論高校會計檔案管理的新途徑

胡金鳳

摘 要：會計檔案是檔案管理的重要組成部分，在檔案管理全面數(shù)字化的背景下，如何管理會計檔案，有針對性地解決會計檔案管理中存在的問題，一直是檔案管理人員思考的問題。通過制定有關(guān)的檔案管理法律法規(guī)，遵循會計檔案管理的內(nèi)在規(guī)律，國家檔案局適時地頒布了新的《會計檔案管理辦法》，對指導(dǎo)會計檔案的數(shù)字化管理具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電算化管理；國家檔案局；會計檔案管理辦法

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1008-1216（2017）05B-0020-02

2015年12月11日，由財政部、國家檔案局聯(lián)合修訂并發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。該《會計檔案管理辦法》適用于國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織。這里也自然包括了高校檔案管理部門。該《管理辦法》的發(fā)布，對高校在新時期的檔案管理工作起到了重要的指導(dǎo)作用。

在常規(guī)的檔案管理中，管理人員大致是遵循1984年發(fā)布并于1998年修訂的《會計檔案管理辦法》，該《會計檔案管理辦法》在高校檔案的管理以及辦學(xué)過程中發(fā)揮了重要的作用。但是隨著高校辦學(xué)模式的新發(fā)展以及數(shù)字技術(shù)在會計活動中的應(yīng)用，“會計檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式”等均發(fā)生了較大的變化。例如，絕大多數(shù)檔案館目前實行的依然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，會計管理部門向檔案管理部門移交的檔案形式依然是紙質(zhì)化的檔案，在會計活動中形成的電子會計數(shù)據(jù)資料保存在會計管理部門，大量的電子會計檔案，需要予以規(guī)范管理。由于會計檔案的特殊性，檔案管理軟件還沒有和會計部門的管理系統(tǒng)銜接，這其中的技術(shù)手段、管理方式、讀取平臺等相關(guān)問題還有待解決。對“會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定還需要予以調(diào)整或完善”。新的《會計檔案管理辦法》的出臺，對會計檔案管理起到了一個重要的、及時的政策導(dǎo)向作用。

一、完善了會計檔案的定義和范圍

新發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定了會計檔案是指“單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”。

其中不僅包括原有規(guī)定的會計資料，還增加了電子會計檔案。這對高校檔案館的數(shù)字化進(jìn)程是一個巨大的促進(jìn)因素。因為在進(jìn)行檔案數(shù)字化過程中，會計檔案數(shù)字化要比其他檔案數(shù)字化的難度要大，數(shù)字化過程中不僅涉及檔案管理軟件，還要與會計檔案形成部門的數(shù)據(jù)端口妥善銜接，才能避免檔案在傳輸、保管、查閱利用過程中失真。另外，會計檔案要歸檔的種類也多：“會計憑證（包括原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片和其他輔助性賬簿）、會計報告（月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告）、其他會計資料（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他有保存價值的會計資料）”等。新的《會計檔案管理辦法》第七條還明確規(guī)定：“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案?！痹跈n案管理全面數(shù)字化的今天，新的《會計檔案管理辦法》適時地提出了這一要求，使檔案管理人員對會計檔案管理數(shù)字化的實施有了可靠依據(jù)。因為會計檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)：不僅要接收原有的紙質(zhì)會計檔案，也要逐步為接收電子會計檔案做好準(zhǔn)備。因為在數(shù)字化環(huán)境下形成的電子會計檔案其管理的技術(shù)要求比較高。從長遠(yuǎn)看，會計檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點是不言而喻的，但是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理時代進(jìn)入電子化時代要有個過程，這個過程就是雙軌制時代。為接收電子會計檔案，檔案館本身要做好各方面的準(zhǔn)備：大容量的與檔案管理相匹配的服務(wù)器、先進(jìn)的檔案管理軟件、檔案發(fā)布軟件以及電子會計檔案與其相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案的檢索系統(tǒng)、具有有效操作這一系列設(shè)備軟件的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高素質(zhì)人才等。

二、明確了會計檔案管理的新要求

對電子會計檔案必須以電子形式進(jìn)行保存，才能保證數(shù)據(jù)資料的真實、完整、可用和安全。新的《會計檔案管理辦法》提出了如下要求：“一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計數(shù)據(jù)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案銷毀制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項規(guī)定是確保電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存且必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存且必須同時滿足第一至七項規(guī)定。”

