信息化背景下地震檔案管理的新思考

臧珊珊

摘 要：在我國信息化發(fā)展的背景下，當(dāng)前地震檔案管理面臨著新的形勢。地震科技檔案為科研人員探索地震預(yù)測方法、統(tǒng)籌推進(jìn)監(jiān)測預(yù)報(bào)、震害防御、進(jìn)行應(yīng)急救援體系建設(shè)提供了豐富的數(shù)據(jù)支持，地震檔案的保管、研究和利用對(duì)不斷提升全社會(huì)抵御地震災(zāi)害的綜合防范能力有著重要的意義。結(jié)合當(dāng)前防震減災(zāi)工作的要求，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理形式，有序化收集檔案信息和逐步完善檔案信息管理系統(tǒng)，搭建數(shù)字化平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：地震檔案；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）11-0172-02

地震檔案是我國國家檔案資源的重要組成部分，是進(jìn)行科學(xué)研究和防震減災(zāi)工作的基礎(chǔ)資料。它應(yīng)該完整、全面、真實(shí)、詳盡地記錄和反映地震監(jiān)測、震害預(yù)防、應(yīng)急救援、科學(xué)考察、震害評(píng)估、震后恢復(fù)重建以及防震減災(zāi)宣傳教育等多個(gè)方面的內(nèi)容。地震科技檔案為科研人員探索地震預(yù)測方法、統(tǒng)籌推進(jìn)監(jiān)測預(yù)報(bào)、震害防御、進(jìn)行應(yīng)急救援體系建設(shè)提供了豐富的數(shù)據(jù)支持，地震檔案的保管、研究和利用對(duì)不斷提升全社會(huì)抵御地震災(zāi)害的綜合防范能力有著重要的意義。

隨著信息化時(shí)代的全面到來，國家著力推進(jìn)了信息化建設(shè)和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理和利用方法面臨著新的挑戰(zhàn)。信息化通過通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為支撐，將各類信息資源搜集、匯總至數(shù)據(jù)庫，對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類和分析研究之后，為人們提供生活、工作、學(xué)習(xí)等方面數(shù)據(jù)資料和輔助決策。信息化的普及、資源整合與數(shù)據(jù)的研究利用可以極大提高效率，為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。近年來居民的信息化普及率逐年遞增，截至2015年底，我國網(wǎng)民數(shù)達(dá)到2.88億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到50.3%。通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用已經(jīng)逐漸滲入到各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的資料承載載體已經(jīng)逐步被數(shù)字化載體所取代。信息技術(shù)的不斷發(fā)展改變著人們固有的生活方式，信息資源獲取途徑也從單一化向多元化發(fā)展。在信息化迅猛發(fā)展的大背景下，地震檔案的產(chǎn)生載體、利用群體和管理方式都會(huì)發(fā)生新的變化。人們對(duì)地震檔案信息資源的獲取途徑、查詢結(jié)果、利用效率都有了更高的要求。因此，地震檔案工作就要主動(dòng)去適應(yīng)信息化管理的新常態(tài)，分析防震減災(zāi)工作的新形勢，認(rèn)清防震減災(zāi)工作的新任務(wù)和新目標(biāo)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢。

一、地震檔案管理的現(xiàn)狀

2008年以來，汶川地震、玉樹地震等震級(jí)較高的地震頻發(fā)，防震減災(zāi)形勢日益嚴(yán)峻。為確保防震減災(zāi)水平和能力不斷增強(qiáng)與提高，國家提高了防震減災(zāi)工作的重視程度，地震相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)研究也不斷深入開展，由此也產(chǎn)生了了大量的地震檔案。近年來，我國地震檔案管理取得了一定的發(fā)展，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)率先轉(zhuǎn)變管理思維，逐步探索新的地震檔案管理模式。然而，與一些信息化程度高的發(fā)達(dá)國家和檔案管理發(fā)展比較好的專業(yè)相比，我國地震檔案管理還存在一定的滯后性。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案較多，檔案數(shù)字化程度低

目前，地震檔案主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)作為載體，文書、文獻(xiàn)是檔案保管的主要組成部分，檔案數(shù)字化工作還沒有進(jìn)行全面的開展。紙質(zhì)檔案的保管和利用存在一定的條件限制。在紙質(zhì)檔案保管方面，紙質(zhì)檔案的保管需要大量的存儲(chǔ)空間，檔案室面積需要不斷擴(kuò)展以滿足檔案數(shù)量日益增長的需求；同時(shí)，紙質(zhì)檔案還需要一定的存儲(chǔ)條件，在適宜的溫度、濕度下，需要定期除蟲、除塵。然而在存放一段時(shí)間之后，年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案還是會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張老化變色等問題。在紙質(zhì)檔案利用方面，檔案管理者一般都根據(jù)檔案借閱者的需要，對(duì)檔案通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索或去檔案室進(jìn)行實(shí)物查詢，然后借閱者通過對(duì)檔案進(jìn)行查閱或復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行留存和備份。在這一過程中，由于利用不當(dāng)?shù)仍?，極易出現(xiàn)檔案破損、污損等問題。一些年代久遠(yuǎn)、利用頻率相對(duì)較高的原始檔案極有可能出現(xiàn)損毀而導(dǎo)致無法再利用。

