依托中央采購(gòu)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)南京 地鐵物資全流程管理

摘 要：物資管理對(duì)有效合理控制地鐵運(yùn)營(yíng)成本增長(zhǎng)至關(guān)重要。本文介紹了中央采購(gòu)平臺(tái)的項(xiàng)目背景、建設(shè)目標(biāo)，以及南京地鐵依托于中央采購(gòu)平臺(tái)的搭建，實(shí)現(xiàn)了南京地鐵物資全流程管理，全面提升物資管理水平和保障地鐵安全。

關(guān)鍵詞：地鐵物資 中央采購(gòu)平臺(tái)

中圖分類號(hào)：F252 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）04（c）-025-03

1 項(xiàng)目背景

目前南京地鐵運(yùn)營(yíng)公司招標(biāo)采購(gòu)事業(yè)部負(fù)責(zé)南京地鐵7條線運(yùn)營(yíng)物資的采購(gòu)及庫(kù)存管理相關(guān)業(yè)務(wù)，涵蓋供應(yīng)鏈端的七個(gè)環(huán)節(jié)（見(jiàn)表1）。

南京地鐵物資全流程管理共涉及5個(gè)系統(tǒng)，包括網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)、EAM系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、集團(tuán)OA系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)OA系統(tǒng)（見(jiàn)圖1）。合同管理系統(tǒng)可支持小部分合同管理的功能，EAM系統(tǒng)可支持部分采購(gòu)執(zhí)行、庫(kù)存管理和供應(yīng)商結(jié)算的功能，而對(duì)于采購(gòu)尋源和供應(yīng)商管理，幾乎無(wú)系統(tǒng)支持，基本由手工線下操作，目前缺乏與外部供應(yīng)商交互、可在線監(jiān)管追溯的一體化的信息管理平臺(tái)，存在潛在人工操作風(fēng)險(xiǎn)，難以發(fā)揮監(jiān)管效果，且溝通成本較高。同時(shí)，這5個(gè)系統(tǒng)之間無(wú)任何集成接口，信息化孤島現(xiàn)象較為嚴(yán)重，如涉及系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互，需通過(guò)手工數(shù)據(jù)導(dǎo)出和錄入方式實(shí)現(xiàn)。

基于目前物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，秉承“公平、公正、公開”三公原則，南京地鐵搭建了中央采購(gòu)平臺(tái)，推進(jìn)供應(yīng)鏈前端在線管理，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)合規(guī)、陽(yáng)光，主要功能包括尋源管理、供應(yīng)商管理、主數(shù)據(jù)管理以及部分采購(gòu)執(zhí)行四個(gè)業(yè)務(wù)域功能，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)間集成規(guī)劃打通物資管理相關(guān)的6個(gè)系統(tǒng)（見(jiàn)圖2），實(shí)現(xiàn)物資管理全業(yè)務(wù)鏈的跨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

2 建設(shè)目標(biāo)

南京地鐵結(jié)合目前物資管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，利用與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的集成和整合，建設(shè)了一個(gè)門戶，兩個(gè)體系的中央采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)公司一體化采購(gòu)管理，發(fā)揮供應(yīng)商協(xié)同優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)管控與監(jiān)督能力，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)，從而降低采購(gòu)成本，有效合理控制運(yùn)營(yíng)成本增長(zhǎng)。一個(gè)門戶是將運(yùn)營(yíng)公司分散、無(wú)序的采購(gòu)信息披露渠道進(jìn)行整合和統(tǒng)一，建立采購(gòu)平臺(tái)門戶網(wǎng)站；兩個(gè)體系分別為：“采購(gòu)供應(yīng)鏈體系”及“供應(yīng)商協(xié)同管理體系”。

3 南京地鐵物資全流程管理

3.1 主數(shù)據(jù)管理

以往的物料信息由各生產(chǎn)中心線下申報(bào)，招標(biāo)事業(yè)部審核后統(tǒng)一錄入EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)。中央采購(gòu)平臺(tái)改變了傳統(tǒng)模式，將物料主數(shù)據(jù)的新增、修改業(yè)務(wù)全部搬至線上，編碼體系固化于系統(tǒng)，所有審核環(huán)節(jié)系統(tǒng)留痕，職責(zé)落實(shí)到人，避免一物多碼、一碼多物，從而提高物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量，有助于物資全流程管理。

