淺談加強(qiáng)企業(yè)合同管理 防控化解法律風(fēng)險(xiǎn)

胡櫻

摘 要：合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，本文闡述了合同管理中存在的主要問(wèn)題，合同管理應(yīng)遵循的基本原則和采取的有效控制措施，明確了加強(qiáng)對(duì)合同系統(tǒng)性、全過(guò)程、全崗位和動(dòng)態(tài)性的管理，有利于企業(yè)防控化解法律風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)自身的合同利益。

關(guān)鍵詞：合同管理 風(fēng)險(xiǎn)防控

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）03（b）-159-02

《中華人民共和國(guó)民法通則》第85條規(guī)定：“合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！薄吨腥A人民共和國(guó)合同法》第2條規(guī)定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議?！逼髽I(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱(chēng)。

1 合同管理存在的主要問(wèn)題

（1）合同管理意識(shí)不強(qiáng)，管理制度不完善。（2）合同管理體系不健全，人員分工不明確，流程操作不清晰。（3）合同簽訂前期考察調(diào)研工作不充分。（4）合同條款審核把關(guān)不嚴(yán)。第一，合同主體不適合。沒(méi)有嚴(yán)格按照合同授權(quán)管理制度實(shí)施，企業(yè)法人的分支機(jī)構(gòu)、內(nèi)部職能科室、業(yè)務(wù)代表直接對(duì)外簽訂合同或超越法人授權(quán)范圍簽訂合同。第二，合同標(biāo)的不明確。合同標(biāo)的不具有唯一性、準(zhǔn)確性，未詳細(xì)約定名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、等級(jí)、花色等內(nèi)容；數(shù)量未采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位；質(zhì)量有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或通常標(biāo)準(zhǔn)，含糊表述，容易造成爭(zhēng)議。第三，履行地點(diǎn)、交貨地點(diǎn)、簽訂地點(diǎn)約定不明確，不利于保障己方利益。第四，價(jià)款或報(bào)酬結(jié)算期限、方式模棱兩可，造成對(duì)方拖延付款。第五，雙方承擔(dān)違約責(zé)任不平等或違約金、賠償金計(jì)算方法缺失，不利于爭(zhēng)議解決處理。第六，爭(zhēng)端解決方式中訴訟或仲裁約定不明確。（5）重合同簽訂，輕后續(xù)履行，過(guò)程追蹤監(jiān)督不到位。（6）對(duì)合同評(píng)查和合同審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整改落實(shí)不力，屢查屢犯。

2 合同管理應(yīng)遵循的基本原則

（1）合法合理原則。合同簽訂程序和合同主要條款必須符合法律規(guī)定，約定的權(quán)利義務(wù)應(yīng)當(dāng)公平合理，避免簽訂無(wú)效合同或效力待定合同。

（2）誠(chéng)實(shí)信用原則。締約的意思表示真實(shí)一致，并善意地行使合同權(quán)利，信守承諾地履行合同義務(wù)，提高合同履約率。

（3）有利于己方原則。合同條款的約定、合同的履行以及合同糾紛的解決，在合法合理的前提下，應(yīng)盡可能有利于己方，保障本企業(yè)的合法權(quán)益。

（4）統(tǒng)一管理原則。合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，職能部門(mén)、責(zé)任人專(zhuān)項(xiàng)承辦負(fù)責(zé)制，逐級(jí)審核審批。

（5）全過(guò)程管理原則。既重視簽約，又重視履行，必須對(duì)合同的全過(guò)程進(jìn)行有效管理，如有一個(gè)階段缺失，有一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問(wèn)題，企業(yè)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)合同目的，甚至可能遭受合同損失。

