基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)師權(quán)限的生命周期閉環(huán)管理

王 新，董一潁，王 藩，閆小萍，高婧怡，程 玥，孫小萌，陳 麗,劉海峰

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基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)師權(quán)限的生命周期閉環(huán)管理

王 新1，董一潁1，王 藩2，閆小萍1，高婧怡1，程 玥1，孫小萌2，陳 麗1,劉海峰2

醫(yī)師權(quán)限管理工作一直貫穿于醫(yī)師在醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)的所有工作環(huán)節(jié)，根據(jù)職稱及角色的變化，所進行的醫(yī)療及辦公權(quán)限也相應(yīng)發(fā)生變化。為此，我們設(shè)計了一套基于OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用實踐，流程化的集中處理零散分布于各類信息化系統(tǒng)的授權(quán)，按權(quán)限的生命周期分權(quán)限授予、查詢、變更三個縱向場景，以數(shù)據(jù)申請、醫(yī)務(wù)管理、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)協(xié)同四個維度層級，以全生命周期的閉環(huán)管理約束醫(yī)師權(quán)限。

醫(yī)師權(quán)限; OA辦公系統(tǒng);生命周期;閉環(huán)管理

目前，軍隊醫(yī)院主要配發(fā)使用的是軍衛(wèi)一號HIS系統(tǒng)，在未改造HIS系統(tǒng)情況下，醫(yī)師權(quán)限管理依賴手工設(shè)置，各部門環(huán)節(jié)依據(jù)申請表單審批授權(quán)醫(yī)師的臨床活動。但是伴隨醫(yī)院的快速發(fā)展，人員劇增，醫(yī)療質(zhì)量內(nèi)涵式管理的逐步規(guī)范化，原配發(fā)的系統(tǒng)已經(jīng)遠遠不能滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求。目前，較多醫(yī)院在軟件市場上采購專門的醫(yī)師權(quán)限管理系統(tǒng)，雖然醫(yī)師可以從流程提交電子審批替代紙質(zhì)審批單，但無法通過統(tǒng)一平臺查看自己所有系統(tǒng)的權(quán)限情況，并兼顧除權(quán)限以外的辦公工作，而且對于醫(yī)院來說，單獨采購的軟件系統(tǒng)需要長期繳納維護費用，嚴重依賴軟件公司技術(shù)人員水平。筆者利用OA自動化協(xié)同平臺可以無縫銜接醫(yī)院所有科室人員的特點，生命周期的項目閉環(huán)管理思路和平臺自定義，開發(fā)設(shè)計了醫(yī)師權(quán)限管理流程，既解決了醫(yī)院當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，也省去了較高的軟件購買和維護費用，這項成功實踐，具有開拓創(chuàng)新的實用意義。

1 現(xiàn)狀和問題

1.1 權(quán)限類型繁多，難以統(tǒng)一變更 對臨床醫(yī)師進行醫(yī)療活動的管理工作，貫穿了醫(yī)師從入職到離職的整個工作始末，其中根據(jù)醫(yī)師職稱和角色的不同包含很多權(quán)限細類，如醫(yī)師的診療活動所使用的醫(yī)療工作站各科室權(quán)限、各門診權(quán)限、HIS醫(yī)師工作站及手術(shù)預(yù)約系統(tǒng)等工作軟件權(quán)限。這些權(quán)限跟隨醫(yī)師在職稱晉升、崗位變動、病區(qū)患者聯(lián)合管理等因素的變化而變化。

1.2 管理環(huán)節(jié)分散，難以協(xié)同貫穿 臨床醫(yī)師權(quán)限管理的覆蓋內(nèi)容包含醫(yī)療行為管控、科室資料管理、科室物資管理、科室績效管理、人事管理等，業(yè)務(wù)范疇歸屬于不同的管理部門，而又集中體現(xiàn)在所有醫(yī)療行為之中。醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)授權(quán)管理方面相對孤立，如果用戶所在科室職稱等發(fā)生變化導(dǎo)致權(quán)限變化，需要在各信息系統(tǒng)分散地重新分配權(quán)限，無法及時做到聯(lián)動[1]。

醫(yī)療授權(quán)是規(guī)范執(zhí)業(yè)人員行為的基礎(chǔ)[2]。如何及時有效的管理各類系統(tǒng)權(quán)限的授予和取消，打破各類信息系統(tǒng)間的隱形壁壘，以及如何將權(quán)限管理形成統(tǒng)一的流程規(guī)范，是目前臨床權(quán)限規(guī)范化管理必須要解決的問題。

