對新形勢下檔案業(yè)務指導工作的思考

段立永

【摘 要】檔案業(yè)務指導工作，是檔案工作不可缺少的重要部分。是一項比較細致而有比較復雜的工作，業(yè)務指導工作的好壞，直接關系到檔案工作的質量，速度及發(fā)展前途，它是檔案業(yè)務中一項非常關鍵的工作，也是新時期不可忽視的工作。在新形勢下，檔案業(yè)務指導工作如何適應時代發(fā)展，以及新的任務的需要，從不合時宜的觀念、做法中解放出來，與時俱進，推動檔案業(yè)務指導工作的創(chuàng)新，這是檔案事業(yè)發(fā)展亟須解決的一個重要問題。為此，在新的形勢下，如何做好檔案業(yè)務指導工作，筆者就此問題進行淺談。

【關鍵詞】檔案工作；業(yè)務指導

檔案業(yè)務指導是檔案管理工作的內容之一，在檔案行政管理中處于主體地位、前沿位置，做好檔案業(yè)務指導工作，有利于促進檔案管理的制度化、規(guī)范化、標準化，全面提升檔案管理水平。

但是由于種種原因，使檔案業(yè)務指導工作往往處于一種被動狀態(tài)，主要體現(xiàn)在：首先，由于檔案業(yè)務指導人員人數(shù)少，而需要指導的單位多，工作量大，往往使指導人員疲于奔命，而且只能對收集、分類、組卷、編號等基本環(huán)節(jié)進行指導，而對于保管期限的劃分、編研材料的編寫等較細致的問題則沒有大量的時間深入指導，造成工作的疏漏。其次，由于基層單位檔案人員更換較頻繁，使得指導人員不得不對這些單位進行重復指導。這樣就陷入了一個死循環(huán)當中，在指導人員有限的情況下很難使檔案工作邁上一個新的臺階。在新形勢下，檔案業(yè)務指導工作如何適應新的形勢變化以及新的任務需要，改變不合時宜的觀念與做法，與時俱進，推動檔案業(yè)務指導工作的創(chuàng)新，這是檔案事業(yè)發(fā)展亟須解決的一個重要問題。以下是筆者對新形勢下做好檔案業(yè)務指導工作的一點看法，愿與大家共同交流、探討。

1 以科學發(fā)展觀為指導，圍繞中心工作，有的放矢地開展檔案業(yè)務指導工作，不斷深化服務機制

貫徹落實科學發(fā)展觀，需要進一步圍繞中心工作積極發(fā)揮檔案業(yè)務指導工作的作用。第一，應及時把國家對檔案管理的法律、法規(guī)和政府部門關于檔案事業(yè)發(fā)展的方針政策，以及檔案工作的各項標準、規(guī)范，認認真真地貫徹到各級組織中去，從而加強檔案基礎業(yè)務建設、檔案資源建設、檔案法制建設。第二，加強上級檔案局館與地方檔案部門、各系統(tǒng)檔案部門的聯(lián)系、溝通，形成檔案工作網(wǎng)絡，增強檔案隊伍素質，保證檔案業(yè)務工作的完成和檔案工作整體水平的提高。第三，掌握和了解檔案事業(yè)發(fā)展中的新情況、新問題，提出事關檔案事業(yè)發(fā)展的重大課題，及時進行調研，認真總結經(jīng)驗，不斷推進檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。第四、要加大依法治檔的力度，加強宏觀指導，強化政府公共服務職能，出臺各類科學適用的業(yè)務標準，積極參與信息公開工作，在指導中增強服務效果，在服務中體現(xiàn)檔案工作的價值。

2 加大檔案業(yè)務指導工作的監(jiān)管力度，確立業(yè)務指導工作的權威性、實效性

過去，我們的業(yè)務指導工作沒有完全做到依法指導，法律、法規(guī)賦予的有些權利沒有很好地去履行，結果給業(yè)務指導工作本身帶來了一定的軟弱性和不確定性，也使業(yè)務指導人員產(chǎn)生了畏難思想。根據(jù)檔案工作發(fā)展的新情況，一定要理直氣壯地加強依法指導工作的監(jiān)管力度。嚴肅認真地堅決貫徹落實法律法規(guī)和有關政策的要求，采取有力措施推進檔案資源建設、檔案信息化建設和檔案基礎業(yè)務建設；并善于在指導中發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋和研究，以進一步完善檔案法規(guī)和各項規(guī)范。

