電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策

鄭靜

【摘 要】檔案管理是電力企業(yè)一項(xiàng)重要的工作，隨著我國(guó)信息的快速發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理、辦公自動(dòng)化也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，電力企業(yè)的檔案管理水平雖然取得了一定程度的提高，但是仍存在很多問題，檔案管理制度不完善、管理方式落后、檔案管理員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平較低，這些制約因素都影響著電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展，因此本文針對(duì)這些問題提出了相關(guān)對(duì)策，以期為電力企業(yè)檔案管理工作提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè) 檔案管理 工作現(xiàn)狀 優(yōu)化對(duì)策

電力企業(yè)的管理包含很多內(nèi)容，檔案管理就是其中的一項(xiàng)很重要的工作，隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，原始檔案經(jīng)常出現(xiàn)缺失、丟失、管理不善等問題，因此嚴(yán)格對(duì)建設(shè)電力企業(yè)檔案的管理勢(shì)在必行。目前我國(guó)建設(shè)電力企業(yè)的檔案管理模式還處于初級(jí)階段，還需要向美國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家學(xué)習(xí)檔案管理理念和成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)引入數(shù)字化檔案管理方法，為我國(guó)建設(shè)電力企業(yè)檔案管理提供參考價(jià)值。

1 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善

檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問題，有的企業(yè)原始檔案和格式不規(guī)范、不統(tǒng)一，文件的版面設(shè)計(jì)、尺寸不一，無法進(jìn)行規(guī)范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來極大的不便[1]。

1.2 檔案管理方式落后

檔案管理需要運(yùn)用科學(xué)合理的方法和工作方式，以更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級(jí)管理、統(tǒng)一管理，在實(shí)際工作中，很多檔案管理人員沒有根據(jù)檔案信息的類型進(jìn)行分類，目前，電力企業(yè)的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統(tǒng)一管理方式有利于電力企業(yè)的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來巨大的工作量，造成工作效率低下。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個(gè)重要原因，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，出現(xiàn)重電力建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象。因?yàn)閷?duì)于建設(shè)電力企業(yè)來說，最重要的是看到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案管理部門在建設(shè)中往往被忽視，只有在上級(jí)檢查時(shí)才進(jìn)行突擊整理，但是檔案的管理往往差強(qiáng)人意[2]。

1.4 檔案管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)

目前，我國(guó)的建設(shè)電力企業(yè)部配備的都是一些文案人員，主要負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)和發(fā)放，這些文案人員大多學(xué)歷低，水平不高，建設(shè)單位對(duì)于檔案管理員的培訓(xùn)不及時(shí)，導(dǎo)致文檔檔案的質(zhì)量參差不齊。電力企業(yè)檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質(zhì)較高，具有交叉學(xué)科背景的專業(yè)人士，知識(shí)面廣，既懂電力企業(yè)又懂電力企業(yè)檔案管理，可以更好的進(jìn)行消息編輯和分類。

2 建設(shè)電力企業(yè)檔案管理技巧

2.1 提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

電力企業(yè)要安排專人負(fù)責(zé)檔案保管，在檔案的管理過程中，人是占核心地位的，培養(yǎng)涉及學(xué)科廣泛的高素質(zhì)人才是關(guān)鍵。從事檔案的管理人員應(yīng)首先更新觀念，積極參與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等的培訓(xùn)，并將這些技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的工作上，同時(shí)還要兼有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、遵守制度的優(yōu)良品質(zhì)，絕對(duì)不能篡改和泄露檔案的內(nèi)容。除此之外，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行檔案管理的方法創(chuàng)新。

2.2 強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理制度

電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)制訂一套適合自身企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項(xiàng)，在收集完整之后統(tǒng)一核對(duì)并進(jìn)行上報(bào)，以此來保證電力企業(yè)的檔案信息的質(zhì)量和完整性。強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)，確保檔案信息的安全性，當(dāng)檔案管理人員離職時(shí)務(wù)必做好交接工作。同時(shí)，還要進(jìn)一完善和追究責(zé)任制度，明確誰(shuí)來管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，一旦檔案的管理出現(xiàn)安全和缺失等問題，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指責(zé)。

2.3 對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理

建立檔案的電子化管理，有利于進(jìn)行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導(dǎo)致紙版文檔的丟失。建設(shè)單位應(yīng)建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)，將電力企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)決策、安全問題等檔案全部錄入。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，管理員需要借助掃描技術(shù)、數(shù)字壓縮技術(shù)、電腦技術(shù)等方式把原始檔案數(shù)字化直接上傳，在檔案生成的時(shí)候直接將其生成規(guī)范的檔案信息，將紙質(zhì)版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業(yè)的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過統(tǒng)一的檔案分類代碼進(jìn)行歸類管理，便于查詢。電力企業(yè)的電子檔案管理應(yīng)只對(duì)有限的人授權(quán)，并對(duì)電子檔案系統(tǒng)的訪問和檔案更改做好記錄。

2.4 定期接受檔案管理專家的檢查

電力企業(yè)的檔案管理部門要自覺接受檔案管理專家的檢查，請(qǐng)指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關(guān)問題。電力企業(yè)還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內(nèi)部考核比賽，對(duì)檔案管理人員水平進(jìn)行評(píng)分，對(duì)于檔案保管較好的管理人員給予物質(zhì)表?yè)P(yáng)，對(duì)于文檔工作有疏忽的管理人員進(jìn)行批評(píng)和懲罰，同時(shí)追求其領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

2.5 保證文檔的保密性

文檔的內(nèi)容涉及了電力企業(yè)的全部過程內(nèi)容，包括會(huì)議綱要、經(jīng)費(fèi)使用、質(zhì)量等，與電力企業(yè)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢測(cè)和安全管理的控制手段，如果電力企業(yè)出現(xiàn)了安全事故，檔案還可以作為追究事故責(zé)任的有力證據(jù)。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。

3 結(jié)語(yǔ)

由上文可知，我國(guó)的建設(shè)電力企業(yè)正處于一個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)期，加強(qiáng)建設(shè)電力企業(yè)的檔案管理是一項(xiàng)重要舉措，但是檔案管理的重要性還沒有被大多數(shù)人意識(shí)到，電力企業(yè)單位的資金不足、人才不足的現(xiàn)象比較普遍，電力企業(yè)檔案管理不規(guī)范，檔案管理體制不完善，責(zé)任意識(shí)不是不強(qiáng)，影響了檔案管理的工作效率和檔案質(zhì)量，同時(shí)文檔管理缺少既懂電力企業(yè)又懂電力企業(yè)檔案管理的高素質(zhì)人員。本文通過分析了上述問題，為電力企業(yè)檔案管理提供了前進(jìn)方向，為企業(yè)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]修應(yīng)俊.電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].低碳世界，2014，09：57-58.

[2]陳曉娟.淺析電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策[J].人力資源管理，2015，08：136.