3 合同法律風(fēng)險(xiǎn)控制措施

3.1 建立健全合同管理制度

合同管理制度作為企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)管理制度，其規(guī)范的對(duì)象不僅包括合同文本，還應(yīng)包括以合同形式表現(xiàn)出來(lái)的全部交易過(guò)程，是企業(yè)合同管理的綱領(lǐng)性文件。具體包括：合同的法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專(zhuān)用章管理，資信調(diào)查，審核審批程序，合同履行與糾紛處理，合同檔案管理，合同評(píng)查，合同管理人員教育培訓(xùn)等制度。企業(yè)通過(guò)建立合同管理的一系列制度，做到有章可循、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理等處于有效的控制狀態(tài)。屬于企業(yè)重大合同的，需經(jīng)專(zhuān)家論證，法務(wù)部門(mén)協(xié)同法律顧問(wèn)對(duì)合同開(kāi)展合法合規(guī)性審查，領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論并形成一致意見(jiàn)后簽訂，從而建立科學(xué)的決策機(jī)制。

3.2 明確合同管理體系

應(yīng)采取企業(yè)法務(wù)部門(mén)統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)、審計(jì)部門(mén)各司其職，其他承辦部門(mén)歸口管理的模式。即企業(yè)法務(wù)部門(mén)是合同管理的業(yè)務(wù)部門(mén)，可設(shè)置專(zhuān)職合同管理員，負(fù)責(zé)編制企業(yè)合同管理制度；履行合同管理、指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)；負(fù)責(zé)合同格式文本的制訂、修改；管理法定代表人的授權(quán)委托；參加企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)合同的談判并起草合同文本；合同的合法合規(guī)性審查以及協(xié)助實(shí)施合同糾紛的調(diào)查、處理等工作；財(cái)務(wù)和審計(jì)部門(mén)應(yīng)各自在職責(zé)范圍內(nèi)做好合同的財(cái)務(wù)審查和審計(jì)審查工作；合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、送審、簽訂、履行、后續(xù)管理、糾紛處理及歸檔等工作，可設(shè)置專(zhuān)職或兼職合同管理員。

3.3 制定合同格式文本

法務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同合同業(yè)務(wù)部門(mén)及法律顧問(wèn)共同制定標(biāo)準(zhǔn)的格式文本，充分考慮己方利益，認(rèn)真甄選有利的措詞，并且規(guī)定在相關(guān)交易活動(dòng)中使用本企業(yè)擬定的格式文本，目的就是規(guī)范企業(yè)的對(duì)外行為，使不同部門(mén)、不同人員在不同時(shí)間進(jìn)行的業(yè)務(wù)行為統(tǒng)歸在企業(yè)的有效管控之中，更好地保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

3.4 抓好合同管理過(guò)程控制

3.4.1 事前預(yù)防

（1）資格能力調(diào)查

《合同法》第9條第1款規(guī)定“：當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。”營(yíng)業(yè)執(zhí)照即是合同對(duì)方的身份證明，又是合同對(duì)方依法享有訂立、履行合同權(quán)利的資格證書(shū)，應(yīng)審驗(yàn)合同對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效；交易內(nèi)容是否在營(yíng)業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營(yíng)范圍之內(nèi)；營(yíng)業(yè)執(zhí)照載明的注冊(cè)資本額是否與交易規(guī)模相稱(chēng)；合同期間是否處于營(yíng)業(yè)執(zhí)照記載的有效經(jīng)營(yíng)期限內(nèi)等。要查看稅務(wù)登記證上記載的企業(yè)名稱(chēng)、地址與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同上載明的是否一致，同時(shí)還要查看稅務(wù)登記證上記載的企業(yè)稅號(hào)，與發(fā)票上記載的稅號(hào)是否一致。要調(diào)查締約方的商業(yè)信譽(yù)，可以通過(guò)查閱財(cái)務(wù)資料、實(shí)地考察和訪談相關(guān)經(jīng)營(yíng)管理人員等方法，核實(shí)各種信息的客觀性和準(zhǔn)確性。同時(shí)關(guān)注對(duì)方的發(fā)展歷史，行業(yè)協(xié)會(huì)、消費(fèi)者和與其合作的其他企業(yè)評(píng)價(jià)。另外特別要注意對(duì)于一些具體業(yè)務(wù)或產(chǎn)品，國(guó)家特別規(guī)定必須持有特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營(yíng)許可證、施工資格等級(jí)證。比如通信產(chǎn)品的進(jìn)網(wǎng)許可證、特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)許可證、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、銷(xiāo)售許可證等，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方是否持有有效資質(zhì)證明，與合同上載明的情況是否一致。