針對電子會計檔案的管理要求，目前很多檔案館在對其他類型的檔案如基建檔案、文書檔案、實物檔案等進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗。通過檔案管理軟件的權(quán)限設(shè)置，管理者能夠在自己的領(lǐng)域內(nèi)駕馭檔案管理軟件，技術(shù)管理上日漸成熟。利用者通過檔案發(fā)布軟件，以只讀的方式能夠很好地利用館藏資源。對于電子會計檔案，我們所要做的就是接收的電子會計檔案真實、特殊電子會計檔案的平臺能夠與檔案管理軟件有效對接、有電子簽名等。電子會計檔案在接收的時候也有其他類型檔案沒有的優(yōu)點，即我們所要接收的是在會計部門已經(jīng)形成的電子化格式的檔案，在會計活動過程中已經(jīng)大部分實現(xiàn)了數(shù)字化管理，即使有紙質(zhì)檔案，也是過渡時期，其最終目標(biāo)是完全電子化。所以，有關(guān)部門發(fā)布的新的《會計檔案管理辦法》完全符合時代性、技術(shù)性的要求。

三、完善了會計檔案的銷毀程序

銷毀檔案也是檔案管理的重要部分，銷毀的前提是對檔案進(jìn)行鑒定。原《會計檔案管理辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。但是在實際工作中，在庫房容量允許的情況下，都會盡可能地存放早已超過保管期限的檔案，以備查閱，“銷毀過期檔案”只是紙上談兵。如有的檔案管理部門的會計憑證保存最早要追溯到上個世紀(jì)六、七十年代，還有一些合并院校的會計檔案。這些超期保存的紙質(zhì)會計檔案不僅占據(jù)了大量儲存空間，塵封在擱置架上無人利用，還造成了資源浪費。因此，新《會計檔案管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀”。

監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項制度。原《會計檔案管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。對單位的、國家機關(guān)的、財政部門三個不同層次的檔案管理部門銷毀檔案的程序作了具體規(guī)定。而新的《檔案管理辦法》把財政部門和審計部門等平行的不相統(tǒng)屬的機構(gòu)派員監(jiān)銷的規(guī)定去掉，同時進(jìn)一步強調(diào)了單位內(nèi)部鑒定監(jiān)銷檔案的程序，即“單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章”。把鑒定銷毀檔案的工作重點放在本單位內(nèi)部，加強了有業(yè)務(wù)聯(lián)系的單位內(nèi)部的工作協(xié)調(diào)和責(zé)任監(jiān)督機制。

四、調(diào)整了會計檔案的保管期限

由于國家檔案局對機關(guān)和企業(yè)文件材料的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）分別將企業(yè)管理類檔案和機關(guān)文書檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。與此相適應(yīng)的，財政部和國家檔案局在新發(fā)布的《會計檔案管理辦法》中，將會計檔案的保管期限由原來的3年、5年、10年、15年、25年五種期限調(diào)整為10年和30年，將保管期限是15年和25年統(tǒng)一規(guī)定為30年。這就和企業(yè)管理類檔案和機關(guān)文書類檔案的保管期限同步了。這樣的調(diào)整將有利于在今后的經(jīng)濟(jì)活動過程中提供相應(yīng)的憑證，在時效性上有了保證。

新的《會計檔案管理辦法》對會計檔案保管期限的調(diào)整，更加有利于我們解決一些日常的實際問題，如一些檔案雖然到了保管期限，但在債權(quán)債務(wù)未結(jié)清之前仍起到憑證作用；不同的單位之間、單位與個人之間的勞務(wù)糾紛、債權(quán)債務(wù)糾紛以及不動產(chǎn)的糾紛等。目前即使沒有可以銷毀的電子會計檔案，隨著電子化會計檔案的增多，紙質(zhì)會計檔案所占空間的增長速度也會大大減慢。會計檔案數(shù)字化處于剛剛起步階段，目前我們還未涉及銷毀電子化會計檔案。所以，隨著會計檔案的電子化和數(shù)字化管理，其占空間小、傳輸快、便于操作等優(yōu)點也會日漸突出。

五、意義

一是新的《會計檔案管理辦法》調(diào)整的重點是對電子會計檔案的管理?？隙穗娮訒嫏n案的法律效力，今后高校會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以逐步實現(xiàn)電子化運作，將大大推動會計檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程，為高校乃至全社會的經(jīng)濟(jì)活動中電子憑證的推廣起到促進(jìn)作用。

二是有利于促進(jìn)形成便捷、高效、節(jié)能的管理模式。新的《會計檔案管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)而直接以電子化的形式歸檔保存，制定和完善了銷毀流程。目前電子化會計檔案剛剛起步，所涉及到的銷毀會計檔案也只能是紙質(zhì)為主。歸檔的是電子化的、銷毀的是紙質(zhì)的，不僅大大節(jié)約了人力、物力，還釋放了空間，降低了保管的成本。

三是有利于推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化。會計檔案為高校的發(fā)展起著提供經(jīng)濟(jì)預(yù)算數(shù)據(jù)、預(yù)訂下一步發(fā)展目標(biāo)、科學(xué)決策未來的重大使命，為本單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐以及保管全校師生經(jīng)濟(jì)活動軌跡的重大任務(wù)。新的《會計檔案管理辦法》的發(fā)布，將有力地促進(jìn)會計檔案數(shù)字化管理的步伐，促進(jìn)會計檔案向著便捷、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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