談?wù)剣?guó)土資源檔案的規(guī)范化管理

王一旭

一、地質(zhì)資料的匯交及驗(yàn)收匯交工作做為檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到歸檔檔案的價(jià)值，這就要求匯交工作必須全面并且精細(xì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)報(bào)告的編寫(xiě)、圖鑒的制作等工作都利用計(jì)算機(jī)完成。因此，近年來(lái)匯交的地質(zhì)成果資料除了紙質(zhì)版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗(yàn)收工作必須對(duì)紙質(zhì)報(bào)告和電子文件分別進(jìn)行。（一）紙質(zhì)地質(zhì)檔案的匯交及驗(yàn)收紙質(zhì)地質(zhì)檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)在于匯交資料的完整性和規(guī)范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質(zhì)報(bào)告都由報(bào)告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗(yàn)收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄核對(duì)資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問(wèn)題是附圖短缺，因此，僅根據(jù)移交清單清點(diǎn)，無(wú)法查明原報(bào)告圖紙的缺失。規(guī)范性主要檢查匯交資料是否按照規(guī)范進(jìn)行編制，如：報(bào)告正文打印裝訂是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風(fēng)琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質(zhì)報(bào)告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。（二）電子地質(zhì)檔案的匯交及驗(yàn)收國(guó)土資源部下發(fā)的《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（26年）對(duì)地質(zhì)資料電子文件匯交工作做出了具體規(guī)定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲(chǔ)介質(zhì)中的組織形式、電子文件的匯交及驗(yàn)收等。因此，對(duì)于電子文件的匯交和驗(yàn)收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—22）、《電子檔案移交與接收辦法》（國(guó)家檔案局檔發(fā)[212]7號(hào)）和《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》規(guī)定要求進(jìn)行。二、地質(zhì)檔案的整理及保存（一）地質(zhì)檔案的整理保管期限的劃分。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第一章第三條的規(guī)定，地質(zhì)檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。中心館藏的地質(zhì)檔案盡管年代跨度大，但其對(duì)地質(zhì)工作都具有不同的利用價(jià)值，且館藏資料數(shù)量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質(zhì)檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開(kāi)發(fā)程度的提高，再根據(jù)實(shí)際情況對(duì)年代久遠(yuǎn)的地質(zhì)檔案重新評(píng)估定級(jí)。分類(lèi)劃分。對(duì)于地質(zhì)檔案采用“3·X·X—XXX”方式編號(hào)，類(lèi)目號(hào)采用三級(jí)類(lèi)目編號(hào)，案卷順序編號(hào)使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。一級(jí)類(lèi)目號(hào)為“3”。根據(jù)《山西省煤炭地局檔案分類(lèi)大綱》的劃分，地質(zhì)勘查類(lèi)檔案編號(hào)為“3”。二級(jí)類(lèi)目編號(hào)范圍為“1—8”，代表地質(zhì)檔案類(lèi)型，共8類(lèi)；三級(jí)類(lèi)目編號(hào)范圍是“1—7”，代表山西省境內(nèi)不同煤產(chǎn)地（表1）。三級(jí)類(lèi)目使用省內(nèi)煤炭系統(tǒng)慣用的分區(qū)方法，按照山西省地理區(qū)域共劃分為六大煤田和五個(gè)煤產(chǎn)地。案卷順序號(hào)采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，編號(hào)從1號(hào)起，順序編寫(xiě)。每組編號(hào)可以滿(mǎn)足最多999卷地質(zhì)檔案歸檔。目前館藏歸檔數(shù)量最多的類(lèi)目中，也僅有27卷地質(zhì)檔案，其他各類(lèi)目下存檔數(shù)量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數(shù)僅1卷左右，因此采用三位數(shù)進(jìn)行編號(hào)可以在較長(zhǎng)時(shí)間滿(mǎn)足需要。