（2）履約能力調(diào)查

《合同法》第9條規(guī)定：“當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利和民事行為能力?！绷私鈱?duì)方企業(yè)以往履行合同情況；設(shè)備、設(shè)施的規(guī)模能否滿(mǎn)足合同的需要；技術(shù)能否滿(mǎn)足合同的需要；資金和融資能力如何；財(cái)產(chǎn)狀況和經(jīng)營(yíng)規(guī)模以及企業(yè)管理水平。

（3）合同形式的管理

《合同法》第10條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定采用書(shū)面形式，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。當(dāng)事人約定采用書(shū)面形式的，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式?！逼髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)交易特點(diǎn)和防范合同風(fēng)險(xiǎn)的需要通過(guò)制度規(guī)定哪些合同應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式訂立。采用數(shù)據(jù)電文形式通過(guò)要約和承諾方式訂立的合同由于證據(jù)不易固定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)慎用。除商業(yè)企業(yè)零售業(yè)務(wù)外，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制使用口頭合同。

（4）合同文本審核

法務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核：合同簽訂依據(jù)是否充足；合同簽訂的形式是否符合法律法規(guī)規(guī)定；合同名稱(chēng)是否規(guī)范；合同主體是否合法有效；合同內(nèi)容和條款是否齊全、準(zhǔn)確，是否有利于合同執(zhí)行和維護(hù)雙方合法權(quán)益；合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行的時(shí)間、地點(diǎn)和方式是否明確；合同雙方權(quán)利與義務(wù)是否合理、平等；違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法是否妥當(dāng)?shù)?。不同種類(lèi)的合同法務(wù)部門(mén)審核重點(diǎn)有所不同，比如租賃合同，押金的繳納是一個(gè)重點(diǎn)要求；服務(wù)合同，服務(wù)承諾的內(nèi)容就是重點(diǎn)；買(mǎi)賣(mài)合同，質(zhì)量保修期限、保修范圍就是審核重點(diǎn)；工程施工合同特別關(guān)注與工程質(zhì)量、造價(jià)和安全有關(guān)的條款。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核：采購(gòu)類(lèi)合同所約定的項(xiàng)目是否列入本企業(yè)年度財(cái)務(wù)預(yù)算；資產(chǎn)處置類(lèi)合同所約定的項(xiàng)目是否按程序進(jìn)行審批，是否按有關(guān)規(guī)定委托第三方進(jìn)行評(píng)估、咨詢(xún)；合同費(fèi)用或價(jià)款的支付方式是否合理；結(jié)算票據(jù)的類(lèi)型、出具時(shí)間是否合法合規(guī)。審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核：合同約定采購(gòu)項(xiàng)目的必要性，是否是企業(yè)所需求的，是否符合年度采購(gòu)計(jì)劃要求；依法定或行業(yè)有關(guān)規(guī)定應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目是否存在規(guī)避招標(biāo)或違規(guī)選取采購(gòu)方式的情形；合同真實(shí)性審查等。

（5）合同授權(quán)管理

企業(yè)對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或授權(quán)代理人執(zhí)行。一方面要對(duì)對(duì)方合同簽定者身份進(jìn)行確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不是法定代表人的，要求提供有效的授權(quán)委托書(shū)并入檔管理。另一方面也應(yīng)做好本企業(yè)合同簽訂的授權(quán)管理。授權(quán)委托可分為常年授權(quán)與專(zhuān)項(xiàng)授權(quán)。常年授權(quán)委托期限一般是一年，委托特定人員從事指定范圍內(nèi)的合同簽訂，超出指定授權(quán)范圍的事務(wù)應(yīng)由法定代表人專(zhuān)項(xiàng)授權(quán)。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)載明：第一，授權(quán)人的名稱(chēng)、地址、法定代表人或負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系方式；第二，被代理人的姓名、身份證號(hào)碼、地址；第三，代理事項(xiàng)；第四，代理人的權(quán)限；第五，代理起止時(shí)間；第六，是否允許轉(zhuǎn)委托；第七，授權(quán)企業(yè)法定代表人簽署或加蓋公章；第八，授權(quán)書(shū)簽發(fā)時(shí)間。

