jìn)行有效監(jiān)督，加強(qiáng)審計(jì)工作力度，強(qiáng)化內(nèi)審作用，關(guān)注財(cái)務(wù)操作的合法性，及時(shí)查處挪用辦公費(fèi)用的違紀(jì)行為，實(shí)施事前預(yù)防，用行政手段對(duì)辦公費(fèi)用進(jìn)行有效管理。

在強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)逐步消除鋪張浪費(fèi)的現(xiàn)象。費(fèi)用管理部門應(yīng)對(duì)辦公費(fèi)用進(jìn)行有效分解，對(duì)各項(xiàng)辦公費(fèi)用支出進(jìn)行有效梳理，強(qiáng)化預(yù)算管理的嚴(yán)肅性，對(duì)不執(zhí)行預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的單位進(jìn)行考核；嚴(yán)格區(qū)分辦公費(fèi)的開支項(xiàng)目，嚴(yán)禁將一些擬是而非的項(xiàng)目列入辦公費(fèi)用科目當(dāng)中；對(duì)辦公用品的領(lǐng)取進(jìn)行規(guī)范，細(xì)化量化辦公費(fèi)的支出標(biāo)準(zhǔn)并及時(shí)完善，制定科學(xué)合理的管理辦法，并嚴(yán)格執(zhí)行該管理辦法，對(duì)辦公費(fèi)用的支出做到全程可控，減少辦公費(fèi)用的浪費(fèi)。并在每月底，對(duì)辦公費(fèi)用支出進(jìn)行分析，梳理出不必支出的辦公費(fèi)用，并進(jìn)行公示，用以提醒企業(yè)員工在今后的工作當(dāng)中，減少不必要的辦公費(fèi)用支出。這樣查找管理短板，并進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)，我國企業(yè)的辦公費(fèi)用管理體系終將會(huì)得到持續(xù)的改善。

4.轉(zhuǎn)變管理者的理念

取得長(zhǎng)期持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，是現(xiàn)代企業(yè)的管理宗旨，所以在辦公費(fèi)用管理上，企業(yè)管理者也應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，成本意識(shí)，是現(xiàn)代企業(yè)管理的重中之重。企業(yè)管理者應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)辦公費(fèi)用管理進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)精益管理的可行，建立屬于本企業(yè)實(shí)際的辦公費(fèi)用精益化管理模式。這就要求管理者在對(duì)辦公費(fèi)用精益管理中不單單只看重眼下，更要以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，系統(tǒng)的分析費(fèi)用管理現(xiàn)狀，及發(fā)展方向，從而擬定費(fèi)用管理方案，并在辦公費(fèi)用精益管理的執(zhí)行中，注意各部門之間的協(xié)調(diào)，分析費(fèi)用管理問題所在，深入了解企業(yè)當(dāng)前費(fèi)用管理現(xiàn)狀，并從整體的角度提高企業(yè)辦公費(fèi)用管理能力和管理執(zhí)行情況，優(yōu)化辦公費(fèi)用管理水平。

四、成效

中車眉山車輛有限公司將辦公費(fèi)用管理全部納入企業(yè)資源計(jì)劃ERP信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，確保了辦公用品的訂貨、審批、采購、領(lǐng)用各個(gè)環(huán)節(jié)全部通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行，各環(huán)節(jié)管理痕跡清晰可查，辦公用品庫存資源實(shí)現(xiàn)共享，主管部門可以有效調(diào)濟(jì)調(diào)配使用。2016年全年辦公費(fèi)用比“十二五”期間下降12%，辦公費(fèi)用精益管控取得了明顯成效。

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