2 醫(yī)師權(quán)限生命周期閉環(huán)管理的流程場景實施

醫(yī)師權(quán)限管理流程需要與HIS系統(tǒng)做數(shù)據(jù)聯(lián)動，以人事管理的基本信息做數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，在人員入職時開始進行基本賬號信息建立，隨著醫(yī)師的臨床醫(yī)療活動而發(fā)生變化，在人員離職時做權(quán)限回收終結(jié)。

因此筆者設(shè)計了基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的醫(yī)師權(quán)限管理流程(圖1)，按權(quán)限的生命周期分三個縱向、四個層級維度。根據(jù)這種結(jié)構(gòu)能夠細化臨床醫(yī)師進行醫(yī)療活動的各類權(quán)限管理情況，其中涉及OA系統(tǒng)內(nèi)部醫(yī)師信息管理模塊與人事管理模塊的數(shù)據(jù)聯(lián)動，以及OA系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)協(xié)同。

圖1 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計的醫(yī)師權(quán)限管理流程層級結(jié)構(gòu)

注：該閉環(huán)的管理流程，按權(quán)限的生命周期分三個縱向、四個層級維度。三個縱向包含了權(quán)限授予、查詢、變更(及取消)幾種場景；四個維度層級由數(shù)據(jù)申請、醫(yī)務(wù)管理、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)協(xié)同組成

2.1 醫(yī)師權(quán)限的授予場景 首先，進行醫(yī)師信息采集，歸檔手寫簽名和環(huán)節(jié)正式公文。人員入職以后，具備醫(yī)師資格并在科室內(nèi)有出診及醫(yī)療行為需求的醫(yī)師，按要求填寫醫(yī)師信息登記表。登記信息中包含醫(yī)師的基本信息、執(zhí)業(yè)證及注冊編碼。該表單填寫后打印，在指定位置簽名，隨執(zhí)業(yè)證、 資格證復(fù)印件，打印后一式3份送至醫(yī)療科審核，信息確認無誤加蓋印章。表單編目并掃描簽名電子版存檔，以便今后做處方簽名對照。該步驟結(jié)束后，標(biāo)識申請人具備進行臨床醫(yī)療行為的資格。然后，可在OA協(xié)同管理平臺上填寫臨床權(quán)限申請，根據(jù)實際情況，申請具體門診出診權(quán)限、病房醫(yī)囑權(quán)限及其相關(guān)科室內(nèi)工作權(quán)限。系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)協(xié)同，使醫(yī)師獲得工作站權(quán)限。

2.2 醫(yī)師權(quán)限的查詢場景 在醫(yī)務(wù)管理過程中，我們需要對于人員的權(quán)限進行監(jiān)察管控，根據(jù)人員的資格、權(quán)限開通和變更記錄進行信息核查，以避免醫(yī)療信息系統(tǒng)權(quán)限濫用、數(shù)據(jù)泄密、醫(yī)師違規(guī)操作等行為。依據(jù)權(quán)限的開通進行全流程的跟蹤監(jiān)管，確保醫(yī)療信息安全和醫(yī)師分級管理。查詢場景分為以下內(nèi)容：(1)權(quán)限管理。醫(yī)務(wù)管理部門在處理流程申請信息時，可以通過申請人姓名，進入個人信息頁，查看相關(guān)資質(zhì)、權(quán)限，以及工作站權(quán)限的變更記錄和經(jīng)辦信息，由此參考判斷業(yè)務(wù)是否可以審批通過。(2)透明化個人權(quán)限情況。臨床醫(yī)師可以通過自己的協(xié)同辦公平臺入口查看個人相關(guān)的權(quán)限、變更記錄、經(jīng)辦信息，做到責(zé)權(quán)明確。(3)處方簽名比對。從醫(yī)師開始參與臨床醫(yī)療行為，即最初開通權(quán)限，已經(jīng)通過系統(tǒng)流程完成了初期的信息采集工作，系統(tǒng)歸檔掃描了醫(yī)師處方簽名。在臨床需要比對處方簽名時，即可以通過OA辦公系統(tǒng)的醫(yī)師個人信息查詢功能，直接核查手寫簽名電子圖樣和相關(guān)醫(yī)師信息，及其變更歷史記錄，做到了信息實時聯(lián)動，無需重復(fù)打開其他系統(tǒng)，也確保了數(shù)據(jù)有效統(tǒng)一。

2.3 醫(yī)師權(quán)限的變更場景 伴隨醫(yī)師在醫(yī)院的醫(yī)療活動，跨病區(qū)合管患者、新增門診出診需求、科室調(diào)整變更及離職等，需要對醫(yī)師進行相關(guān)臨床權(quán)限的變更或注銷。在相關(guān)信息發(fā)生變化時，醫(yī)師本人通過臨床權(quán)限管理流程，填寫申請及變更信息，流程自動按環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，全流程記錄審批人的查看及審批狀態(tài)，結(jié)合桌面提醒和短信提醒的方式，使審批的工作快速響應(yīng)。這種方式既避免了臨床醫(yī)師通過紙質(zhì)版報批文件消耗寶貴的工作時間和精力，也做到了過程可記錄跟蹤查詢，在整個變更過程中，嚴格地控制了程序權(quán)限的泛濫和違規(guī)。

