淺談疾控檔案信息化管理和發(fā)展的重要性

許檬珺

摘要：為進(jìn)一步加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，不斷適應(yīng)檔案工作的新局面。只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能在新形勢(shì)下開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。做好檔案管理工作，不斷增強(qiáng)檔案科技創(chuàng)新能力和實(shí)力，推動(dòng)檔案工作和信息網(wǎng)絡(luò)深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案工作向數(shù)字化時(shí)代的轉(zhuǎn)型升級(jí)。對(duì)公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的科學(xué)決策和長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu)；檔案；信息化管理

檔案是在各項(xiàng)工作中形成的，各種形式和載體的歷史紀(jì)要，是對(duì)工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。檔案工作具有總結(jié)、借鑒、指導(dǎo)的作用，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作。而相對(duì)于地級(jí)市公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)也需要不斷提升疾病預(yù)防控制工作能力和服務(wù)水平，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)以及公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理。作為大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息資源管理系統(tǒng)中重要的一環(huán)，根據(jù)公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的職能特點(diǎn)，大力發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于推動(dòng)檔案管理具有深遠(yuǎn)意義。本文將著重指出如何更好的適應(yīng)新形勢(shì)，將其引入到傳統(tǒng)檔案管理模式中.使檔案與信息得到更好的管理與利用，及推動(dòng)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行探討。

一、疾控檔案管理的歷史

長久以來，人們認(rèn)為疾控中心的主要工作是疾病預(yù)防與控制，忽略了檔案的建設(shè)與管理工作。隨著疾病預(yù)防控制體系建設(shè)的深入開展，疾控中心的業(yè)務(wù)工作得到極大拓展，檔案資源發(fā)揮越來越重要的作用，而原先的手工管理紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化的檔案管理需求。檔案信息化管理的出現(xiàn)，使得檔案管理不斷的升級(jí)進(jìn)步，由原來傳統(tǒng)的手工檔案管理逐步走向信息化管理的道路。如何抓住疾控檔案管理信息化建設(shè)的機(jī)遇，及時(shí)妥善保管處理各部門形成的大量工作、基建、科教文件和數(shù)碼照片、儀器設(shè)備等檔案材料，變得迫在眉睫。

二、疾控檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理模式落后，意識(shí)薄弱

事業(yè)單位的發(fā)展不僅要與時(shí)俱進(jìn)，還要利用有效的信息化設(shè)備。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適用當(dāng)前信息快速獲取的需求。檔案材料是極其重要的歷史資料，也是不可多得的學(xué)習(xí)、研究素材，既往的檔案管理人員在收集檔案資料進(jìn)行整理編排時(shí)，多采用手工的方式，這種工作方式需要很多時(shí)間和精力，效率低下。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，它是對(duì)傳統(tǒng)管理模式與思維領(lǐng)域的一種大的突破，但之前有較多檔案管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，阻礙了檔案管理的變革，影響了檔案管理的效率。如何對(duì)檔案材料進(jìn)行更加專業(yè)、有序、快速的歸檔應(yīng)引起管理者的深思。

（二）檔案利用局限化、功能單一化

通過對(duì)大量的紙質(zhì)化檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)和管理后，能夠利用大數(shù)據(jù)對(duì)疾病預(yù)防控制中心的管理發(fā)展情況、當(dāng)?shù)氐募膊∏闆r等進(jìn)行分析與預(yù)測(cè)。但是檔案管理的落后，使得大數(shù)據(jù)系統(tǒng)無法完善建立，疾控檔案室保存著各類檔案資料，卻不能充分發(fā)揮檔案資源的作用，檔案資源的利用變得局限化。目前檔案室除了單純的檔案整理與保存外并沒有其他功能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足公共衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案資源的需求，需要從檔案管理信息化著手，真正發(fā)揮檔案資源的作用。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化屬于起步階段，相關(guān)檔案管理軟件比較缺乏，全國大部分疾控中心尚未實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，因此我單位也迫切需要改善檔案室功能單一化的格局。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的措施

