提高檔案管理能力初探

李大港

信息時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展，檔案部門不能固步自封，死守著紙質(zhì)檔案，應(yīng)該結(jié)合新技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案網(wǎng)站的建設(shè)、微博的互動、短信提供利用、檔案展覽、流動窗口宣傳，這些都是與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)方式，檔案部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)。檔案館應(yīng)借鑒相關(guān)學(xué)科數(shù)字化發(fā)展的研究成果，構(gòu)建檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，完善計(jì)算機(jī)檔案檢索體系，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、信息化管理，并且通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。同時(shí)，檔案部門應(yīng)對館藏檔案按專題進(jìn)行系統(tǒng)、深層次地梳理，對檔案信息進(jìn)行深入研究、綜合加工和深度開發(fā)，主動為各方面提供經(jīng)過提煉的深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，建立起有效的檔案知識數(shù)據(jù)庫體系，提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性，變單純的提供檔案利用服務(wù)為高層次的信息服務(wù)，把“死檔案”變成“活信息”，更好的為廣大人民群眾服務(wù)。一、檔案館提高自身公共服務(wù)能力的必然性1、提高檔案館的公共服務(wù)能力是檔案館服務(wù)于構(gòu)建和諧社會、加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的迫切需求。上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系的丁華東認(rèn)為社會發(fā)展的加快和環(huán)境的復(fù)雜多變，要求檔案領(lǐng)域要能夠融入社會，參與社會發(fā)展、社會管理和文化傳承，要承擔(dān)更多的社會發(fā)展責(zé)任。隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，競爭也愈加激烈，能否提供高效、優(yōu)質(zhì)的信息為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)是信息部門所承擔(dān)的主要任務(wù)，決定著企業(yè)的興衰成敗。檔案信息資源作為政府機(jī)構(gòu)的核心信息資源，是政府機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的信息支持和信息保障。檔案館作為愛國主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務(wù)中心，政府信息公開中心和電子文件管理中心，是社會各方面利用檔案信息資源的中心，它承擔(dān)著傳承人類記憶、弘揚(yáng)民族文化、服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要使命。新時(shí)期的檔案工作已不能在局限于傳統(tǒng)的“重藏輕用”，而應(yīng)該轉(zhuǎn)變模式，積極開發(fā)檔案信息，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)。2、提高檔案館的公共服務(wù)能力是保障公民知情權(quán)的必然要求?！皳?jù)統(tǒng)計(jì)80%以上的各類信息是由政府機(jī)關(guān)掌握的.而政府機(jī)關(guān)則往往從有利于自身管理的角度隱匿所掌握的信息以致妨礙公眾對政府信息的獲取與利用?！彪S著我國政治文明的不斷進(jìn)步，民眾的民主意識和法律意識日益增進(jìn)，對于平等占有信息資源的愿望也與日俱增。而知情權(quán)作為政治民主化的一種必然要求和結(jié)果也要求檔案館提高公共服務(wù)能力，及時(shí)、有效地提供信息，為公民所利用。同時(shí)，“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀要求建立服務(wù)型政府，作為集中保管檔案和提供利用的各級國家檔案館應(yīng)該以檔案公共服務(wù)、滿足社會公眾需求作為發(fā)方向。正如法學(xué)專家孫潮所說的：“對公共政府而言。公共檔案就是我們工作和我們承擔(dān)公共職責(zé)的一種記錄。作為一個公共政府。它必須留下自己的檔案以提供給人民，提供給歷史。提供給社會，從這個意義上來說。檔案不是我們政府的一種權(quán)力，恰恰是政府的一種義務(wù)。你有義務(wù)準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地提供你的檔案。”3、提高檔案館的公共服務(wù)能力是新時(shí)期檔案工作轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新、發(fā)展的迫切需要。根據(jù)檔案館的性質(zhì)、功能以及社會發(fā)展對現(xiàn)代檔案館的要求，檔案館作為檔案事業(yè)的主體，在新的社會發(fā)展時(shí)期必須進(jìn)行包括加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)在內(nèi)的全面轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會的環(huán)境變化要求，得到可持續(xù)的發(fā)展。