談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題及其對(duì)策建議

屈民

【摘要】我國(guó)的電子檔案在管理的過(guò)程中盡管已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步，但是從總體的發(fā)展來(lái)看依然存在著很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題主要包括原始性問(wèn)題、格式問(wèn)題、真實(shí)性問(wèn)題、安全性問(wèn)題和完整性問(wèn)題，在電子檔案管理的過(guò)程中，一定要重視這幾大問(wèn)題，這樣才能夠充分的保證整個(gè)電子檔案管理的科學(xué)性與合理性。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；問(wèn)題；建議

社會(huì)在不斷的發(fā)展，電子信息技術(shù)水平也在不斷的提升，檔案受到了科技發(fā)展的影響開始逐漸的向著電子化的方向發(fā)展，電子檔案的數(shù)量在逐漸的增加，在電子檔案發(fā)展的過(guò)程中，一定要重視整個(gè)電子檔案管理中存在的問(wèn)題，只有將這些問(wèn)題解決才能夠使得電子檔案取得進(jìn)一步的發(fā)展。

一、電子檔案存在的問(wèn)題

（一）原始性問(wèn)題

傳統(tǒng)的電子檔案在發(fā)展的過(guò)程中，主要就是利用紙質(zhì)的載體來(lái)對(duì)相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行展現(xiàn)，使用紙質(zhì)的檔案能夠有成效的對(duì)檔案的原始性進(jìn)行鑒別，但是電子檔案在鑒別原始性的過(guò)程中還存在著極大的難題，這主要是由于電子檔案使用的是虛擬的圖片來(lái)開展相應(yīng)的工作的，是無(wú)法全面的保證整個(gè)檔案工作的原始性與科學(xué)性的，而且電子文檔在錄入和傳輸?shù)倪^(guò)程中也會(huì)存在著一系列的篡改和復(fù)制的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象對(duì)于電子檔案的安全性和保密性都有著不良的影響，因此使得原始資料的判定存在著極大的難題。

（二）格式問(wèn)題

電子檔案在使用的過(guò)程中存在著格式問(wèn)題，這主要是由于電子檔案在移交的過(guò)程中，使用的是一套的紙質(zhì)檔案和電子檔案，例如住房建設(shè)部門，相關(guān)的建設(shè)單位需要向著承建檔案館來(lái)進(jìn)行工程紙質(zhì)檔案的移交工作，其中需要移交的文件需要紙質(zhì)檔案和電子檔案，對(duì)其進(jìn)行備份。電子檔案在形成之前，作為相應(yīng)的單位需要選擇一定的格式，這些格式問(wèn)題對(duì)于word格式文件、彩色圖像文件、圖紙文件和lotusl-2-3表格文件等都需要有著一定的文件格式，從CAD圖紙的制作來(lái)看，圖紙的做作就有著300多種格式，這樣也就導(dǎo)致了各種電子檔案在格式上存在著嚴(yán)重的不統(tǒng)一的現(xiàn)象，對(duì)于各種資源造成了嚴(yán)重的不便，而且有的時(shí)候?yàn)榱藢⒁恍┡f的電子文檔打開就需要專門的下載相關(guān)的軟件，而且不同的單位之間也會(huì)存在著格式的差異，這樣對(duì)于電子檔案的保存是極為不利的。目前，檔案的格式問(wèn)題是極為突出的。

（三）真實(shí)性的問(wèn)題

真實(shí)性是電子檔案管理中面臨的難題，真實(shí)性是檔案自身的基本屬性之一，作為電子檔案自身的真實(shí)性就受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，與紙質(zhì)電子檔案存在著極大的差異，這主要是由于電子檔案的環(huán)境導(dǎo)致的，電子檔案在操作的過(guò)程中是極為容易出錯(cuò)的，也就導(dǎo)致了電子檔案極為容易出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，在使用的過(guò)程中容易被人們篡改，當(dāng)電子檔案的內(nèi)容受到了改變的時(shí)候，那么電子檔案的真實(shí)性就無(wú)法得到保證，經(jīng)過(guò)篡改的電子文件在使用之后可能會(huì)產(chǎn)生無(wú)法預(yù)計(jì)的后果。

（四）完整性的問(wèn)題

是電子檔案的完整性是無(wú)法得到保障的，這主要是由于電子檔案是處于一種流動(dòng)的形態(tài)的，電子檔案在使用的過(guò)程中，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的信息發(fā)生不及時(shí)錄入或者是丟失的現(xiàn)象，在這一狀態(tài)下，電子文檔的相關(guān)文檔信息在不斷的進(jìn)行疊加，導(dǎo)致了人們無(wú)法弄清所使用的電子文件的具體來(lái)源。

