信息化環(huán)境下的企業(yè)檔案信息管理

毛聯(lián)生

摘 要：對于企業(yè)來說檔案包含著企業(yè)的歷史發(fā)展、經(jīng)營成果、人事檔案等重要資源，其內(nèi)容可以說是覆蓋了企業(yè)發(fā)展全過程。而在現(xiàn)今全面推進檔案管理信息化的背景下企業(yè)需要更改原有的檔案工作模式，抓住信息時代的趨勢及需要，為企業(yè)檔案管理工作探索出新的發(fā)展途徑。目前企業(yè)檔案信息管理已經(jīng)成為一種趨勢，但是在實際的執(zhí)行過程中其受多方面因素的影響仍然存有一些問題，為了保證企業(yè)檔案信息化的進程，必須要針對這些問題來進行檔案工作的全面革新。

關鍵詞：信息化；企業(yè)；檔案信息管理

在信息化時代檔案管理不再是簡單的檔案收集及保管，在新時代其還為檔案管理工作賦予了更多的職能要求，這樣才能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。在現(xiàn)代信息快速發(fā)展的背景下，各類信息資源的爆發(fā)式增長為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機，同時也是新的挑戰(zhàn)，在企業(yè)中全面進行檔案信息管理需要從多層面進行檔案工作的整改，從而推動其向著信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展，提高整體的工作效率及管理水平。

1 信息化環(huán)境之下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 企業(yè)的電子檔案難以與紙質(zhì)檔案實現(xiàn)一致

從專業(yè)化角度出發(fā)，企業(yè)信息化管理主要是以網(wǎng)絡以及信息作為平臺，從而對企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營工作進行流程管理的。隨著現(xiàn)代化企業(yè)流程管理工作的不斷開展，隨之帶來了大量的電子文件，尤其像已經(jīng)應用CAD以及CAM技術的企業(yè)，這些企業(yè)中的設計工作、正式施工工作以及制造流程的開展等都與CAD技術和CAM技術緊密相連，借助此技術與網(wǎng)絡企業(yè)的設計單位能夠更加便捷地在同一個網(wǎng)絡平臺上實現(xiàn)施工以及生產(chǎn)經(jīng)營期間所需要的設計修改，避免了在原有設計圖紙上修改以及重新繪制圖紙所帶來的麻煩與損失。在企業(yè)檔案管理中，要高度重視錯版保存問題，從而確保企業(yè)檔案可以真實有效的反映出企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營管理現(xiàn)狀。

1.2 信息化時代的企業(yè)檔案管理在處理技術上缺乏專業(yè)性

企業(yè)信息化屬于一個相對嚴密的系統(tǒng)，目前大部分企業(yè)仍舊處在傳統(tǒng)化、粗放式以及經(jīng)驗式的企業(yè)管理模式之中，部分企業(yè)在基礎性數(shù)據(jù)處理技術的標準體系上不完善，而且計量管理、檢測體系管理、定額管理以及技術的標準化管理等都需要加強。沒有建立起相對完整、統(tǒng)一以及具有較強操作性的企業(yè)代碼編制體系，基礎性數(shù)據(jù)資料的采集工作以及錄入工作標準不完善，直接影響到企業(yè)在檔案信息化管理方面相關數(shù)據(jù)采集工作的規(guī)范化與科學化，從根本上影響到企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展。同時，企業(yè)信息檔案管理的安全性也是現(xiàn)代化企業(yè)信息化發(fā)展的重要問題，具體來說，體現(xiàn)在企業(yè)電子文件以及電子檔案相關信息數(shù)據(jù)的安全性、企業(yè)檔案在網(wǎng)絡利用與共享中的安全性以及企業(yè)電子檔案相關媒介的安全性上，關系到企業(yè)檔案信息管理水平的提升。