同時(shí)，檔案館的公共服務(wù)能力也是溝通檔案館與社會公眾之間聯(lián)系的紐帶和橋梁。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，新的檔案載體不斷涌現(xiàn)，與之相對應(yīng)的管理技術(shù)也不斷更新，這些都要求轉(zhuǎn)變檔案館的服務(wù)方式，提升檔案館的服務(wù)能力。三、檔案館提高自身公共服務(wù)能力的實(shí)效性探索1、重視檔案館藏資源建設(shè)。檔案館實(shí)行公共服務(wù)，必須要有數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源支撐。而目前檔案館館藏檔案信息資源貧乏、門類不全、內(nèi)容單一。因此，首先要加強(qiáng)檔案的接受工作，擴(kuò)大檔案接受范圍。在收集檔案時(shí)，注重收集那些能滿足當(dāng)代需求，與人民群眾的生活和生產(chǎn)活動密切相關(guān)的各類民生檔案，建立覆蓋廣大人們?nèi)罕姷臋n案資源體系。《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》中指出，各級檔案部門要高度重視民生檔案工作，把做好民生檔案工作作為推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動力，緊緊圍繞學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，認(rèn)真抓好民生領(lǐng)域中的檔案工作，為維護(hù)公民權(quán)益、社會穩(wěn)定做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。各級檔案部門應(yīng)主動接收民生檔案，如社保檔案、社區(qū)檔案、信用檔案、農(nóng)村勞動力檔案等，并將工作延伸到其他領(lǐng)域，抓好醫(yī)療、教育、就業(yè)、收入分配等方面的檔案工作。將檔案館建設(shè)成為社會公眾共有的檔案信息資源“集散地”和社會公眾共享檔案信息資源的“目的地”。其次，要對現(xiàn)有館藏資源進(jìn)行整合，深層次開發(fā)檔案信息資源，滿足不同領(lǐng)域、不同層次人員的需求。2、改變服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。公共服務(wù)的核心是為公眾服務(wù)，公共服務(wù)的關(guān)鍵是以人為本。在某種程度上，“以民為本”是“以人為本”的落實(shí)和具體化，這種觀念不僅應(yīng)該成為檔案館工作人員的服務(wù)理念，還應(yīng)該成為檔案服務(wù)的立足點(diǎn)。受傳統(tǒng)“官本位”思想的影響，廣大群眾認(rèn)為檔案館是國家保密部門，是專門為統(tǒng)治者服務(wù)的，與百姓沒有關(guān)系，而檔案部門也把提供檔案信息服務(wù)作為自己的權(quán)利。隨著社會的進(jìn)步，人民民主意識和法律意識的提高，他們迫切要求檔案信息的平等獲取權(quán)。檔案部門要轉(zhuǎn)變以前“坐等上門”的被動服務(wù)方式，要主動“請客進(jìn)門”。對檔案工作人員引入競爭機(jī)制、激勵機(jī)制、輪訓(xùn)機(jī)制，從制度上加強(qiáng)檔案工作人員的意識轉(zhuǎn)變，以服務(wù)對象的評價(jià)為尺度，以服務(wù)對象的需要為導(dǎo)向，以服務(wù)對象的滿意為目標(biāo)，以服務(wù)對象的便利為原則。檔案工作者要摒棄“等、靠、要”的舊觀念，通過對公眾需求的研究，大膽創(chuàng)新檔案服務(wù)的新思路、新方法。二、檔案館公共服務(wù)能力概述何為公共服務(wù)能力？學(xué)術(shù)界并未有統(tǒng)一的界定。通過百度的檢索，我們可以知道，簡單地說，公共服務(wù)能力就是公共服務(wù)主體能否意識到公共服務(wù)客體的需求并及時(shí)提供公共服務(wù)以及提供公共服務(wù)的水平如何。確切地說，公共服務(wù)能力是指公共服務(wù)主體為生產(chǎn)和提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)產(chǎn)品以滿足公共服務(wù)客體的公共服務(wù)需求而具備的技能、技術(shù)和技巧。其中公共服務(wù)提供的主體包括政府、非政府公共部門，客體是公共資源，服務(wù)對象是社會。公共服務(wù)能力的強(qiáng)弱決定了公共服務(wù)主體在整個公共生活過程當(dāng)中是否能夠真正承擔(dān)并辦理好所有的公共服務(wù)事項(xiàng)。檔案館的公共服務(wù)能力即是指各級國家檔案館，為提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息資源以滿足廣大人民群眾的需求而具備的技能、技術(shù)和技巧。它包括檔案館藏資源能否滿足公眾的查檔需求，檔案館提供服務(wù)是否快捷有效，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是否符合新時(shí)期服務(wù)人員的標(biāo)準(zhǔn)?？傊ㄔO(shè)公共檔案信息資源體系，提高檔案館公共服務(wù)能力是新時(shí)期社會對檔案館提出的要求。隨著政治、經(jīng)濟(jì)、文化的不斷發(fā)展，人民群眾對于檔案信息資源的需求與日俱增。而傳統(tǒng)的檔案部門服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人民群眾日益增長的檔案信息資源的需求，因此，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，提升檔案部門的服務(wù)水平已迫在眉睫，尤其在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今，檔案館如不能強(qiáng)化自己的優(yōu)勢，必將在激烈的競爭中失去原有的舉足輕重的地位。endprint