3 系統(tǒng)成果

3.1 標(biāo)準化業(yè)務(wù)流程 通過項目生命周期的管理方法，在協(xié)同辦公平臺上把各種資源、進展過程和人員結(jié)合在一起，在規(guī)定的時間和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)完成項目的各項工作[3]。醫(yī)師可根據(jù)實際工作需要，在OA上填寫臨床權(quán)限申請，按流程獲取門診出診或住院患者管理的權(quán)限(表1)。

3.2 高效化工作環(huán)節(jié) 全流程各審批由短信發(fā)至個人手機，并結(jié)合桌面彈窗提醒辦理，全流程逐級報批由科室審批、醫(yī)療科審批、計算機管理中心辦理，反饋通知本人這個步驟，審批周期從原紙質(zhì)批件多部門人工信息傳遞，平時平均7個工作日辦理的情況壓縮至全流程平均為24 h內(nèi)，其中醫(yī)療科審批到計算機中心辦理平均2.5 h完成。醫(yī)師通過短信接收流程辦理情況及其分配的用戶名情況(圖2)。

表1 醫(yī)師權(quán)限類型及辦理環(huán)節(jié)說明

3.3 網(wǎng)絡(luò)化實時監(jiān)控 醫(yī)師權(quán)限管理所涉及的全部環(huán)節(jié)都集中在OA系統(tǒng)平臺中進行數(shù)據(jù)跟蹤，能實時反饋醫(yī)師本人該項工作的流程環(huán)節(jié)情況及結(jié)果，能實時提醒及匯總至管理部門當(dāng)前分類權(quán)限的總體情況。以網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)多點查詢，歷史記錄可追溯，真實有效地做到透明可控。

圖2 各年度醫(yī)師權(quán)限辦理工作所需時間

2013年開始設(shè)計逐步替代紙質(zhì)表單進行流程審批，2014年開始正式使用，從圖中可以明顯看出，使用該流程前后工作耗時的巨大差別，以及隨著流程的逐步完善，該項工作效率逐步提高

綜上所述，自從基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)師權(quán)限閉環(huán)管理以來，醫(yī)院的人員入職離職、醫(yī)師在醫(yī)院職稱晉升、崗位變動、聯(lián)合診療管理等涉及權(quán)限的工作都得到自動化及時變更調(diào)整處理，既極大地方便了臨床人員的權(quán)限申請變更事務(wù)辦理，節(jié)省時間和精力專注于醫(yī)療業(yè)務(wù)本身，也有效地提高了醫(yī)院管理部門的管理效率和醫(yī)務(wù)管理水平，促進了醫(yī)療質(zhì)量的提升，保證了醫(yī)院的和諧穩(wěn)步發(fā)展。

[1] 王延昭，張曉祥，奈存劍，等.醫(yī)院信息系統(tǒng)分級授權(quán)管理機制的研究和設(shè)計[J].中國醫(yī)院管理，2016，36(3)：54-55.

[2] 唐錦輝，郝 敏，張佳惠，等.醫(yī)療授權(quán)管理在綜合性醫(yī)院的應(yīng)用與探討[J].中國醫(yī)院管理，2014，34(4)：37-39.

[3] 陳愛芬，邱 艷，陳 君.協(xié)同辦公OA在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志， 2012，20(8)：794-795.

(2016-12-07收稿 2017-02-21修回)

(責(zé)任編輯 梁秋野)

Closed-loop permission management of physicians based on office automation(OA)system

WANG Xin1, DONG Yiying1, WANG Fan2,YAN Xiaoping1,GAO Jingyi1,CHENG Yue1,SUN Xiaomeng2,CHEN Li1,and LIU Haifeng2.

1.Department of Computer Information Management，2.Medical Department ,General Hospital of Chinese People’s Armed Police Force, Beijing 100039, China

Physicians’access control has been a key factor in the whole process of the healthcare system. The level of access control in both the healthcare system and OA system changes with the professional titles and roles of physicians. In this paper, an OA system app is designed to process various access control from different systems, involving such scenarios in the lifecycle of permission management as access granting, query and modification. Physicians’ access control in a closed loop can be managed in four dimensions: data application,medical management, data operation and data collaboration.

physicians’ access control; OA system; life cycle;closed loop management

王 新，碩士，工程師。

100039 北京，武警總醫(yī)院：1.計算機管理中心，2.醫(yī)務(wù)部

董一潁，E-mail：dyy610@live.cn

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