對(duì)于成果地質(zhì)資料的組卷順序，地質(zhì)行業(yè)有著規(guī)范要求，順序?yàn)閳?bào)告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內(nèi)編號(hào)時(shí)需保持原有順序。盡管每套報(bào)告卷內(nèi)文件數(shù)量大相徑庭，但總數(shù)都不會(huì)超過(guò)1件，因此編號(hào)可以采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。以報(bào)告正文為1號(hào)，依次排序。排號(hào)順序?yàn)閳?bào)告正文→附表→各類(lèi)圖紙→其他附件。值得注意的是圖紙的排序應(yīng)按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對(duì)于包含電子文件的地質(zhì)檔案，在編制索引目錄時(shí)應(yīng)將電子文件的文件名及保存路徑與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的索引信息對(duì)應(yīng)。（二）地質(zhì)檔案的保存紙質(zhì)地質(zhì)檔案需裝入無(wú)酸紙盒存放在密集架上。由于地質(zhì)檔案有各卷內(nèi)件數(shù)相差大，借閱使用頻率高的特點(diǎn)，選用的檔案盒就需要同時(shí)兼顧結(jié)實(shí)牢靠、便于取拿、尺寸合理（經(jīng)濟(jì)性）等特點(diǎn)。因此，承裝地質(zhì)檔案的檔案盒選取了?。?2×3×5mm）、厚（22×36×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢(xún)定位的基本信息，包括檔號(hào)、案卷題名、盒內(nèi)檔案的卷內(nèi)順序號(hào)范圍、盒數(shù)及盒序號(hào)等。庫(kù)房應(yīng)做好“八防”工作，并對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行定期抽檢，對(duì)因多次借閱利用發(fā)生磨損的的檔案及時(shí)修復(fù)，或使用電子檔案復(fù)制。電子地質(zhì)檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負(fù)責(zé)借閱查詢(xún)、一套異地保存。光盤(pán)須根據(jù)數(shù)據(jù)容量規(guī)模選用檔案級(jí)CD-R或DVD-R，刻錄光盤(pán)經(jīng)過(guò)校驗(yàn)后用光盤(pán)記號(hào)筆在光盤(pán)印刷層上標(biāo)記案卷題名、檔號(hào)等基本信息，并裝入光盤(pán)盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—22）規(guī)定，光盤(pán)的保管溫度為17℃-2℃，相對(duì)濕度介于35%—45%之間，較紙質(zhì)檔案都有很大區(qū)別。對(duì)于電子檔案，庫(kù)房除了做到“八防”工作，還應(yīng)重點(diǎn)防范磁場(chǎng)和酸性氣體對(duì)光盤(pán)載體的影響。存檔的光盤(pán)每4年進(jìn)行一次抽檢，抽樣率不低于1%。三、地質(zhì)檔案的利用服務(wù)于生產(chǎn)是地質(zhì)檔案的落腳點(diǎn)，但高頻率的翻閱使地質(zhì)檔案極易產(chǎn)生過(guò)度磨損，因此，規(guī)范的查借閱程序，不但可以使地質(zhì)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用，還可以得到充分的保護(hù)。地質(zhì)檔案的借閱需由申請(qǐng)人提出，作為申請(qǐng)人主體的只能是法人單位，不允許以個(gè)人名義申請(qǐng)借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務(wù)，對(duì)系統(tǒng)外單位的申請(qǐng)只提供查閱服務(wù)。局屬各勘查院借閱時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)攜帶個(gè)人身份證明及單位委托書(shū)或介紹信，國(guó)土部門(mén)批準(zhǔn)的項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)等材料向中心提出申請(qǐng)；系統(tǒng)外單位提出申請(qǐng)時(shí)還應(yīng)提供組織機(jī)構(gòu)代碼證及相應(yīng)的地質(zhì)勘查資質(zhì)證明。檔案部門(mén)接到申請(qǐng)后，審核申請(qǐng)材料齊備后報(bào)送局地質(zhì)處審核。對(duì)局屬各勘查院提交的材料，地質(zhì)處審核立項(xiàng)真實(shí)性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對(duì)系統(tǒng)外單位提出的申請(qǐng)，還要審核立項(xiàng)審批材料的真實(shí)性等。通過(guò)審核的申請(qǐng)，提交分管局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可借閱。鑒于地質(zhì)勘查工作對(duì)地質(zhì)資料依賴(lài)程度高、使用時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。地質(zhì)檔案的借閱時(shí)間以3天為界限，到期后如仍需繼續(xù)使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續(xù)借手續(xù)。檔案原件需經(jīng)管理員清點(diǎn)，并檢查無(wú)污損后，方可續(xù)借。這樣既可以滿(mǎn)足地質(zhì)工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監(jiān)控和保護(hù)。endprint