（一）規(guī)范檔案信息管理制度

由于檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用處于起步階段，整個(gè)疾控檔案管理系統(tǒng)根據(jù)人員的權(quán)限，設(shè)定了密級(jí)界定來確保檔案的安全保密工作。根據(jù)各部門的分工條線，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)分為兩大類，疾控業(yè)務(wù)資料和中心檔案室。各部門檔案管理員在各自的全宗卷中進(jìn)行材料錄入，充分保障了檔案信息的完整歸檔，在做好文書檔案工作的同時(shí)，還注重了科教檔案、影音資料等電子文件檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資料在載體和門類上的齊全完整。同時(shí)在依據(jù)充分的前提下提出相關(guān)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算申請(qǐng)，配備完善的信息化硬件設(shè)施，如掃描儀、高拍儀、檔案柜等，提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理水平全面提升。

（二）強(qiáng)化檔案信息管理意識(shí)

進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，在圍繞中心上統(tǒng)籌謀劃，在服務(wù)大局中盡責(zé)有為，使之成為每一個(gè)部門、每一位檔案工作者的政治自覺和政治使命。疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)對(duì)疾控檔案管理的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，但在制度和管理層面仍需進(jìn)一步加強(qiáng)重視。通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作自上而下的組織領(lǐng)導(dǎo)，采取講座、培訓(xùn)、會(huì)議等多種形式，加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳。通過有效的機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)保障檔案工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，構(gòu)建齊抓共管、人人重視的工作格局。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

培養(yǎng)亟需的高層次、高技能人才，充分發(fā)揮他們的核心和骨干作用。疾控檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，以信息化角度而言對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的歸納與管理的專業(yè)性也較強(qiáng)。目前，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理員大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和技能。我單位為適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作，檔案管理工作人員除了采用自學(xué)的方式，還參加各類專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育項(xiàng)目、參加高校的檔案管理研修班。通過多種形式全面提高檔案管理人員信息知識(shí)、信息意識(shí)和信息道德等，力爭掌握更先進(jìn)的信息技術(shù)，加大培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)、科教業(yè)務(wù)又熟知公共衛(wèi)生專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。

（四）創(chuàng)建星級(jí)檔案工作單位

2015年，以市檔案局做好創(chuàng)建五星級(jí)檔案工作單位為契機(jī)，我單位開發(fā)了檔案信息管理系統(tǒng)，著重針對(duì)2003年以來至2015年形成的檔案進(jìn)行全面清理整改，實(shí)現(xiàn)以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向網(wǎng)絡(luò)信息模式管理的轉(zhuǎn)變，使中心檔案的管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化。單位領(lǐng)導(dǎo)將業(yè)務(wù)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)班子議事日程，建立起有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定了一系列管理機(jī)制和措施，并對(duì)各部門提出明確要求：每個(gè)部門都有分管檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)所在部門的檔案收集、整理、掃描、網(wǎng)上信息錄入、編目、立卷、移交等工作。

四、未來新技術(shù)下檔案發(fā)展新局面

檔案文件“掌”中開放式管理?！罢啤敝傅氖歉鞣N移動(dòng)設(shè)備，即通過開發(fā)智能客戶端擴(kuò)大檔案主動(dòng)利用及管理途徑。由第三方開發(fā)人員基于接口信息開發(fā)任何創(chuàng)新型的手機(jī)客戶端軟件供公眾使用。用戶只需要去安卓或者蘋果應(yīng)用商店下載安裝特定的疾控檔案應(yīng)用手機(jī)客戶端軟件，便可感受物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合帶來的檔案利用便利。將移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)通道開啟后，檔案管理人員利用開發(fā)的檔案管理手機(jī)客戶端軟件便可以進(jìn)行“掌”中便捷檔案管理。物聯(lián)網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響是顛覆性的，它是對(duì)傳統(tǒng)管理模式與思維領(lǐng)域的一種大的突破，相信在不久地將來它的成熟與發(fā)展也將為檔案管理帶來了質(zhì)的變化與提升。

五、科學(xué)化和信息化管理疾控檔案的意義

為進(jìn)一步加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，不斷適應(yīng)檔案工作的新局面。只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能在新形勢(shì)下開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。做好檔案管理工作必須全面利用信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷增強(qiáng)檔案科技創(chuàng)新能力和實(shí)力，推動(dòng)檔案工作和信息網(wǎng)絡(luò)深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案工作向數(shù)字化時(shí)代的轉(zhuǎn)型升級(jí)?？茖W(xué)規(guī)范的信息化檔案管理，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果來不斷適應(yīng)新形勢(shì)。要逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，充分激發(fā)他們的工作熱情，利用檔案資源共享的優(yōu)勢(shì)，為現(xiàn)代化疾控中心建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

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