對(duì)高校檔案館管理人事檔案的分析與思考

楊志強(qiáng)

摘 要：高校人事檔案管理是當(dāng)前各大高校管理的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到全體教職工的切身利益，因此高校管理者必須給予重視。高校人事檔案是充分開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，為高校領(lǐng)導(dǎo)知人善用提供依據(jù)，更加合理安排崗位工作。面對(duì)我校檔案館、人事處和組織部三方人事檔案管理中出現(xiàn)的矛盾，高校應(yīng)加強(qiáng)重視，促進(jìn)人事檔案信息化管理進(jìn)程，利用先進(jìn)的信息設(shè)備提高高校人事檔案信息化管理水平。本文從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，首先闡述高校人事檔案管理的內(nèi)容，然后結(jié)合我?，F(xiàn)狀分析檔案館人事檔案管理中存在的問(wèn)題，最后提出高校檔案館人事檔案管理對(duì)策，希望具有一定的借鑒意義和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校檔案館;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為高校人事檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)也提出了新的挑戰(zhàn)。一直以來(lái)高校人力資源的充分合理利用就是社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題，它是高校人事部門(mén)對(duì)教職工進(jìn)行培養(yǎng)、使用、選拔和管理的憑證和依據(jù)。高校檔案館管理人事檔案辦公地點(diǎn)集中，但由于校區(qū)建設(shè)問(wèn)題，存在著查借閱利用檔案非常不方便、信息資源不對(duì)稱，加強(qiáng)溝通，沒(méi)有建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)多跑路等問(wèn)題，辦事流程有待完善，面對(duì)時(shí)代新形勢(shì)檔案館要建立臺(tái)帳，收，借，查，轉(zhuǎn)遞，整版檔案，零散材料，簡(jiǎn)化檔案館管理流程，提高管理效果。

一、高校人事檔案管理的內(nèi)容

隨著高校師資力量的增強(qiáng)，各大高校人事檔案管理任務(wù)變得更加繁重，人事檔案是記述和反映職工經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)等綜合憑證，其單位是個(gè)人，其中記載了高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等原始文件材料，是教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、考核干部、選人用人的重要依據(jù)。高校人事檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：首先，保管好人事檔案，做好人事檔案的安全、保密以及保護(hù)工作，為高校人事工作積累檔案史料;其次，不斷的接收、核對(duì)、整理人事檔案材料，按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理細(xì)則》整理檔案，為提供檔案的查詢利用工作做好基礎(chǔ);再次，提供查詢利用服務(wù)，辦理人事檔案的查詢、借閱、轉(zhuǎn)遞工作，做好人事檔案的統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析工作;最后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)科學(xué)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，進(jìn)行檔案的數(shù)字化應(yīng)用，不斷促進(jìn)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.高校人事檔案數(shù)量多，管理人員配備緊缺。參考《干部檔案工作條例》內(nèi)容，其中詳述“每管理一千人的檔案需配備1名專(zhuān)職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員”。這項(xiàng)規(guī)定表明在各個(gè)省、市委組織部勉強(qiáng)能夠保證干部人事檔案管理的規(guī)范性，但是在高校很難實(shí)現(xiàn)。隨著高等教育的大眾化和普及化，高校擴(kuò)張成為趨勢(shì)，每年高校招生人數(shù)加之在校生人數(shù)多達(dá)萬(wàn)人，人數(shù)龐大的學(xué)生使得高校大量招聘教職工，人數(shù)也在不斷增多，師資隊(duì)伍增強(qiáng)，甚至有的高校超過(guò)萬(wàn)人，因此人事檔案數(shù)量激增，人事檔案管理任務(wù)繁重，需要配置更多檔案管理人才，兩者之間的矛盾凸顯。

2.高校檔案管理意識(shí)薄弱，經(jīng)費(fèi)投入不足。部分高校檔案領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到人事檔案管理的重要性，因此對(duì)檔案館建設(shè)及資金投入不足，導(dǎo)致高校人事檔案管理人員崗位職責(zé)意識(shí)薄弱，沒(méi)有將檔案工作管理放在較高位置。首先隨著國(guó)家教育方針及政策的變化，高校不斷進(jìn)行改革，各部門(mén)均實(shí)施定編、定崗，減少辦公人員，明確并劃分好每個(gè)崗位人員職責(zé)，這導(dǎo)致人事檔案管理人員承擔(dān)較大壓力，身上責(zé)任不輕，和過(guò)去相比增加了管理難度，阻礙了人事檔案的順利開(kāi)展。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理意識(shí)薄弱造成辦公環(huán)境和辦公設(shè)備不完善，可能無(wú)法完全滿足工作需要，管理較為混亂，尤其是庫(kù)房、辦公、查閱沒(méi)有獨(dú)立設(shè)置，現(xiàn)代先進(jìn)信息檔案管理設(shè)備不足，在防火、防潮、防蛀、防盜等檔案管理效果上不好。

3.檔案管理方法陳舊，管理水平較低。以往我校沒(méi)有職位的人事檔案和有職位的人事檔案分別保存于人事處和組織部，學(xué)校檔案館不管人事檔案，但隨著高校人事制度的改革，學(xué)校檔案館開(kāi)始管理人事檔案，明確崗位職工責(zé)任，但由于檔案館管理人事檔案使得人事處和組織部對(duì)人事檔案的利用率下降，由于距離較遠(yuǎn)，查詢利用檔案非常不方便，需要花費(fèi)更多的人力物力和財(cái)力，因此三方逐漸產(chǎn)生矛盾。這和高校檔案館人事檔案管理仍處于較低層次有關(guān)，高校檔案館未能充分引進(jìn)人事檔案信息化管理工具，很多人事檔案管理者思想仍停留在紙質(zhì)檔案管理上，沒(méi)有接受系統(tǒng)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，甚至少數(shù)人員身兼數(shù)職，兼職管理人事檔案，流動(dòng)頻繁，造成人事檔案管理隊(duì)伍水平參差不齊，管理方法不能完全統(tǒng)一。

