中專學(xué)校檔案管理問題及解決對(duì)策

焦楊

摘 要：在學(xué)校發(fā)轉(zhuǎn)過程中，檔案管理起到了重要的作用。檔案不僅是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，同時(shí)也是對(duì)學(xué)生個(gè)人基本資料的記載。在學(xué)校組成中，檔案管理占據(jù)了重要的位置。作為一項(xiàng)具有保密性質(zhì)的工作，檔案管理需要保護(hù)學(xué)生資料與教師學(xué)術(shù)資料。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，如何與時(shí)俱進(jìn)的做好檔案管理工作成為學(xué)校面臨的重要問題。本文分析了中專學(xué)校檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以供業(yè)內(nèi)人士參考借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；優(yōu)化

一、中專學(xué)校檔案管理問題

一是檔案意識(shí)淡薄。在中專學(xué)校中，在檔案管理方面存在檔案意識(shí)淡薄的問題。由于中專學(xué)校主要是為各行業(yè)培養(yǎng)具有職業(yè)技能的人才，與普通高中院校相比，其檔案管理意識(shí)較為薄弱。在現(xiàn)代教育制度改革發(fā)展過程中，中專學(xué)校的人員變動(dòng)較為頻繁，對(duì)于個(gè)人缺乏約束力。

二是檔案內(nèi)容單調(diào)。在中專學(xué)校檔案管理中，存在檔案內(nèi)容單調(diào)的問題。很多檔案重點(diǎn)記錄學(xué)生及教職工的教育經(jīng)歷，學(xué)歷以及政治面貌等，而沒有對(duì)現(xiàn)階段的表現(xiàn)進(jìn)行更新。在教職工德、能、勤、績、廉等方面的考核，缺乏個(gè)性化與創(chuàng)新性，絕大多數(shù)都是大同小異的。每個(gè)教職工往往使用固定的、籠統(tǒng)的政治性術(shù)語和套話，也不愿意發(fā)揮主觀能動(dòng)性積極進(jìn)行總結(jié)，對(duì)年度先進(jìn)工作者也沒有特別要求，往往是領(lǐng)導(dǎo)指定或大家輪流“坐莊”，從而導(dǎo)致檔案材料不能具體反映每一個(gè)教職工的個(gè)性，沒有特點(diǎn)，有失全面、準(zhǔn)確，不利于激發(fā)教職工的工作積極性和創(chuàng)造性。

三是檔案材料不完整。在中專學(xué)校檔案管理中，存在檔案材料不完整的問題，還有很多檔案歸檔混亂以及交叉的問題。在檔案歸檔中，很多將個(gè)人檔案歸類到文書檔案，尤其是學(xué)校人事與檔案分開管理的時(shí)候，在單位形成的業(yè)績材料、工資晉升、職稱晉升、職務(wù)晉升、學(xué)歷進(jìn)修等手續(xù)未能及時(shí)移交檔案，出現(xiàn)這些人員檔案“空白”現(xiàn)象，使得他們這一階段的真實(shí)正作狀況無法正確反映，直接影響到人事檔案的質(zhì)量及其他環(huán)節(jié)工作的開展。在中專學(xué)校個(gè)人與管理人員進(jìn)行人事報(bào)表填寫中，存在較大的隨意性，沒有將檔案要素進(jìn)行核實(shí)，從而不可避免的存在錯(cuò)填、漏填的問題，還有一些檔案存在造假的問題。

二、中專學(xué)校檔案管理對(duì)策

一是加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。要想加強(qiáng)中專學(xué)校檔案管理工作，必須要提高學(xué)校檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作與年度工作計(jì)劃以及中期規(guī)劃相結(jié)合，同時(shí)要提高學(xué)校檔案管理的法制觀念以及意識(shí)，從而為學(xué)校檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。在實(shí)際檔案管理中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳以及宣講，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、學(xué)校廣播、宣傳欄等對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行宣傳，從而提高全校師生員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與了解。

二是要制定出具體的人事檔案。要想加強(qiáng)中專學(xué)校檔案管理，必須要對(duì)具體的人事檔案進(jìn)行制定。一方面需要規(guī)定材料歸檔的時(shí)間、質(zhì)量以及范圍，同時(shí)要加強(qiáng)收集、整理檔案工作的進(jìn)行，并對(duì)學(xué)校人事檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，制定一些能夠?qū)⒔搪毠さ?、能、勤、績、廉的檔案材料，同時(shí)要重視教師的重大科研成果以及業(yè)績，能夠?qū)⒏鞣N反應(yīng)教職工能力的各類材料劃入到檔案中，在確保檔案材料規(guī)范性的同時(shí)，確保檔案的質(zhì)量，從而使得中專學(xué)校的檔案成為學(xué)校人才信息資源完成的儲(chǔ)備庫。

三是提高檔案管理人員素質(zhì)。要想加強(qiáng)中專學(xué)校檔案管理工作，必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)。作為一項(xiàng)政策性與業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作具有保密性與服務(wù)型。因此，中專學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，選擇一些綜合素質(zhì)較高，專業(yè)水平較好的人員來從事檔案管理工作。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，拓展其管理技術(shù)以及專業(yè)水平，從而從根本上提高中專學(xué)校的檔案管理工作水平。

四是開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。一方面，需要加強(qiáng)利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理工作，通過利用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備來將檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，同時(shí)運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)來將文字、圖片以及聲像資料等轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)化與電子化并存的模式；另一方面要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行非保密范圍內(nèi)的檔案信息的社會(huì)資源共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)。

三、結(jié)束語

從上述分析中可以看得出來，在中專學(xué)校發(fā)展中，檔案管理工作起到了重要的作用。在信息化發(fā)展背景下，中專學(xué)校檔案管理工作存在很多的問題，包括檔案意識(shí)淡薄，內(nèi)容單調(diào)，材料不完整以及信息化程度低的問題。為了加強(qiáng)中專學(xué)校檔案管理，可以加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)、要制定出具體的人事檔案、提高檔案管理人員素質(zhì)以及開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，只有這樣才能全面提高中專學(xué)校的檔案管理水平，從而促進(jìn)中專學(xué)校更快更好的發(fā)展。

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