淺議房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)也在隨之發(fā)展，人均收入的提高使得房產(chǎn)交易與日俱增，因而對(duì)房產(chǎn)檔案管理的需要也就變得更為迫切，如何做好房地產(chǎn)檔案的管理工作，就給我們房產(chǎn)工作者提出了一定的要求，現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理必須要緊跟時(shí)代的潮流，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，以應(yīng)對(duì)量更多、面更廣以及變更頻繁的房產(chǎn)檔案，本文將基于我國(guó)房產(chǎn)檔案管理的特征，探討房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的可行性，并提出相應(yīng)的建議和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；建議

房地產(chǎn)行業(yè)當(dāng)前備受國(guó)家關(guān)注，城市的發(fā)展離不開(kāi)房地產(chǎn)行業(yè)，因此，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，就需要我們房產(chǎn)檔案管理工作者提出新思路，以應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)管理模式難以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要的問(wèn)題，傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理模式多為紙張房產(chǎn)檔案，不僅占據(jù)空間、不便于查找，還存在著難以較好保存以及浪費(fèi)紙張的問(wèn)題，在應(yīng)對(duì)當(dāng)下的房產(chǎn)交易時(shí)，便有些捉襟見(jiàn)肘，不符合當(dāng)前科技化、信息化的時(shí)代潮流。

如何合理利用好當(dāng)下的科技手段以及信息化的大環(huán)境為房產(chǎn)檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，對(duì)我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展而言，有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的積極意義，將房產(chǎn)檔案數(shù)字化，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、查找等各類操作，將有利于形成一個(gè)完善、有序地檔案信息管理模式，方便人們及時(shí)查閱，實(shí)現(xiàn)資源共享。

一、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理手段多為手工完成，勉強(qiáng)能夠滿足日常的檔案查找需求，但無(wú)法做到收集入庫(kù)，資源共享困難，已然無(wú)法做到進(jìn)一步完善檔案管理模式，因而，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為房產(chǎn)檔案管理提出了新的可能，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及當(dāng)下信息化的大環(huán)境，可以使房產(chǎn)檔案的利用率達(dá)到最大限度，促進(jìn)了房產(chǎn)檔案的資源共享，為房產(chǎn)檔案管理者節(jié)省了大量寶貴的時(shí)間，同時(shí)，房產(chǎn)檔案管理者還能夠利用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行歸納、整理，使產(chǎn)籍登記、統(tǒng)計(jì)、編目、打印等程序變得更為方便、快捷、高效。

房產(chǎn)檔案管理在模式上數(shù)字化的同時(shí)，還需要對(duì)房產(chǎn)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，網(wǎng)絡(luò)管理本質(zhì)上和傳統(tǒng)管理是一樣的，變化主要在于網(wǎng)絡(luò)管理的先進(jìn)性，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理將不在利用傳統(tǒng)管理中心的載體以及人力上的投入，其變化主要體現(xiàn)在載體和服務(wù)方面，數(shù)字化管理仍需要結(jié)合傳統(tǒng)的管理模式建立，檔案實(shí)體仍需作為原始證據(jù)保存入庫(kù)，在此基礎(chǔ)上，建立數(shù)字檔案以方便查閱使用。

房產(chǎn)檔案管理式服務(wù)于社會(huì)的，為滿足社會(huì)需求而存在的，因而房產(chǎn)檔案管理存在的意義就是服務(wù)于人，建立數(shù)字檔案，有利于整合傳統(tǒng)管理模式中的各類資源，從而形成一個(gè)新的信息系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造有利環(huán)境，在節(jié)省服務(wù)時(shí)間的同時(shí)，提高了資源利用效率。

房產(chǎn)檔案管理內(nèi)容是多樣化的，形式也是多樣化的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化就是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行數(shù)字化、圖像化的處理，以方便人們?cè)诰W(wǎng)上能夠快速查閱確認(rèn)相應(yīng)信息，而當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)管理模式僅僅停留在確認(rèn)檔案的功能上，不具備實(shí)用價(jià)值，也就是說(shuō)無(wú)法做到真正的為人服務(wù)的目的，真正意義上的房產(chǎn)檔案管理是多方面服務(wù)于人的，是一種多元化的服務(wù)方式，利用這一服務(wù)方式，為受服務(wù)者提供一個(gè)良好的交流平臺(tái)。

