企業(yè)人事檔案的重要性及如何加強(qiáng)管理之我見(jiàn)

劉曉冬

企業(yè)人事檔案是企業(yè)人事管理部門(mén)和企業(yè)在招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選撥、任用等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工資福利待遇、參加社會(huì)保險(xiǎn)以及工作變動(dòng)等情況的原始記錄，是考察干部職工和依法維護(hù)其合法權(quán)益的重要依據(jù)。

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分，它在多個(gè)方面有著不可忽視的重要性。

一、企業(yè)人事檔案對(duì)單位人力資源工作的重要性

企業(yè)人事檔案對(duì)單位人力資源工作的重要性主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是為企業(yè)的一些重大人事決策提供了必要的依據(jù)。通過(guò)充分閱研人事檔案，能夠詳盡了解每一位員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等，進(jìn)行綜合分析規(guī)劃，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，從而保證人力資源決策科學(xué)化、合理化。

二是提高人力資源使用效率和使用價(jià)值，合理進(jìn)行人力資源配置。隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化等情況，人事檔案會(huì)隨著人員的流動(dòng)而不斷傳遞，檔隨人走是人事檔案的動(dòng)態(tài)特征，企業(yè)人員流動(dòng)相對(duì)較快，要謹(jǐn)防發(fā)生有檔無(wú)人或有人無(wú)檔的現(xiàn)象。人檔統(tǒng)一才能使人力資源得到最佳的配置，使人才在企業(yè)的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位之間合理流動(dòng)。

三是能夠做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)谒瞄L(zhǎng)崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過(guò)查閱人事檔案進(jìn)行全面了解，主要內(nèi)容包括：道德品質(zhì)，工作經(jīng)歷，特長(zhǎng)、成績(jī)與貢獻(xiàn)等等，從而為企業(yè)進(jìn)行干部考察、任免、調(diào)配提供真實(shí)可靠有效的資料。

二、企業(yè)人事檔案對(duì)員工本人的重要性

有些員工認(rèn)為檔案存在單位，平時(shí)根本不接觸，對(duì)自己的意義不是很大，甚至個(gè)別職工認(rèn)為檔案可有可無(wú)，那事實(shí)真的如此嗎？

企業(yè)人事檔案對(duì)職工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如認(rèn)證身份、計(jì)算連續(xù)工齡、申報(bào)職稱、政治審查等等，在按規(guī)定出具有關(guān)證明（包括存檔證明、婚姻證明、學(xué)歷證明、家庭成員證明、出國(guó)證明），辦理退休等，都需要以人事檔案為依據(jù)。

三、企業(yè)人事檔案對(duì)社會(huì)信用體系建設(shè)的重要性

個(gè)人是社會(huì)的基本單位，也是信用的提供者和接受者，因此個(gè)人信用體系是社會(huì)信用體系的必不可少的組成部分。人事檔案是個(gè)人信用信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況，可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評(píng)定職稱、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和退休手續(xù)、提供出國(guó)政審和涉外公證材料等，從而形成完整的個(gè)人信用基礎(chǔ)信息。

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)人事檔案的作用并沒(méi)有在時(shí)代發(fā)展的背景下被逐漸弱化，相反，隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)和企業(yè)正在重新認(rèn)識(shí)企業(yè)人事檔案的重要性，從而對(duì)企業(yè)人事檔案的管理提出了更高的要求。

如何加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案管理，通過(guò)理論學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面著手：

一是啟動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。青島市政府在“十三五”規(guī)劃中明確提出要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化工作，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，在人事檔案管理中，也同樣需要加強(qiáng)制度的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全，檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

二是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，建立科學(xué)的人事檔案分類(lèi)系統(tǒng)。人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類(lèi)別的人員，由于企業(yè)的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。我們可以利用信息化手段，根據(jù)不同類(lèi)別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專(zhuān)業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

三是提高人事檔案管理重視程度，重視人才引進(jìn)、人員培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

四是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供人事信息服務(wù)。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。

五是加強(qiáng)工作創(chuàng)新意識(shí)，探索人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)放式管理模式。人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。

企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，只有改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開(kāi)發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，才能促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。