“活動”失蹤了嗎？

高媛 朱煥

聽說研讀《PMBOK指南》第6版的同學們都在議論，不少“活動”從新版失蹤了，真是這樣嗎？“活動”在項目管理中如此重要，為什么會在新版失蹤呢？ 筆者決定一探究竟。

背景：“活動”是什么？

根據(jù)《PMBOK指南》，“活動”（Activity）是在項目進度計劃所列，并在項目過程中實施的工作組成部分?！盎顒印弊钤绯霈F(xiàn)在定義活動過程中，作為對項目工作進行估算、規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控的基礎。以房屋裝修項目的WBS為例（見圖1）。其中的工作包“1.2.2.2客廳”，在定義活動過程中可被進一步分解為檢查墻面、封固墻面、找平處理、粉刷墻漆等活動。就像細胞是人體的基本構(gòu)成單位，活動是項目的基本構(gòu)成單位。因此，“活動”失蹤了，對項目管理工作者而言可是件大事。

案情：哪些“活動”失蹤了？

究竟哪些“活動”失蹤了？本著專業(yè)“探員”的態(tài)度，筆者仔細盤點《PMBOK指南》第5版和第6版中與“活動”最為相關的知識領域，包括第5版的項目時間管理、項目成本管理、項目人力資源管理，第6版的項目進度管理、項目成本管理和項目資源管理。從這些知識領域的名稱，可以看出兩個顯著的變化：一是為了明確管理對象是項目進度而非時間，將“項目時間管理”變更為“項目進度管理”；二是為了同時關注團隊資源和實物資源，將“項目人力資源管理”變更為“項目資源管理”。

筆者發(fā)現(xiàn)，第6版中存在兩類“活動”失蹤。第一類是“搬家”，即“活動”并沒有消失，只是挪了地方?！肮浪慊顒淤Y源過程”就屬于這種情況。該過程從項目時間管理知識領域移至項目資源管理知識領域。第二類是“消失”，即第5版某些地方出現(xiàn)的“活動”二字，在第6版已不見蹤影。例如，第5版中的“活動成本估算”，在第6版中是“成本估算”。與第二類失蹤情況有關的過程有：估算活動資源、估算活動持續(xù)時間和估算成本（見表1）。

調(diào)查：為什么會“搬家”？

在第5版中，把估算活動資源過程放在項目時間管理知識領域，實屬無奈之舉。一方面，對于項目所需資源，第5版不可能用項目人力資源管理知識領域關注實物資源；另一方面，估算活動資源中，除人力資源外，必須同時估算實物資源。

在第6版中，項目資源管理知識領域同時顧及人力資源和實物資源，使估算活動資源過程有了本該屬于它的“家”。因此，“搬家”實際上是“回家”，屬于對以往考慮不周的糾正。

調(diào)查：為什么會“消失”？

從故意刪去“活動”二字來推斷，第6版的編寫者有意淡化“活動”這個落腳點，使那三個規(guī)劃過程不再局限于“活動”層面，而是還包括工作包、控制賬戶乃至整個項目層面的資源、持續(xù)時間或成本估算?；顒訉用娴墓浪阕鳛槠鹗键c，當然沒問題；但是，如果把它作為落腳點，容易誤導人們“只見樹木，不見樹林”。

對資源、持續(xù)時間或成本進行估算，不局限于活動層面，至少有以下三大好處：有利于活動之間的協(xié)調(diào)，有利于考慮各活動共同的制約因素，有利于盡早把握全局。

（1）有利于活動之間的協(xié)調(diào)

雖然活動可以分開規(guī)劃和執(zhí)行，但相互之間需要有效協(xié)調(diào)，包括資源協(xié)調(diào)、時間協(xié)調(diào)和成本協(xié)調(diào)。以圖1所示的房屋裝修項目為例。

工作包“1.2.2.2客廳”和“1.2.2.1臥室”都有“粉刷墻漆”這項活動（“1.2.2.1臥室”分解的活動，在圖1中被省略了）。客廳的粉刷墻漆需要1個工人、2把刷子和2桶墻漆，臥室的粉刷墻漆需要1個工人、3把刷子和3桶墻漆。如果只局限在活動層面進行資源估算，總共需要2個工人、5把刷子和5桶墻漆。顯然，這種估算方法沒有考慮這種情況：只要這兩個活動不是完全并行開展，工人、刷子這兩種資源，可以由客廳和臥室的粉刷墻漆活動共享。為了考慮可能的資源共享，需要在WBS更高層次的“1.2.2墻壁”這個組件上進行資源估算。

活動之間的資源共享，也會對活動時間估算和成本估算產(chǎn)生實質(zhì)性影響。例如，隨著熟練程度提高，后續(xù)粉刷墻漆的持續(xù)時間相應減少；集中批量采購各活動共用的油漆，多個活動分攤刷子成本，使單個粉刷墻漆活動的成本降低。所以，估算持續(xù)時間和成本，都不能局限于活動層面。

（2）有利于考慮各活動共同的制約因素

在項目上，可能存在預先確定的資源、時間或成本限制。例如，整個項目的可用資金只有10萬元，只有5個工人可用，必須在1個月內(nèi)完成。這種情況下，無論是估算資源、持續(xù)時間或成本，都不能局限于活動層面。否則，各活動所需的資源、持續(xù)時間或成本匯總，很可能超出既定限制。

在估算時，需要先理出每個活動可分配資源、時間或成本數(shù)量的上限，再協(xié)調(diào)各活動的資源需求、持續(xù)時間估算或成本估算，使它們既具有可行性，又不突破總量限制。當然，這三個總量限制不能同時存在，最多只能同時存在兩個。

（3）有利于盡早把握全局

在估算資源、持續(xù)時間或成本時，之所以不能局限于活動層面，其目的是為了盡早把握項目資源需求、持續(xù)時間估算或成本估算的全局，防止在開展估算時“只見樹木不見樹林”。

雖然將通過后續(xù)的制定進度計劃過程（項目進度管理知識領域），最終確定項目持續(xù)時間；通過后續(xù)的制定預算過程（項目成本管理知識領域），最終確定項目成本預算；但是如果估算活動資源、持續(xù)時間或成本時不考慮全局，這兩個后續(xù)過程將很難有效開展。

調(diào)查：為什么是“估算成本”？

仔細審查一下存在“活動”失蹤的三個過程：估算活動資源，估算活動持續(xù)時間和估算成本。其中，前兩個過程的名稱中都有“活動”二字，后一個過程卻沒有。這究竟是什么原因呢？

經(jīng)過仔細分析，筆者做出如下推斷：“估算成本過程”既可以在項目規(guī)劃階段的早期用于估算整個項目的近似成本，又可在中后期用于更準確地估算活動、工作包和項目成本。按照第6版的思路，首先，在項目啟動階段通過制定項目章程過程，規(guī)定“預先批準的財務資源”，即項目發(fā)起人打算花多少錢；然后，在項目規(guī)劃階段的早期（“活動”還未出現(xiàn)時）用估算成本過程，估算項目大概需要花多少錢；接著，在項目規(guī)劃階段的中后期，通過估算成本過程，更準確地確定各活動、各工作包和整個項目的成本。如果只用于規(guī)劃階段的中后期，其名稱的確應為“估算活動成本”。

其實，在《PMBOK指南》第6版中，那些“活動”并未真的失蹤，而是包含在變更后的、外延更廣的內(nèi)容中了，與第5版并沒有實質(zhì)性沖突。第5版其實已隱含這個觀念：“估算時不能局限于活動層面”，第6版只是在明確闡述的同時，完善和發(fā)展了這一觀念。