3.4.2 事中控制

事中的過(guò)程管控非常重要，需要合同承辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等多個(gè)部門(mén)精誠(chéng)合作，形成管控閉環(huán)。合同履行過(guò)程中一旦出現(xiàn)合同變更情形的，雙方應(yīng)就擬變更的內(nèi)容進(jìn)行充分協(xié)商一致，簽訂變更協(xié)議。但應(yīng)注意有的事項(xiàng)不得以變更形式進(jìn)行調(diào)整，比如：合同主要權(quán)利義務(wù)的主體變更；免除對(duì)方重要義務(wù)、責(zé)任或排除我方主要權(quán)利；增加、減少、變更有關(guān)條款使我方極為不利的等。雙方不能就變更內(nèi)容達(dá)成一致書(shū)面意見(jiàn)的，應(yīng)繼續(xù)按原合同履行，防止出現(xiàn)違約情形。當(dāng)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)異?；蚣m紛，可能導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)全面履行時(shí)，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將有關(guān)情況反饋至法務(wù)部門(mén)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)快速核實(shí)相關(guān)情況，必要時(shí)請(qǐng)法律顧問(wèn)、專(zhuān)家一起進(jìn)行分析處理，提出法律處理的意見(jiàn)建議。另外，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)確把握合同的履約進(jìn)度和合同的付款進(jìn)度。一般合同履約進(jìn)度和付款進(jìn)度同步，但建筑工程類(lèi)合同一般規(guī)定預(yù)付10%工程款項(xiàng)，完成階段性進(jìn)度驗(yàn)收支付50%，總體驗(yàn)收后支付20%，決算支付15%，質(zhì)保金保留5%。對(duì)于生命周期比較長(zhǎng)的合同，一般驗(yàn)收會(huì)分好幾步，每步驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和付款比例均應(yīng)在合同條款內(nèi)詳細(xì)明確規(guī)定，業(yè)務(wù)承辦部門(mén)需要到現(xiàn)場(chǎng)跟蹤確定工作量和實(shí)物量，根據(jù)合同確認(rèn)項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)度出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告書(shū)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同條款和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告書(shū)安排付款。

3.4.3 事后處理

事后處理是指合同的一方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為后的應(yīng)對(duì)措施，應(yīng)在符合法律法規(guī)的前提下，從維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的角度出發(fā)，視情形區(qū)別對(duì)待，及時(shí)采取協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，要求對(duì)方繼續(xù)履行合同或承擔(dān)違約責(zé)任以及解除合同、賠償損失等。

3.5 加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)督檢查

企業(yè)法務(wù)部門(mén)可制訂合同評(píng)查標(biāo)準(zhǔn)，定期組織開(kāi)展合同評(píng)查，并將評(píng)查結(jié)果以通報(bào)形式下發(fā)，督促相關(guān)責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人落實(shí)整改，并舉一反三，杜絕類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。隨著企業(yè)外部法律環(huán)境、企業(yè)戰(zhàn)略策略、業(yè)務(wù)范圍的不斷變化，企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)、性質(zhì)、影響范圍和表現(xiàn)形式也會(huì)發(fā)生變化，法務(wù)部門(mén)應(yīng)將以往實(shí)踐中已經(jīng)發(fā)生的或有可能導(dǎo)致的合同法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸納整理，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，編制風(fēng)險(xiǎn)清單，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，針對(duì)性提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和防控措施，并定時(shí)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)會(huì)診及更新完善。

總之，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)自身的合同利益，不僅要尊重合同、自覺(jué)踐行契約精神，而且還要抓好合同法律風(fēng)險(xiǎn)防控，開(kāi)展系統(tǒng)性、全過(guò)程、全崗位的動(dòng)態(tài)管理。

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