2 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理的措施

2.1 建立規(guī)范的檔案信息管理制度

規(guī)范化、標準化的檔案信息管理制度是保證檔案工作可以順利開展的基礎，因此企業(yè)需要掌握信息時代所帶來的檔案管理工作的新思想、新模式，在制度的創(chuàng)立上應結(jié)合現(xiàn)代的創(chuàng)新機制，通過建立健全的檔案管理制度來規(guī)范檔案工作的進行，從而保證企業(yè)檔案在進行數(shù)字化、電子化處理后可以科學的進行檔案管理工作。并且在檔案信息管理制度的建立上需要對各個部門的職責進行確定，保證企業(yè)內(nèi)部全員可以參與到檔案信息管理中，使檔案工作可以依照制度更加規(guī)范的進行。

2.2 高度重視企業(yè)信息化檔案信息資源的管理

在企業(yè)檔案信息管理中其最主要、最核心的內(nèi)容就是對其信息資源的管理，這些檔案信息資源對企業(yè)的發(fā)展有著極為重要的影響。因此在實際中需要通過對信息資源的收集、整合、管理來保證檔案資源的高效利用，同時在信息環(huán)境下需要注意對檔案信息資源的安全性進行保護。在現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理中其對檔案信息資源的利用及管理質(zhì)量決定了檔案工作可以提供的服務水平，對企業(yè)的運營也產(chǎn)生了一定的影響，因此要注意對檔案信息資源管理進行優(yōu)化及發(fā)展，保證其在實際所產(chǎn)生的效用。

2.3 加強企業(yè)檔案管理的基礎設施建設

企業(yè)檔案信息管理在進行的過程中需要有完善的基礎設施來為其工作的開展提供基礎性幫助，同時也是企業(yè)檔案實現(xiàn)高效化發(fā)展的重要手段。因此，企業(yè)檔案管理的相關人員應該把完善企業(yè)檔案的數(shù)字化基礎設施設備與基礎性檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)作為企業(yè)檔案傳輸、檔案交換以及檔案資源共享的前提條件，充分發(fā)揮企業(yè)信息檔案管理的整體效益。此外，企業(yè)檔案的管理人員需要發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢，將企業(yè)檔案資源的基礎性設施建設作為管理重點來抓，積極引進先進的管理設備，不斷提升企業(yè)檔案的服務管理水平，為檔案信息管理提供必要的設施保障。

2.4 提升企業(yè)檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)水平

人才是企業(yè)檔案信息管理可以高效進行的基礎，管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不夠，不能適應信息化環(huán)境的要求會影響檔案工作的進行。因此檔案人員必須具有豐富的檔案知識及相應的管理技能，同時其還需要掌握計算機技術及現(xiàn)代管理理念，從而保證檔案信息管理工作可以高效進行。為此企業(yè)必須要注重對人才進行培養(yǎng)，從而建立一支高素質(zhì)、復合型的人才隊伍，滿足企業(yè)對檔案管理工作不同的業(yè)務要求。在人才培訓上企業(yè)可以通過講座、業(yè)務指導等方式來進行，也可以聘請專業(yè)的培訓機構(gòu)來提升檔案人員的素質(zhì)水平。但是在人才隊伍的建設中最重要的還是擴大專業(yè)人才的招聘，從而保證檔案信息管理工作可以引入創(chuàng)新的機制。

結(jié)束語

信息化環(huán)境為企業(yè)帶來的是新的發(fā)展趨勢，同時在企業(yè)檔案管理工作中也需要順應其發(fā)展形勢進行相應的革新。在檔案信息化建設中其面對著與傳統(tǒng)管理模式不同的發(fā)展需要及發(fā)展環(huán)境，因此在實際中難免會遇到一些問題，對此在企業(yè)檔案信息管理建設的過程中可以通過完善相關的制度、樹立正確的管理意識、提高檔案的現(xiàn)代化程度及擴大檔案管理工作的人才隊伍等方面來提高生檔案工作的整體水平，使其可以在信息化時代的背景下為企業(yè)發(fā)展提供助力。

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