3.2 供應(yīng)商管理

采購(gòu)質(zhì)量管理對(duì)于供應(yīng)鏈服務(wù)水平起著至關(guān)重要的決定作用，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商閉環(huán)管理機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)的。中央采購(gòu)平臺(tái)改變了傳統(tǒng)的碎片式管理，建成了一套完整的供應(yīng)商準(zhǔn)入、維護(hù)、考核、分級(jí)、退出的閉環(huán)管理機(jī)制。在供應(yīng)商生命周期管理的不同階段，采用SMART原則，統(tǒng)一并規(guī)范供應(yīng)商管理辦法，打造健康可持續(xù)的供應(yīng)商管理生態(tài)圈，形成供應(yīng)商良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保證采購(gòu)服務(wù)質(zhì)量，降低供應(yīng)鏈成本。

3.3 采購(gòu)計(jì)劃

南京地鐵備件、工器具采購(gòu)申請(qǐng)采取年度申報(bào)為主，月度補(bǔ)充申報(bào)為輔，通用耗材采取月度申報(bào)，在EAM系統(tǒng)中完成。由招標(biāo)采購(gòu)事業(yè)部采購(gòu)人員根據(jù)物資屬性、需求時(shí)間，結(jié)合采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，在EAM系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行任務(wù)劃分，打包生成采購(gòu)任務(wù)，通過(guò)系統(tǒng)協(xié)同轉(zhuǎn)為中央采購(gòu)平臺(tái)的詢價(jià)單。

3.4 采購(gòu)尋源

尋源管理在中央采購(gòu)平臺(tái)上實(shí)施，系統(tǒng)根據(jù)不同的參數(shù)設(shè)置配置不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，以適應(yīng)不同的采購(gòu)方式（見(jiàn)表2）。通過(guò)差異化管控設(shè)計(jì)，針對(duì)不同采購(gòu)尋源業(yè)務(wù)細(xì)分管控側(cè)重點(diǎn)，優(yōu)化審批流程，兼顧風(fēng)險(xiǎn)管控與效率提升。同時(shí)為響應(yīng)國(guó)資委針對(duì)尋源采購(gòu)全過(guò)程明確責(zé)任人、提高透明及監(jiān)管能力的要求，以及“公平、公正、公開”的采購(gòu)準(zhǔn)則，中央采購(gòu)平臺(tái)充分體現(xiàn)三項(xiàng)陽(yáng)光舉措，具體如下。

（1）落實(shí)“三公”原則。公平：符合條件，機(jī)會(huì)均等；公正：充分競(jìng)爭(zhēng)，獎(jiǎng)懲分明；公開：“3+1”內(nèi)外部監(jiān)控及督查。

（2）業(yè)務(wù)在線留痕：管控環(huán)節(jié)在線審批；業(yè)務(wù)操作在線留痕；業(yè)務(wù)文件線上管理。

（3）夯實(shí)多方監(jiān)管：招標(biāo)代理監(jiān)管；評(píng)委會(huì)監(jiān)管。

3.5 采購(gòu)執(zhí)行

尋源業(yè)務(wù)結(jié)束，采購(gòu)合同簽訂后，在中央采購(gòu)平臺(tái)生成合同清單，供應(yīng)商按照合同約定進(jìn)行送貨。供應(yīng)商可以通過(guò)送貨管理模塊中的合同清單生成送貨清單并預(yù)約送貨時(shí)間。倉(cāng)庫(kù)人員可以根據(jù)系統(tǒng)中送貨申請(qǐng)，合理制定收貨計(jì)劃，做好倉(cāng)庫(kù)人員排班、庫(kù)位安排、設(shè)備準(zhǔn)備、專業(yè)驗(yàn)收人員預(yù)約等工作。通過(guò)事先計(jì)劃，統(tǒng)籌安排，集中到貨現(xiàn)象可有效避免，從而可以降低倉(cāng)庫(kù)用工人數(shù)，節(jié)約用人成本。另一方面，供應(yīng)商可通過(guò)送貨臺(tái)帳進(jìn)行備貨管理，從而有效避免目前由于分批送貨經(jīng)常出現(xiàn)的少貨、重復(fù)送貨的現(xiàn)象。同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)線上進(jìn)行專業(yè)驗(yàn)貨預(yù)約，系統(tǒng)留痕，提高物資驗(yàn)收入庫(kù)實(shí)效性，驗(yàn)貨審批系統(tǒng)留痕，將驗(yàn)收責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，縮短入庫(kù)周期。

