探究文書檔案管理中存在的問題及對策

馬洪敏

摘 要：由于文書檔案對檔案管理工作的開展有著重要的意義，同時也在檔案管理中占有重要的地位。相關單位在對文書檔案管理的時候，必須要確保使其規(guī)范化，盡可能將檔案的使用率加以提升，這樣才能夠為檔案的管理奠定扎實的基礎，同時也為文書工作創(chuàng)造有利條件?；诖?，本文主要從以下幾個方面對文書檔案管理中存在的問題進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；政策

所謂文書檔案，可以理解為是在企業(yè)單位亦或是有關社會組織在具體活動中所演變而來的、具有一定的價值，并且文書檔案管理在發(fā)生披露的時候會對檔案的完整性能帶來直接的影響。當前的文書檔案管理工作依然會存在一些不足之處，是相關單位值得深思的問題?；诖?，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出給相關人士，供以借鑒。

1 文書檔案管理的基本特征

文書檔案的形成與文書工作是緊密的聯(lián)系在一起的，單位文書工作的主要內(nèi)容是進行文件的收集、整理、催辦、立卷、承辦。轉(zhuǎn)運和歸檔等工作。文書是文書檔案的來源，文書工作過程中產(chǎn)生的資料就是文書檔案，也是檔案管理的基本前提，文書檔案的管理工作就是將相關的文件資料進行收集、統(tǒng)計，保管、編研、鑒定、檢索和為人們提供利用等。文書的質(zhì)量與文書檔案的管理有著緊密的關系，文書檔案的質(zhì)量受到資料的完整性、卷面的質(zhì)量和文件的格式的影響，尤其是電子文件，在保存上一定要注意每一個環(huán)節(jié)，如果存在著任何的錯誤就會造成嚴重的質(zhì)量問題，文書在編制的過程中是否完整與檔案管理工作有著緊密的關系，文書管理部門在日常的活動中會產(chǎn)生有著保存價值的材料，對這些材料進行科學的整理和立卷，定期的向著檔案部門報送需要保存的文件，最后檔案部門歸檔保存后就可以進行文書檔案的管理。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 收集不及時

由于文書檔案能夠準確的對文件做好適當?shù)氖占约按鎯ぷ鳎斶@些資料被管理的時候，應當從不同部門文件開展收集工作，正是因為這種情況，某些部門沒有對這些文件引起必要的重視，在實際收集時會具有一定的困難性，這種情況在文書檔案管理中頻繁出現(xiàn)，其產(chǎn)生的問題是因為有關部門與部門之間沒有保持密切的溝通，不能在第一時間完成工作，時常出現(xiàn)催收的情況；還有一些部門是由于工作的需要，在限定的期限內(nèi)要求增加期限，這樣就致使檔案部門無法完成收集工作，甚至還會出現(xiàn)丟失的情況，所以相關人員需要對文書檔案的管理工作引起必要的重視，最大程度避免收集不及時而出現(xiàn)的概率。

2.2 檔案管理工作和文書工作配合不當

檔案管理工作和文書工作有著相輔相成的關系，可以說是密不可分的，文書工作也是檔案管理工作的基本前提和保證，在文件整理、收集、保存和歸檔的過程中，就是文書工作的一種延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作屬于不同的部門，這樣就造成了檔案管理工作在配合上極容易產(chǎn)生不當?shù)默F(xiàn)象，有很多的文書人員也沒有歸檔的意識，檔案管理人員對文書的內(nèi)容也不了解，沒有經(jīng)常性的進行溝通，這樣長此以往，就會導致文書材料在銜接的過程中出現(xiàn)問題，導致了文書檔案工作效率低下。

2.3 保存方法不恰當

隨著當前科技水平的日益發(fā)展下，辦公設備逐漸日益增多，在具體辦公中，自動化水平也在日益提升。相關人員在應用現(xiàn)代化設備進行辦公的過程中，由于當前文書資料的存儲方式和以往的紙質(zhì)檔案有著較大的區(qū)別，致使儲存到計算機中的檔案不能再第一時間進行處理，導致檔案不能實現(xiàn)統(tǒng)一的目的，會對檔案工作今后的發(fā)展帶來不利影響，不能找到恰當?shù)馁Y料，為后期檔案的使用帶來困難。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 建立有效的工作程序

在文書檔案管理的過程中，必須要按照規(guī)律進行文書檔案的管理，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，文書檔案也要按照規(guī)律進行管理，這樣在工作程序和管理制度上才會更加的科學。為了避免途中會再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時，要詳細的說明，使其簡捷明確，操作性強。在操作過程中，不管任何人員、任何領導等員工都要嚴格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時，要仔細閱查，文件的文體格式是否符合標準，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標準之后，再進行下一個流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復核，以免文件發(fā)生問題。

3.2 搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

檔案大多數(shù)都會依賴于文件，并且文件的質(zhì)量會對檔案管理水平帶來直接的影響。因此，沒有高品質(zhì)的文件管理，就不會存在高品質(zhì)的檔案管理。對于相關人員來說，應當具備專業(yè)的檔案意識，并且會對文書資料做好適當?shù)臍w檔工作，在實際執(zhí)行文件的時候，還應當對檔案工作引起必要的重視，不斷完善文書以及檔案工作實現(xiàn)一體化的任務。只有做好這些工作，相關人員才能夠?qū)ξ募牧系恼w提供重要的保障。例如：紙張大小、文體格式等要實現(xiàn)統(tǒng)一的目的，不能出現(xiàn)花俏的情況，避免使用墨水、復印紙等材料來對文件材料進行改動。

3.3 注重人才的培養(yǎng)

從文書檔案未來發(fā)展形勢來講，僅僅只是對現(xiàn)代化設備以及紙質(zhì)等載體了解的工作人員不能就任于該工作，這是由于社會現(xiàn)代化發(fā)展會對相關人員提出更高的要求。所以，相關單位一定要建立一支積極向上的隊伍，并一復合型人才作為主要人才，從而促使文書檔案能夠達到全面進步的效果。數(shù)字化文書檔案管理人員一定要是復合型人才，只有這樣才能夠緊跟時代的腳步，才能夠主動的迎接挑戰(zhàn)解決問題。而隨著當前文書檔案數(shù)字化的落實下，大量的縮短了部門的工作任務，為社會帶來更加方面的服務，還能夠?qū)n案的安全性能加以提升，確保公民的基本權利。所以，相關部門一定要緊抓機會，并深入的研究，積極引進新型管理手段，制定出切實可行的發(fā)展，進而推動文書檔案工作的不斷進步。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：文書檔案管理能夠較好的體現(xiàn)出一個單位的管理質(zhì)量，并且管理質(zhì)量也會對檔案資料是否具有完整性帶來直接的影響。所以，需要將文書管理工作質(zhì)量加以提升，只有這樣才能夠落實到文書工作以及管理工作之間的銜接問題，加大各個部門之間的配合力度，并制定出切實可行的實施方案，從本質(zhì)上將文書檔案資料工作質(zhì)量加以提升，繼而確保保證單位的建設和發(fā)展。

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