基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

李欣

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和人類社會(huì)的進(jìn)步，人類生活的方方面面都發(fā)生了很大的變化，工作和生活的方式中都應(yīng)用了很多富有現(xiàn)代氣息的方法。檔案管理工作也不例外的發(fā)生了變化，現(xiàn)代的檔案管理工作中也應(yīng)用了很多新的管理方法。文章對(duì)知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論的相關(guān)內(nèi)容做了研究分析。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù)；檔案管理；模式；理論探索

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）009-0-01

一、研究知識(shí)服務(wù)檔案管理模式理論的背景和目的

1.研究的背景

現(xiàn)代社會(huì)越來(lái)越偏向于信息化，信息時(shí)代的到來(lái)給人類的生產(chǎn)生活帶來(lái)了很大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式在新的市場(chǎng)條件下已經(jīng)不適用了。各國(guó)都開(kāi)始重視對(duì)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索，希望能夠讓企業(yè)的檔案管理工作得到優(yōu)化，使其更符合現(xiàn)代社會(huì)的要求，為企業(yè)的管理和生產(chǎn)活動(dòng)提供方便，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

2.研究的目的和意義

對(duì)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論的研究的最終目的是在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用，在檔案管理工作中應(yīng)用編碼手段就是一個(gè)新奇的嘗試。對(duì)其進(jìn)行研究的原因就是希望通過(guò)研究企業(yè)能掌握更好的檔案管理模式，促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高，從而促進(jìn)社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

二、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論是有理論依據(jù)的，大致就是下列兩點(diǎn)。

1.關(guān)于知識(shí)編碼

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論與知識(shí)編碼是密切相關(guān)的，知識(shí)編碼就是通過(guò)知識(shí)的準(zhǔn)確度來(lái)創(chuàng)建一個(gè)能夠順利進(jìn)行檔案?jìng)鬟f的渠道，讓相關(guān)的人員之間能夠進(jìn)行有效的交談。在檔案管理中使用知識(shí)編碼技術(shù)也是我國(guó)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中不斷進(jìn)行研究探索的結(jié)果，體現(xiàn)了我國(guó)企業(yè)的創(chuàng)新精神和能力，促進(jìn)了檔案管理工作中知識(shí)結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。合理的利用知識(shí)編碼技術(shù)能夠讓檔案管理工作更加智能化，促進(jìn)了檔案管理工作的優(yōu)化改革。利用知識(shí)編碼，能夠集聚使用者的相關(guān)信息，促進(jìn)工作效率的提高。知識(shí)編碼在檔案管理工作中的應(yīng)用使得企業(yè)的檔案管理工作更加的高效，使企業(yè)內(nèi)部信息的儲(chǔ)存更加全面精細(xì)，信息之間的傳遞更加及時(shí)有效，這就能使各部門(mén)能夠掌握一手信息，促進(jìn)各部門(mén)工作計(jì)劃的制定，這樣就可以提高企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。

2.關(guān)于人性化服務(wù)

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論還需要注意一個(gè)非常重要的問(wèn)題，就是人性化服務(wù)的建設(shè)。所謂人性化服務(wù)，就是指工作人員把客戶放在首位進(jìn)行考慮，根據(jù)他們的需求，決定自己的工作方向，盡可能的使自己的工作更加完善，達(dá)到讓顧客很滿意的效果。人性化服務(wù)也十分重視企業(yè)服務(wù)職能的確立，企業(yè)的服務(wù)職能已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的一部分，它對(duì)企業(yè)在公眾之間的口碑有很大的影響。所以企業(yè)應(yīng)該重視人性化的服務(wù)工作，這就要求企業(yè)對(duì)客戶以及潛在客戶的相關(guān)資料有一定的了解，知道他們的需求和消費(fèi)傾向，這些都是很重要的資源。把客戶信息作為一種資源錄入檔案，并進(jìn)行好檔案管理工作，可以使企業(yè)在決定下一步的工作走向時(shí)，有一個(gè)很好的參考，這樣才能使企業(yè)的激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持自己的經(jīng)濟(jì)利益。

三、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式開(kāi)展的建議和對(duì)策

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式是企業(yè)在發(fā)展中經(jīng)過(guò)不斷地探索研究創(chuàng)造出的一種比較高效的檔案管理模式，目前它的發(fā)展還不是很成熟，下列是一些基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式工作開(kāi)展的策略。

1.創(chuàng)新檔案管理模式和理念

現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)非常重要的元素就是創(chuàng)新，無(wú)論是哪行哪業(yè)，想要在現(xiàn)代市場(chǎng)中占有一席之地，擁有更好的發(fā)展，都必須重視創(chuàng)新技術(shù)和管理。因此，企業(yè)應(yīng)該在各方各面都進(jìn)行改革創(chuàng)新，包括檔案管理模式。相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)該有這樣的思想意識(shí)：消費(fèi)者是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的中心。企業(yè)的相關(guān)部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案信息做系統(tǒng)的整理和分類，利用知識(shí)服務(wù)體系，使檔案管理工作的靈活性更高，效率更高。而且在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該保持開(kāi)放的思想意識(shí)，能夠接納新的思想和信息，現(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)特點(diǎn)就是快，各方各面的變化都很快，所以檔案管理工作要是一直守舊也不會(huì)取得好的效果。相關(guān)人員應(yīng)該關(guān)注這方面的先進(jìn)科學(xué)模式，適當(dāng)?shù)慕梃b，并根據(jù)企業(yè)自身情況進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理工作能滿足企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)信息傳遞的要求，保證企業(yè)的各部門(mén)之間能進(jìn)行很好的信息互動(dòng)，以此加強(qiáng)配合，提高整體的工作效率。

2.進(jìn)行檔案管理工作技術(shù)和方法的創(chuàng)新

企業(yè)想要加強(qiáng)內(nèi)部的緊密運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須使企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞更加的及時(shí)、完整，保證各部門(mén)之間的工作信息的傳遞到位，能夠準(zhǔn)確的進(jìn)行工作判斷，這就對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。企業(yè)應(yīng)該在相關(guān)的技術(shù)和管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理工作模式更符合企業(yè)運(yùn)行要求。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該把信息的管理方式確定下來(lái)，比如信息的分類歸檔和錄入問(wèn)題，應(yīng)該擁有一套科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)規(guī)范工作人員的工作，提高他們對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)。相關(guān)部門(mén)還應(yīng)該對(duì)檔案的檢索系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，讓用戶可以從不同的方面進(jìn)行檢索，這樣可以使需要提取檔案信息的人員能夠更加方便快捷的找到需要的信息，是檔案管理工作的目的得以實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的情況，再結(jié)合新的科學(xué)技術(shù)，對(duì)相關(guān)的體制進(jìn)行優(yōu)化改革。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部建立基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式能夠使企業(yè)的檔案管理工作更加高效，這不僅可以方便企業(yè)內(nèi)部信息的交互，還可以使企業(yè)及時(shí)掌握外部的信息，方便企業(yè)的優(yōu)化改革，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]武巖.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].品牌（下半月），2015（5）：101-102.

[2]趙麗敏.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（2）：343-344.

作者簡(jiǎn)介：李 欣（1974-），女，漢族，河北唐山人，本科，畢業(yè)南開(kāi)大學(xué)（自學(xué)考試），職稱：檔案管理員，現(xiàn)就職：天津市地質(zhì)工程勘察院，主要從事檔案研究。