二、防范問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)以上的幾個(gè)突出的電子檔案管理的問(wèn)題，借鑒其他地區(qū)檔案的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了一下的幾點(diǎn)對(duì)策建議：

1）建立電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)能夠推動(dòng)相關(guān)的著錄軟件能夠統(tǒng)一格式，形成電子檔案庫(kù)獨(dú)有的電子檔案模板，一種文件類型只是用一種文件格式，如此能夠規(guī)范整個(gè)電子檔案的著錄工作。

2）技術(shù)人員的培訓(xùn)。電子檔案的管理人才應(yīng)該具備的是專業(yè)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，他們應(yīng)該除了完成檔案的接受和管理之外，需要能夠?qū)ζ茡p的電子文檔做出修復(fù)和重組，并且能夠做檔案庫(kù)的安全系統(tǒng)維護(hù)和更新，針對(duì)黑客侵入日新月異的技術(shù)做出研究和防范。

3）進(jìn)行元數(shù)據(jù)的背景數(shù)據(jù)采集。在形成原始電子檔案的時(shí)候，需要采集電子文件的背景內(nèi)容，形成一種有效的以元數(shù)據(jù)為依據(jù)的檢驗(yàn)管理。

4）加入簽署技術(shù)。在電子文件上面加入簽署的技術(shù)，主要有光筆的簽名技術(shù)和數(shù)字的簽名技術(shù)。在數(shù)字簽名技術(shù)是與元數(shù)據(jù)背景信息關(guān)聯(lián)的，也就是當(dāng)電子檔案的元數(shù)據(jù)收到侵入或者改動(dòng)的時(shí)候，那么這個(gè)數(shù)字簽名也會(huì)跟隨數(shù)據(jù)的改動(dòng)而被破壞掉，在電子檔案的復(fù)制過(guò)程中，簽名會(huì)核對(duì)操作環(huán)境，修改后需要重新簽署。在這個(gè)簽署技術(shù)中同時(shí)達(dá)到了檔案認(rèn)證的效果，數(shù)字簽名撇除了文件被篡改和替換的可能。

5）強(qiáng)化身份驗(yàn)證。為了能夠確保電子檔案的安全性，必須對(duì)于進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，管理員代碼驗(yàn)證主要是由數(shù)字、字母和特定的符號(hào)組成，但是為了防止黑客的破譯，應(yīng)該加入系統(tǒng)訪問(wèn)的合法ID，也就是白名單。用戶端申請(qǐng)進(jìn)入請(qǐng)求，而檔案系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行用戶端的數(shù)據(jù)資料核對(duì)，在安全的用戶端環(huán)境下才能夠進(jìn)入檔案系統(tǒng)。

6）建立系統(tǒng)防火墻。這是除了上面的身份驗(yàn)證之外另外一種訪問(wèn)的控制技術(shù)，這個(gè)技術(shù)能夠設(shè)立網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)之間的屏障，能夠防止其他系統(tǒng)的用戶對(duì)機(jī)構(gòu)信息的非法訪問(wèn)，也就能夠防止信息的非法輸出和修改，通過(guò)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)流，防止不符合安全規(guī)范信息的通過(guò)。

7）加入防寫措施。電子文檔應(yīng)該是處于一種不可逆的寫入狀態(tài)，也就是文檔設(shè)置為只讀狀態(tài)，這樣就能夠確保電子文檔的存儲(chǔ)載體的一種防止更改狀態(tài)。

8）存儲(chǔ)載體的辦法。目前主要的存儲(chǔ)載體為CD-ROM，但是其容量相對(duì)小，對(duì)于大的電子檔案文件難以著錄，多張CD-ROM則增加了掉失的可能。所以應(yīng)該以一種精密的硬盤式存儲(chǔ)管理，這樣能夠加長(zhǎng)電子檔案的反復(fù)讀取的次數(shù)和存儲(chǔ)時(shí)間。但是無(wú)論是那一種的載體形式，它們都是一種磁光介質(zhì)，需要確保一個(gè)安全的存放環(huán)境，應(yīng)該控制空間濕度，保持在17度至20度之間。在檔案庫(kù)房的建筑上應(yīng)該防止紫外線的直接射入，讓電子檔案避免陽(yáng)光的照射。

三、結(jié)論

總之，電子檔案的管理主要是確保檔案的安全性和真實(shí)性的，通過(guò)電子檔案的載體保護(hù)，做到電子檔案的完整性、真實(shí)性以及有效性。

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