試論縣級(jí)檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作

樸東國(guó)

摘 要： 檔案是能夠記錄和保存科學(xué)技術(shù)知識(shí)和生產(chǎn)的科技成果，也是重要的文件資源，具有很高的利用價(jià)值。在新時(shí)期，縣級(jí)檔案局中檔案管理工作是其一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)于檔案管理工作的要求也是越來(lái)越高?？h級(jí)檔案局的檔案管理工作需要逐漸發(fā)展為綜合性的信息資源管理中心。為了能夠達(dá)到現(xiàn)代化的檔案管理工作的要求，縣級(jí)檔案局一定要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化，采用現(xiàn)代化的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案局 現(xiàn)代化 檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）12-0011-01

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要

科學(xué)技術(shù)進(jìn)步有力地推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，也推進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案充分發(fā)揮其積極作用，是推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的有力舉措。

2.適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要

信息在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中的作用日益突出。檔案是一個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息的重要組成部分，也是社會(huì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的積極作用。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現(xiàn)代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動(dòng)畫(huà)等方式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容更加豐富全面。

3.檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

現(xiàn)代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件，通過(guò)合理配置檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化，拓展了檔案的服務(wù)范圍。同時(shí)，現(xiàn)代化的管理手段在檔案分類(lèi)、查找、傳輸?shù)确矫鎯?yōu)勢(shì)明顯，大大提高了檔案收集整理和開(kāi)發(fā)利用的能力，促進(jìn)了檔案管理效率的提升。

二、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.縣級(jí)檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)需要加強(qiáng)

當(dāng)前縣級(jí)檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)主要存在三種誤區(qū)：一是部分縣級(jí)檔案管理人員現(xiàn)代化意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化沒(méi)有必要。這部分縣級(jí)檔案管理人員在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，積累了較豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得了一定的成績(jī)，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應(yīng)對(duì)檔案管理事務(wù)，因此對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少縣級(jí)檔案管理人員將檔案管理現(xiàn)代化等同于購(gòu)置計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、微縮機(jī)等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備；而且在檔案設(shè)備使用過(guò)程中，一些檔案管理人員不會(huì)使用這些設(shè)備，造成設(shè)備閑置浪費(fèi)。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化。主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓(xùn)問(wèn)題上工作不到位。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)手段的不斷更新和涉及知識(shí)領(lǐng)域日益多元化，受縣級(jí)檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的局限，在相關(guān)培訓(xùn)跟不上檔案管理現(xiàn)代化對(duì)人員知識(shí)技能的要求時(shí)，檔案管理人員就難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。

2.檔案資源共享度不高

檔案信息資源是國(guó)家基本信息資源的重要組成部分， 能否實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享， 是檔案及檔案管理工作主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)的重要舉措。然而， 各級(jí)各類(lèi)檔案館（室） 檔案資源數(shù)字化、信息化工作量大，而且專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)缺口也大， 導(dǎo)致館存量檔案在信息化工作中舉步維艱，館增量檔案信息化工作任重道遠(yuǎn)。

3.檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有待改進(jìn)

檔案管理涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)滯后、不統(tǒng)一，客觀上影響了我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。一是檔案管理相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)滯后。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段的日益發(fā)展和運(yùn)用，現(xiàn)行的檔案整理、著錄標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)方法及有關(guān)規(guī)定，沒(méi)能及時(shí)跟上現(xiàn)代技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的步伐。特別是當(dāng)前云計(jì)算、云存儲(chǔ)等不斷被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，而檔案管理對(duì)有關(guān)云計(jì)算、云存儲(chǔ)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定并沒(méi)有及時(shí)制定出臺(tái)。三是檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強(qiáng)，案卷質(zhì)量較差，存在各類(lèi)檔案著錄細(xì)則不一致，以及立卷、編目等規(guī)范不統(tǒng)一的情況，影響了檔案管理效率。

三、縣級(jí)檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的建議

1.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合

現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的內(nèi)容就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，計(jì)算機(jī)作為全新的信息載體，能在磁盤(pán)和硬盤(pán)中建立電子信息檔案，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。此外，計(jì)算機(jī)還具有運(yùn)算速度快、查找能力強(qiáng)、儲(chǔ)存空間大等多項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)，因此，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率?，F(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合后，還能創(chuàng)建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系能將檔案信息資源上傳至縣級(jí)檔案局官方網(wǎng)站，人們可以通過(guò)網(wǎng)站查閱檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。如此一來(lái)，不但為縣級(jí)市民提供了便利，還能促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，進(jìn)而促進(jìn)縣級(jí)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2.培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的人才

現(xiàn)代化的檔案工作人員不但要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)其他相關(guān)的先進(jìn)知識(shí)和先進(jìn)成果，使自身能力能緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐。現(xiàn)代化檔案管理工作人員應(yīng)具備以下三個(gè)方面的能力：第一，全面掌握計(jì)算機(jī)的使用能力，掌握計(jì)算機(jī)的使用能力是現(xiàn)代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進(jìn)自身發(fā)展的必要條件。第二，業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，工作人員要將自己樹(shù)立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問(wèn)題。第三，掌握專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，由于檔案工作中設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)范圍較廣、內(nèi)容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，以及其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)的基本知識(shí)。

3.完善檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)

推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化有助于檔案管理工作真正邁上新臺(tái)階。作為檔案管理工作中具有指導(dǎo)意義的基礎(chǔ)與前提，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的更新要求檔案管理技術(shù)和設(shè)備不斷更新以及管理人員理念的更新。信息時(shí)代背景下的檔案管理工作要求檔案信息的利用與共享更加便利化，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的傳輸與利用過(guò)程中要保證檔案信息的安全性。這就要求不斷建立完善檔案管理的現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行針對(duì)性的檔案管理改革建設(shè)，從而推動(dòng)檔案管理工作深入可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，縣級(jí)檔案局檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)是必然的?，F(xiàn)代化檔案管理工作最基本的特點(diǎn)就是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化檔案管理工作不但要結(jié)合現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，還要完善現(xiàn)代化檔案管理工作的制度，最后培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人才。

參考文獻(xiàn)

[1]夏文勇.淺談縣級(jí)檔案現(xiàn)代化管理工作的難點(diǎn)及對(duì)策[A].貴州省檔案學(xué)會(huì).貴州省檔案學(xué)會(huì)2004年檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集[C].貴州省檔案學(xué)會(huì)：，2004：4.

[2]柯秀娥.關(guān)于市縣級(jí)檔案工作科學(xué)發(fā)展思路的探討[J].檔案天地，2014，03：53-55.