既要做好對一般單位和一般業(yè)務的指導工作，更要抓住重點單位和重要工作，集中力量進行指導，做到兩點論和重點論的統(tǒng)一。如應該緊跟形勢發(fā)展的需要，密切關注社會重大事件、重大活動和重點工程中形成的檔案材料，善于抽取活動中的重點、難點、熱點問題，主動、超前的進行檔案業(yè)務指導，尤其是抓住反映時代特點的檔案，如突發(fā)事件、領導人視察、大型的文體演出等等，用良好的服務滿足社會發(fā)展的需要。做到提前介入，提前研究規(guī)范，提前進行業(yè)務指導。

3 加強檔案人員的資格認證工作，全面提高基層檔案人員的業(yè)務水平

根據(jù)檔案局有關規(guī)定，在崗的檔案人員必須有專業(yè)部門頒發(fā)的“檔案人員上崗證書”。但是由于基層單位檔案人員調動較頻繁，往往有先上崗后取證的情況存在。這就為檔案指導工作造成了很大的麻煩。面對那些對檔案工作一無所知的人員，為了基層單位檔案工作不斷檔，指導人員只能對其進行多次重復的指導，額外增加了工作量。對于這樣的情況，就應該嚴格把握檔案人員任職資格關。正如沒有會計等級證書不能擔任會計職務，沒有律師證書不能在法庭上為當事人辯護一樣。如果沒有“檔案人員上崗證書”決不能先行上崗。

4 提高素質，加強檔案業(yè)務指導隊伍建設

首先要提高認識，增強業(yè)務指導工作的責任感。其次要加強學習，提高法制政策水平和業(yè)務能力。第三要轉變作風，增強業(yè)務指導工作的實效性。要深入實際，加強調查研究，掌握被指導單位的情況，及時發(fā)現(xiàn)工作中的亮點，總結和推廣先進經(jīng)驗。要注意及時發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，抓住重點、難點，針對各基層單位性質不同，在指導工作中也應該“抓重點，放一般，突出特點”，而不能事無巨細、面面俱到。如對于城建部門指導應重點放在基建檔案上，宣傳部門重點應放在照片和音像檔案上。這樣有利于保證這些單位重點工作的檔案質量。所謂“放一般”，并不是說放棄其他檔案工作，而是在指導中有所側重。保證具有較大參考價值和保存價值的檔案質量，突出本單位的工作特點。第四要勇于創(chuàng)新，不斷探索業(yè)務指導工作的新思路、新方法。要從不合時宜的觀念、做法中解放出來，敢于突破傳統(tǒng)模式，與時俱進，開創(chuàng)符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案業(yè)務指導工作的新路子。

5 檔案業(yè)務指導工作向信息化方向發(fā)展

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案工作服務領域的不斷拓寬，區(qū)縣級檔案局業(yè)務指導人員少與基層單位業(yè)務指導需求量大的矛盾日益凸顯。加之近年來檔案信息化建設的不斷發(fā)展，使檔案業(yè)務指導的信息化成為必要。檔案業(yè)務指導的信息化在相當程度上破解了傳統(tǒng)指導方式的局限，緩解了縣區(qū)級檔案部門業(yè)務指導人員少與基層單位業(yè)務指導需求量大的矛盾，提高了檔案業(yè)務指導工作的效率和服務質量，降低了工作成本。通過網(wǎng)絡解疑答問，把有限的指導人員從疲于應付大量的重復性指導和電話答疑中解放出來，既節(jié)省了時間和費用，又使指導人員有更多的精力去思考解決個性和典型性問題，拓寬了提供優(yōu)質業(yè)務指導服務的空間。而且，即便是在網(wǎng)上對個別單位的個別問題進行指導，也可供其他單位借鑒參考，最大限度地實現(xiàn)資源共享。

路漫漫其修遠兮，檔案業(yè)務指導工作任重而道遠。新形勢下，檔案工作人員要更新觀念，與時俱進，大膽創(chuàng)新，不斷探索，使業(yè)務指導工作在檔案管理工作中發(fā)揮自身更大的作用。