二、怎樣進(jìn)行房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理主要有三方面工作要做，即檔案原件的管理、檔案的掃描以及數(shù)字化檔案的管理，檔案掃描是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，必定要先將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案掃描正是這樣一步工作，隨著當(dāng)下科技的發(fā)展，硬件設(shè)施的不斷進(jìn)步，當(dāng)前的智能手機(jī)已經(jīng)能夠基本滿足檔案掃描的需要，而且當(dāng)先智能手機(jī)的普及，使得檔案掃描變得更為方便快捷，更有利于檔案餓存儲(chǔ)和查閱。

檔案數(shù)字化管理是基于經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益而開(kāi)展的，因而是為應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展需求而展開(kāi)，與社會(huì)同步發(fā)展。建立一個(gè)完整的管理體系是房展檔案管理的最基本要素，如何建立完善的檔案管理體系，就需要對(duì)數(shù)字化房產(chǎn)檔案從產(chǎn)生到永久保存乃至最后的銷毀這整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全程管理，充分利用好各部分資源，做好收集整理、歸納利用等等一系列工作，并做好檔案管理的銜接工作，實(shí)現(xiàn)資源共享，將工作效率最大化。

數(shù)字化檔案的管理是基于傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展而來(lái)，本質(zhì)上仍然應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持原始結(jié)構(gòu)不變，在內(nèi)容上、形式上進(jìn)行數(shù)字化處理，保證檔案的一致性和真實(shí)性，確保檔案內(nèi)容齊全，結(jié)構(gòu)信息完善。

檔案的存在目的在于方便人們查閱使用，因此如何方便快捷的查閱到所需要的檔案，是檔案管理人員需要做好的工作，數(shù)字化管理同樣需要堅(jiān)持檔案使用方便的原則，同時(shí)，數(shù)字化處理后的檔案經(jīng)過(guò)壓縮、傳輸?shù)鹊纫幌盗胁僮骱笕孕枰邆漭^高的識(shí)別度，保證內(nèi)容的真是完整，確保用戶能夠隨時(shí)隨地查閱檔案、使用檔案，也方便多部門同時(shí)查閱檔案資料。

檔案管理的另一大重要因素便是安全、保密性，因此必須采取措施保證檔案的安全，防止檔案缺失，無(wú)論數(shù)字檔案還是傳統(tǒng)檔案，安全都是首要因素。

三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建議

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理需要建設(shè)起一整套完善、科學(xué)的體系，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，這就要求我們需要提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任，積極創(chuàng)造有利條件，循序漸進(jìn)，建立起完整的房產(chǎn)檔案管理體系。

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)在于方便查閱，能夠提高工作效率，要想實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化，首先必須要從思想認(rèn)識(shí)高度重視，充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案信息資源的重要意義。同時(shí)根據(jù)當(dāng)前我國(guó)房產(chǎn)檔案的現(xiàn)狀，分步實(shí)施方案，以應(yīng)對(duì)與日俱增的房產(chǎn)檔案信息，設(shè)計(jì)出合理的建檔流程，對(duì)當(dāng)前急需的檔案采取優(yōu)先入檔的政策，以保證其日常使用的需求。

要嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案局關(guān)于電子檔案制定的標(biāo)準(zhǔn)，制定出一套適合房產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和指導(dǎo)房產(chǎn)檔案管理工作，建造出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化平臺(tái)。同時(shí)還要明確檔案數(shù)字化的適用范圍以及查閱權(quán)限，保證檔案的保密性以及安全性。

檔案的管理始終是以人為基礎(chǔ)進(jìn)行的，因此要加強(qiáng)對(duì)人才方面的培養(yǎng)，建立一支多種人才的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)當(dāng)下房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的需要。

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作者簡(jiǎn)介：姚愛(ài)華（1977），女，漢族，黑龍江泰來(lái)縣人，本科，現(xiàn)館員，進(jìn)副高職檔案類。