4.人事檔案管理的信息化水平不高。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案館人事檔案管理過(guò)程中需要主動(dòng)利用信息技術(shù)。但當(dāng)前檔案館人事檔案中信息資源不對(duì)稱，檔案館和人事處、組織部人事溝通不及時(shí)，沒(méi)有建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)，需要各處人員為了數(shù)據(jù)多跑路，辦事流程有待完善規(guī)范。如高校檔案館部分先進(jìn)技術(shù)手段尚未充分挖掘和發(fā)揮，人事檔案管理使用計(jì)算機(jī)多是用于打字和打印目錄等基礎(chǔ)工作，對(duì)于如何更好地將人事檔案和計(jì)算機(jī)結(jié)合還沒(méi)有廣泛普及，管理人員的業(yè)務(wù)能力有限，嚴(yán)重制約了檔案管理工作向著信息化方向轉(zhuǎn)變，大多高校都是將個(gè)人檔案信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)保存，用來(lái)資料檢索、調(diào)閱檔案還是手工操作紙質(zhì)檔案，無(wú)紙化閱檔推行難度大，大大降低了工作效率。

三、高校檔案館人事檔案管理的對(duì)策

1.增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)，增加經(jīng)費(fèi)投入。人事檔案關(guān)系到每位教職工的切身利益。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，在檔案館信息工具和人員編制上給以充分保證，在檔案經(jīng)費(fèi)上給以落實(shí)，使檔案工作者無(wú)后顧之憂。最后，檔案管理人員要充分到其工作的重要性，積極、主動(dòng)地開(kāi)展檔案工作。不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.完善制度建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。健全的管理制度是保證人事檔案管理工作順利推行的前提基礎(chǔ)，完善檔案管理制度包括人事檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度等，高校要結(jié)合自身實(shí)際情況制定出符合自身發(fā)展的規(guī)章制度，讓人事檔案管理中的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有據(jù)可依，朝著規(guī)范化、制度化方向邁進(jìn)，真正提高人事檔案管理價(jià)值。高校在利用人事檔案上要謹(jǐn)慎，未經(jīng)批準(zhǔn)不查、涉及本人不查、涉及親屬不查、無(wú)介紹信不查、非正式黨員不查;對(duì)于檔案的外借等管理要做到：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借等;對(duì)于檔案的轉(zhuǎn)移管理要做到： 沒(méi)有調(diào)令不轉(zhuǎn)、材料不全不轉(zhuǎn)、本人帶檔不轉(zhuǎn)等。

3.創(chuàng)新檔案館人事檔案管理方法，提高檔案利用率。針對(duì)上文提出的檔案館管理人事檔案，人事處和組織部利用人事檔案不方便，不能及時(shí)查詢借閱產(chǎn)生的矛盾，高校應(yīng)秉承國(guó)家機(jī)構(gòu)改革精神，簡(jiǎn)政放權(quán)，有條件的話成立一棟專(zhuān)門(mén)辦公大樓，或者一個(gè)綜合服務(wù)中心。讓人事處和組織部人事檔案管理人員縮短與檔案館的距離，節(jié)省來(lái)回跑路查詢?nèi)耸聶n案的時(shí)間，直接在同一棟大樓辦公，大大節(jié)省人力物力，提高檔案利用率。在同一綜合服務(wù)中心，三方如有任何問(wèn)題可及時(shí)協(xié)商，避免距離遠(yuǎn)，見(jiàn)面少帶來(lái)的問(wèn)題，同時(shí)可優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，合理分工，明確崗位職責(zé)。在利用流程上參考檔案法和干部人事管理?xiàng)l例關(guān)于檔案管理的規(guī)律，借鑒國(guó)家行政機(jī)構(gòu)人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

4.高校緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，提高檔案館信息化管理水平。隨著高校信息化、數(shù)字化校園的建設(shè)，校檔案館人事檔案管理也應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，創(chuàng)新管理手段、管理模式，向著信息化、數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高人事檔案管理質(zhì)量和效率。檔案館可以利用信息化管理系統(tǒng)建立臺(tái)賬，對(duì)收、借、查、轉(zhuǎn)遞、整版檔案等實(shí)時(shí)登記，時(shí)刻明確人事檔案流轉(zhuǎn)位置，檔案信息化工作的主力軍是檔案館，然后人事處和組織部輔助，可提出參考意見(jiàn)，成立信息化人事檔案系統(tǒng)，三方共用相關(guān)的認(rèn)識(shí)檔案系統(tǒng)，希望利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，在現(xiàn)有人事檔案管理軟件之上，快速、準(zhǔn)確、全面提供人事信息，實(shí)現(xiàn)由過(guò)去單一從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式到利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)檢索檔案的轉(zhuǎn)變。通過(guò)校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案館、人事處和組織部都能充分利用所需人事檔案資料，提高信息化管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，協(xié)調(diào)好高校檔案館、人事處和組織部人事檔案利用矛盾是管理的重點(diǎn)，對(duì)此高校應(yīng)向同類(lèi)高校借鑒先進(jìn)檔案館人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新內(nèi)部人事檔案管理模式，爭(zhēng)取讓檔案館、人事處和組織部能夠方便查詢、節(jié)約和利用檔案館，減少人力物力，全面開(kāi)發(fā)人力資源，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

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（作者單位：山西大同大學(xué)檔案館）