3.6 支付管理

物資入庫(kù)后，供應(yīng)商可以登陸中央采購(gòu)平臺(tái)查看送貨臺(tái)帳選取送貨批次，生成電子發(fā)票，核對(duì)金額，提交付款申請(qǐng)，并嚴(yán)格依照電子發(fā)票金額開具紙質(zhì)發(fā)票。招標(biāo)采購(gòu)事業(yè)部，將根據(jù)入庫(kù)情況、合同簽訂支付條款，制定付款計(jì)劃，在系統(tǒng)中核準(zhǔn)付款申請(qǐng)。最終合同管理中的支付情況傳遞至中央采購(gòu)平臺(tái)，供應(yīng)商可查看。根據(jù)實(shí)際發(fā)生的入庫(kù)記錄生成電子發(fā)票，將會(huì)減少報(bào)銷人員對(duì)入庫(kù)單據(jù)、發(fā)票匹配、復(fù)核的工作量；同時(shí)有效避免了供應(yīng)商開據(jù)的發(fā)票因四舍五入問(wèn)題造成與系統(tǒng)金額不符而無(wú)法財(cái)務(wù)計(jì)帳的情況，中央采購(gòu)平臺(tái)支付模塊對(duì)目前的報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化，大大提高報(bào)銷工作效率。

3.7 庫(kù)存管理

所有物資驗(yàn)收合格后，在中央采購(gòu)平臺(tái)確認(rèn)，自動(dòng)觸發(fā)EAM系統(tǒng)的入庫(kù)，轉(zhuǎn)為庫(kù)存物資。EAM系統(tǒng)進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理，盤點(diǎn)管理，以及出庫(kù)管理。目前南京地鐵物資出庫(kù)采取兩種模式：（1）工器具的領(lǐng)用，由于可以重復(fù)使用，以“材料申請(qǐng)”方式領(lǐng)用，物資一旦從物資總庫(kù)領(lǐng)用，記入財(cái)務(wù)維修成本；（2）工器具以外的其他物資，以“二級(jí)庫(kù)調(diào)撥”方式領(lǐng)用，物資從物資總庫(kù)領(lǐng)用時(shí)，不記入財(cái)務(wù)維修成本，待實(shí)際維修發(fā)生時(shí)，通過(guò)“工單領(lǐng)料”從二級(jí)庫(kù)領(lǐng)用，記入財(cái)務(wù)維修成本，一方面使材料消耗與維修作業(yè)掛鉤，維修成本寫實(shí)，另一方面，物資放在現(xiàn)場(chǎng)，方便應(yīng)急使用。

4 結(jié)語(yǔ)

中央采購(gòu)平臺(tái)從2016年底正式上線，目前還處于試運(yùn)行階段。通過(guò)搭建中央采購(gòu)平臺(tái)的契機(jī)，南京地鐵打通了物資管理相關(guān)系統(tǒng)的通道，實(shí)現(xiàn)了南京地鐵物資全流程管理，全面打造了“需求提報(bào)、采購(gòu)協(xié)同；信息共享、物流協(xié)同；倉(cāng)庫(kù)作業(yè)、財(cái)務(wù)協(xié)同”南京地鐵供應(yīng)鏈管理模式，徹底改變了行業(yè)中傳統(tǒng)的供應(yīng)商關(guān)系，實(shí)現(xiàn)協(xié)同性更高、響應(yīng)速度更快、成本更低的協(xié)同式供應(yīng)鏈管理模式。

參考文獻(xiàn)

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