淺談高校建立用戶信息反饋檔案的重要性

周麗娜

摘要：高校檔案詳細記錄了高校招生、教學(xué)、日常管理以及教學(xué)科研等工作的原始數(shù)據(jù)信息，對于高校和社會均有重要的參考價值。隨著我國高等教育事業(yè)不斷發(fā)展，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。但就現(xiàn)階段高校檔案管理工作而言，用戶信息反饋作為檔案資源開發(fā)利用的重要工作環(huán)節(jié)，卻并未受到應(yīng)有的重視，對于這一環(huán)節(jié)的研究也相對較少。筆者從高校檔案管理入手，就其用戶信息反饋存在的問題及解決措施，發(fā)表幾點看法。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理工作；用戶信息反饋檔案；重要性

中圖分類號：G2

文獻標識碼A

文章編號2095-6363（2017）04-0087-02

主體要素、客體要素、中介要素和職業(yè)技能，是組成檔案職業(yè)的幾大要素，其中客體要素包含3個子系統(tǒng)，分別是檔案信息開發(fā)、檔案實體管理以及檔案反饋信息處理。隨著社會發(fā)展，檔案資源逐漸受到人們的重視，但對于檔案信息反饋處理的研究較少。檔案工字的根本目的是對檔案資源的開發(fā)利用，檔案反饋信息處理屬于檔案信息開發(fā)利用的最后環(huán)節(jié)，其本質(zhì)是對檔案工作的整體控制和反饋，對于提高檔案信息資源開發(fā)效率和工作質(zhì)量，具有重要的現(xiàn)實意義。

1.用戶反饋信息檔案基本內(nèi)涵概述

檔案職業(yè)主要包含以下幾方面要素：1）主體要素，即以檔案為主要管理對象的社會職業(yè)群體；2）客體要素即檔案，包括檔案信息開發(fā)、檔案實體管理以及檔案反饋信息處理3個子系統(tǒng)；3）中介要素，即社會發(fā)展過程中對主體和課題要素，產(chǎn)生的需求和滿足需求，進而形成的檔案職業(yè)存在環(huán)境；4）職業(yè)技能是指主體認識客體過程中使用的手段。

信息反饋屬于客體要素范疇，具有極其重要的地位。反饋在控制原理中具有如下定義：將控制系統(tǒng)輸出部分信息或全部信息，返回系統(tǒng)信息輸入端，并影響信息再輸出的過程。一般情況下，檔案工作包括檔案收集、整理、保存以及開發(fā)利用4個工作環(huán)節(jié)，其中開發(fā)利用是檔案工作的根本意義所在，在這一環(huán)節(jié)中進行信息反饋，就是對整個檔案工作的總控制和反饋，具有提高檔案工作效率和質(zhì)量的重要意義。

高校檔案詳細記錄了高校各相關(guān)活動、工作的原始信息，具有極高的價值。但高校檔案信息反饋工作并未受到的應(yīng)有的重視，限制了高校檔案正式效用的發(fā)揮，亟需對其進行調(diào)整，以促進高校檔案工作進一步發(fā)展。

2.高校用戶信息反饋檔案發(fā)展現(xiàn)狀分析

目前高校用戶信息反饋檔案工作主要存在以下幾方面問題：

1）反饋意識薄弱。由于高校對于用戶信息反饋檔案缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致多數(shù)師生使用檔案后，沒有填寫檔案利用效果登記表的習(xí)慣和意識，反饋檔案建立極為困難。

2）反饋檔案制度缺失。多數(shù)高校檔案部門未將反饋信息檔案作為正式工作，納入工作制度中進行管理，工作職責、責任模糊，導(dǎo)致該項工作發(fā)展緩慢。

3）用戶反饋方法收集方式單一。目前，多數(shù)高校用戶信息反饋依靠“檔案利用情況登記表”完成信息收集，缺乏與檔案使用者的互動交流。

4）反饋信息處理缺乏科學(xué)性。目前，多數(shù)高校檔案工作人員，側(cè)重于收集檔案使用效益相關(guān)信息，對于使用者提出的意見或建議，缺乏應(yīng)有的重視，限制了檔案信息反饋效用的發(fā)揮。另一方面，反饋信息經(jīng)簡單處理后，通常就會被整理收藏，有效利用率低，無法對檔案工作產(chǎn)生積極地促進作用。

3.高校用戶信息反饋檔案建立措施分析

3.1加強用戶信息反饋檔案宣傳

高校應(yīng)從自身檔案管理部門入手，加強用戶信息反饋檔案宣傳，以提高學(xué)校師生對于用戶信息反饋檔案的認識和理解，提高師生檔案信息反饋意識，使其認真完成檔案信息反饋調(diào)查問卷，提高信息反饋質(zhì)量，促進用戶信息反饋檔案進一步發(fā)展。宣傳形式應(yīng)盡量多元化，以擴大宣傳影響，提高宣傳工作工作質(zhì)量，具體途徑包括校園廣播、?？⑿蟆⑿＜壭麄髦v座等。

3.2完善用戶信息反饋制度

1）加強用戶信息反饋制度建設(shè)?？茖W(xué)、系統(tǒng)、完整的制度是確保工作有序保質(zhì)進行的基礎(chǔ)。高校通過加強制度建設(shè)，將用戶信息反饋檔案工作定為高校檔案工作重點工作，提高檔案工作人員對其的重視，規(guī)范檔案工作人員行為，落實各項工作職責和具體責任。

2）建立用戶信息反饋檔案。高校檔案部門應(yīng)根據(jù)用戶信息反饋建立相應(yīng)的檔案，通過系統(tǒng)的檔案工作，發(fā)揮用戶信息反饋檔案的實際效用，促進高校檔案的進一步發(fā)展。

3）定期組織用戶信息反饋檔案交流會。在交流會中，集中解決用戶信息反饋中的主要問題，總結(jié)用戶信息反饋管理經(jīng)驗，不斷完善用戶信息反饋制度，探索新的用戶信息反饋模式和信息收集渠道，以實現(xiàn)動態(tài)的用戶信息反饋檔案管理。

4）完善用戶信息反饋監(jiān)督制度。監(jiān)督制度是用戶信息反饋制度有效實施的根本保障，根據(jù)相關(guān)制度強制執(zhí)行再反饋操作，可有效解決惰性問題，不斷為信息反饋檔案建立注入活力。

3.3積極擴寬信息反饋渠道

用戶反饋信息是用戶信息反饋檔案的基礎(chǔ)組成，因此，高校應(yīng)積極擴寬用戶信息反饋渠道，由被動接受改為主動收集，以提高用戶信息反饋檔案的質(zhì)量和真實性。

首先，高校檔案部門可通過封閉式意見箱收集用戶反饋信息，這種方式的優(yōu)勢在于自愿性和便捷性，便于獲取真實的用戶反饋信息；其次，高校應(yīng)通過調(diào)查問卷的形式，定期對檔案使用者進行信息反饋調(diào)查，以保障基本的用戶反饋信息收集工作；最后，高校應(yīng)積極探索網(wǎng)絡(luò)交流論壇等信息收集渠道，順應(yīng)時代發(fā)展需求，提高用戶信息反饋的影響，完成用戶信息的收集工作。

4.結(jié)論

綜上所述，用戶信息反饋作為檔案資源開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)，承載著提高檔案工作質(zhì)量的重要作用。因此，高校應(yīng)全面加強對用戶信息反饋檔案建設(shè)工作的重視，通過加強宣傳、完善制度等措施，提高用戶信息反饋檔案工作質(zhì)量，從而促進高校檔案工作的進一步發(fā)展。