論高校會(huì)計(jì)檔案管理的新途徑

胡金鳳

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是檔案管理的重要組成部分，在檔案管理全面數(shù)字化的背景下，如何管理會(huì)計(jì)檔案，有針對(duì)性地解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，一直是檔案管理人員思考的問(wèn)題。通過(guò)制定有關(guān)的檔案管理法律法規(guī)，遵循會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)在規(guī)律，國(guó)家檔案局適時(shí)地頒布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電算化管理；國(guó)家檔案局；會(huì)計(jì)檔案管理辦法

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1008-1216（2017）05B-0020-02

2015年12月11日，由財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合修訂并發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。該《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織。這里也自然包括了高校檔案管理部門。該《管理辦法》的發(fā)布，對(duì)高校在新時(shí)期的檔案管理工作起到了重要的指導(dǎo)作用。

在常規(guī)的檔案管理中，管理人員大致是遵循1984年發(fā)布并于1998年修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，該《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在高校檔案的管理以及辦學(xué)過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用。但是隨著高校辦學(xué)模式的新發(fā)展以及數(shù)字技術(shù)在會(huì)計(jì)活動(dòng)中的應(yīng)用，“會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式”等均發(fā)生了較大的變化。例如，絕大多數(shù)檔案館目前實(shí)行的依然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)計(jì)管理部門向檔案管理部門移交的檔案形式依然是紙質(zhì)化的檔案，在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料保存在會(huì)計(jì)管理部門，大量的電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范管理。由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，檔案管理軟件還沒有和會(huì)計(jì)部門的管理系統(tǒng)銜接，這其中的技術(shù)手段、管理方式、讀取平臺(tái)等相關(guān)問(wèn)題還有待解決。對(duì)“會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定還需要予以調(diào)整或完善”。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理起到了一個(gè)重要的、及時(shí)的政策導(dǎo)向作用。

一、完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍

新發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案是指“單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”。

其中不僅包括原有規(guī)定的會(huì)計(jì)資料，還增加了電子會(huì)計(jì)檔案。這對(duì)高校檔案館的數(shù)字化進(jìn)程是一個(gè)巨大的促進(jìn)因素。因?yàn)樵谶M(jìn)行檔案數(shù)字化過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化要比其他檔案數(shù)字化的難度要大，數(shù)字化過(guò)程中不僅涉及檔案管理軟件，還要與會(huì)計(jì)檔案形成部門的數(shù)據(jù)端口妥善銜接，才能避免檔案在傳輸、保管、查閱利用過(guò)程中失真。另外，會(huì)計(jì)檔案要?dú)w檔的種類也多：“會(huì)計(jì)憑證（包括原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片和其他輔助性賬簿）、會(huì)計(jì)報(bào)告（月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告）、其他會(huì)計(jì)資料（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料）”等。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第七條還明確規(guī)定：“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。”在檔案管理全面數(shù)字化的今天，新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適時(shí)地提出了這一要求，使檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化的實(shí)施有了可靠依據(jù)。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)：不僅要接收原有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，也要逐步為接收電子會(huì)計(jì)檔案做好準(zhǔn)備。因?yàn)樵跀?shù)字化環(huán)境下形成的電子會(huì)計(jì)檔案其管理的技術(shù)要求比較高。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)是不言而喻的，但是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理時(shí)代進(jìn)入電子化時(shí)代要有個(gè)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是雙軌制時(shí)代。為接收電子會(huì)計(jì)檔案，檔案館本身要做好各方面的準(zhǔn)備：大容量的與檔案管理相匹配的服務(wù)器、先進(jìn)的檔案管理軟件、檔案發(fā)布軟件以及電子會(huì)計(jì)檔案與其相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案的檢索系統(tǒng)、具有有效操作這一系列設(shè)備軟件的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高素質(zhì)人才等。

二、明確了會(huì)計(jì)檔案管理的新要求

對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案必須以電子形式進(jìn)行保存，才能保證數(shù)據(jù)資料的真實(shí)、完整、可用和安全。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》提出了如下要求：“一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會(huì)計(jì)檔案銷毀制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存且必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存且必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定?！?/p>

針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求，目前很多檔案館在對(duì)其他類型的檔案如基建檔案、文書檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)檔案管理軟件的權(quán)限設(shè)置，管理者能夠在自己的領(lǐng)域內(nèi)駕馭檔案管理軟件，技術(shù)管理上日漸成熟。利用者通過(guò)檔案發(fā)布軟件，以只讀的方式能夠很好地利用館藏資源。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，我們所要做的就是接收的電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、特殊電子會(huì)計(jì)檔案的平臺(tái)能夠與檔案管理軟件有效對(duì)接、有電子簽名等。電子會(huì)計(jì)檔案在接收的時(shí)候也有其他類型檔案沒有的優(yōu)點(diǎn)，即我們所要接收的是在會(huì)計(jì)部門已經(jīng)形成的電子化格式的檔案，在會(huì)計(jì)活動(dòng)過(guò)程中已經(jīng)大部分實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，即使有紙質(zhì)檔案，也是過(guò)渡時(shí)期，其最終目標(biāo)是完全電子化。所以，有關(guān)部門發(fā)布的新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》完全符合時(shí)代性、技術(shù)性的要求。endprint