（二）歸檔內(nèi)容不夠豐富全面，缺乏系統(tǒng)性

目前，地震科技檔案的歸檔范圍主要包括科研項(xiàng)目檔案、地震安全性評(píng)價(jià)、地震監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄等內(nèi)容，地震應(yīng)急、科學(xué)考察、烈度考察、災(zāi)害評(píng)估、災(zāi)后重建等技術(shù)性活動(dòng)記錄數(shù)量不多不全，特別是圍繞一個(gè)突發(fā)地震事件前后應(yīng)對(duì)過程的完整資料沒有收集。突發(fā)地震事件的應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案和準(zhǔn)備工作的相應(yīng)檔案一般也沒有部門或負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理和保存，沒有按照災(zāi)害發(fā)生的時(shí)間順序從地震數(shù)據(jù)監(jiān)測、震情信息發(fā)布、應(yīng)急救援、災(zāi)害評(píng)估、災(zāi)后重建等方面進(jìn)行檔案記錄，各個(gè)負(fù)責(zé)部門的零散記錄由于跨行業(yè)、跨部門、整理收集不及時(shí)等原因無法統(tǒng)一匯總，資料過于分散，難以形成一個(gè)完整的體系，缺乏系統(tǒng)性。

（三）缺乏地震檔案信息資源共享平臺(tái)

隨著地震檔案數(shù)量的不斷增多、信息化水平的不斷提高，使得檔案查詢方式由最初的紙質(zhì)檢索向計(jì)算機(jī)檢索轉(zhuǎn)變。由于一直以來地震檔案“重保管、輕利用”的管理思想，各個(gè)地震部門的檔案一直處于各自管理的狀態(tài)，主要以日常歸檔保管為主，很難進(jìn)行部門之間的交流、合作與利用。部門之間檔案信息無法實(shí)現(xiàn)有價(jià)值的數(shù)據(jù)資源相互流轉(zhuǎn)、學(xué)習(xí)和共享，鮮有機(jī)會(huì)對(duì)其他地區(qū)和部門的地震檔案資源進(jìn)行分析和研究。現(xiàn)在的地震科學(xué)研究早已摒棄了大量的紙質(zhì)文獻(xiàn)堆砌，而是需要更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析、更直觀的事實(shí)考證來作為基礎(chǔ)。由于地震科研工作者對(duì)地震信息資源檢索的期望日益提高、學(xué)科間交叉不斷滲透，低效率、復(fù)雜化的信息檢索已無法滿足他們對(duì)地震數(shù)據(jù)資源獲取的需求。這就亟須建立一個(gè)更為專業(yè)化、使用便捷化、內(nèi)容豐富化的檔案信息資源共享平臺(tái)來滿足地震工作者的日常需要。

二、加強(qiáng)地震檔案管理建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)地震檔案管理形式，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

由于專業(yè)發(fā)展、區(qū)域間信息化進(jìn)程存在差異，地震檔案的數(shù)字化進(jìn)程也不盡相同。地震檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身需要，將珍貴的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)新產(chǎn)生的電子文件及時(shí)歸檔，根據(jù)全宗原則進(jìn)行分類以保持檔案的完整性。同時(shí)嘗試與社會(huì)力量相結(jié)合，將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包給有資質(zhì)的公司。業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括地震檔案資源的數(shù)據(jù)化處理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與管理、檔案管理軟件的開發(fā)與設(shè)計(jì)、軟件系統(tǒng)的升級(jí)、計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的維護(hù)等方面的內(nèi)容。在地震檔案數(shù)字化過程中，管理部門要先做好檔案的整理分類，修復(fù)重要的破損圖紙、文件等前期工作，為檔案數(shù)字化工作的順利展開做好鋪墊?？梢宰裱纫缀箅y的工作原則，優(yōu)先處理外觀完整、自身狀況良好、按全宗歸檔的地震檔案。殘破比例較高的文檔和圖紙可以暫緩處理。與檔案數(shù)字化外包公司合作需要注意以下幾個(gè)方面：首先要根據(jù)自身情況選擇技術(shù)和業(yè)務(wù)處理能力強(qiáng)的公司進(jìn)行商談合作。要核實(shí)外包公司的專業(yè)資質(zhì)、以往承接項(xiàng)目和經(jīng)濟(jì)情況并對(duì)外包公司的新技術(shù)研發(fā)水平和應(yīng)用能力進(jìn)行審核和評(píng)估，看是否能滿足大批量檔案數(shù)字化的需要。需要注意的是，地震檔案還包含一些地理信息圖紙，紙張較大，因時(shí)間關(guān)系可能出現(xiàn)圖像模糊的情況，應(yīng)根據(jù)具體情況和需要，看能否提供大張圖紙掃描和圖像復(fù)原等相關(guān)技術(shù)。其次，要與外包公司和參與的工作人員簽訂安全保密協(xié)議，做好地震檔案的安全和保密工作。同時(shí)要在協(xié)議上清楚地注明懲罰機(jī)制和出現(xiàn)糾紛時(shí)候的解決處理方法。再次，地震檔案部門要組織專人，對(duì)檔案數(shù)字化的進(jìn)度和日常工作進(jìn)行輔助和監(jiān)管，確保數(shù)字化工作順利、有序的進(jìn)行。

（二）有序化收集檔案資源，保證地震檔案的系統(tǒng)性和完整性

要完善地震檔案歸檔和管理規(guī)范，各級(jí)地震管理部門應(yīng)擴(kuò)大地震檔案的歸檔范圍，利用各級(jí)抗震救災(zāi)指揮部的應(yīng)急聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，與相關(guān)單位和部門建立起抗震救災(zāi)檔案信息資料的交流渠道，有效地收集地震監(jiān)測數(shù)據(jù)、震情發(fā)布信息、媒體方面的影像和照片、應(yīng)急救援進(jìn)展情況報(bào)告、震后災(zāi)害評(píng)估報(bào)告、災(zāi)后重建具體方案等方面的資料信息。根據(jù)震后響應(yīng)的進(jìn)展情況依據(jù)時(shí)間順序?qū)⒃敿?xì)的檔案資料系統(tǒng)、完整地收集起來。地震部門應(yīng)建立專人負(fù)責(zé)機(jī)制，每一階段性的抗震減災(zāi)工作結(jié)束后，及時(shí)對(duì)工作進(jìn)展的情況資料進(jìn)行收集整理，然后交由檔案室歸檔。部門內(nèi)部要完善工作制度，由被動(dòng)等待檔案部門來收要檔案，到主動(dòng)按時(shí)交接歸檔資料，便于工作人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成資料匯總。留存完整、系統(tǒng)的地震檔案應(yīng)急處理資料，有利于日后對(duì)抗震救災(zāi)的各項(xiàng)工作進(jìn)行情況分析，找出存在的優(yōu)勢和不足，及時(shí)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，以便調(diào)整工作方案，更好為震后應(yīng)急響應(yīng)工作提供服務(wù)。

（三）搭建數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

在信息化背景下，信息技術(shù)的發(fā)展可以為地震檔案信息資源數(shù)字化搭建良好的平臺(tái)。需要加快推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，由地震主管部門牽頭，制定統(tǒng)一的方針政策，建立地震檔案信息數(shù)據(jù)庫。先由各地區(qū)地震局完成檔案數(shù)字化。各單位將現(xiàn)有的館藏檔案數(shù)據(jù)和檢索目錄信息按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行分類登記，并利用適合的軟件將信息統(tǒng)一進(jìn)行導(dǎo)入并上傳至數(shù)據(jù)庫備份。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)自建地震資料數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫相連接并進(jìn)行資源整合，完成各種信息的一站式搜索，實(shí)現(xiàn)不同信息資源檢索的智能跳轉(zhuǎn)。在建設(shè)過程中，可以以地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System，GIS）為平臺(tái)，將計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行整合，根據(jù)地震檔案管理的特點(diǎn)和需要，設(shè)計(jì)分類管理和檢索模式。對(duì)于地震檔案中的涉密資料，可以為不同級(jí)別的用戶設(shè)立用戶權(quán)限，在數(shù)據(jù)庫完成審核之后，實(shí)現(xiàn)可開放資源的查閱和利用。地震檔案數(shù)字資源共享將大大提高地震檔案資源的利用率，節(jié)約時(shí)間成本，同時(shí)也為地震科學(xué)研究的發(fā)展起到一定的推動(dòng)作用。

信息化時(shí)代的到來為地震檔案管理的發(fā)展提供了新的契機(jī)，同時(shí)也帶來了了更多挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國信息化水平也快速提高，地震檔案的管理應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，加強(qiáng)信息資料交流與共享，以更加科技化、便捷化的方式合理利用，為防震減災(zāi)事業(yè)提供更加全面的服務(wù)。

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[責(zé)任編輯 杜 娟]