談?wù)効茖W(xué)規(guī)范學(xué)校檔案管理的重要性

韓俊京

學(xué)校的檔案內(nèi)容主要來源于學(xué)校的教學(xué)、管理、教學(xué)研究、校園文化建設(shè)、校園建設(shè)等方面的各種記錄與載體。學(xué)校檔案管理運用的恰當(dāng)與否，直接關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展以及整體規(guī)劃。通過檔案，學(xué)校管理層可以對中學(xué)在以往的發(fā)展過程中的教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況有一個更加清晰的了解，從而對在這一過程學(xué)校的自身形象與價值建設(shè)的得失與成敗有一個明確的認(rèn)識，為學(xué)校今后的發(fā)展提供借鑒和依據(jù)，有利于提高校園工作效力和質(zhì)量。在此，本文對中學(xué)檔案管理中的相關(guān)問題進行淺析。

一、學(xué)校檔案管理制度

檔案管理制度的穩(wěn)定，有利發(fā)展學(xué)校檔案是學(xué)校各項工作的真實記錄，客觀全面地反映了學(xué)校發(fā)展的歷史全貌。強化學(xué)校管理，首要任務(wù)之一是須先強化學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)。要制定規(guī)范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入相關(guān)處室、部門的年度工作目標(biāo)，并作為對其負(fù)責(zé)人進行實績考核的內(nèi)容，使學(xué)校檔案工作有章可循，有據(jù)可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作，才會使檔案工作走上正軌。

學(xué)校檔案管理部門要對檔案進行接收、分類、登記、傳閱及歸檔工作。這包括學(xué)生個人信息的檔案，學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案，以及學(xué)生德育工作的檔案等。要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況，明確資料管理的程序、獎罰措施及各類資料填寫要求、責(zé)任人、移交時間等。做好教學(xué)資料的收集，不僅要收集反映教學(xué)的教師計劃以及總結(jié)，任課安排表，課程安排表，教研活動以及學(xué)生各科競賽安排，教學(xué)統(tǒng)計表，教學(xué)質(zhì)量分析表，教學(xué)成果，教學(xué)日記，學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、條例，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門來?？疾?、檢查驗收工作的材料，也要收集反映學(xué)生“學(xué)有所成”的過程性資料。

二、明確檔案收集范圍

提高學(xué)校檔案質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案作用。學(xué)校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性，是各項活動的綜合反映。學(xué)校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應(yīng)該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結(jié)合科學(xué)分類原則，整理檔案可按照文書、教學(xué)、科技、實物、聲像、會計、教師業(yè)務(wù)進行分檔。①文書檔案主要指學(xué)校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應(yīng)明確各部門的收集范圍，便于統(tǒng)一管理。②教學(xué)檔案真實、完整、系統(tǒng)地反映了教學(xué)活動的特點和規(guī)律，在學(xué)校的教學(xué)活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學(xué)?；ǎ▓D紙、說明等）教學(xué)設(shè)備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀(jì)念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，是學(xué)校發(fā)展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務(wù)報表、賬本、憑證等。⑦教師業(yè)務(wù)檔案，它可以用來衡量教師個人的業(yè)務(wù)水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。

上述各種門類的檔案經(jīng)分類整理立卷后，還要進行科學(xué)編號，以固定案卷保管期限的前后位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系。

三、檔案的歸類與整理

檔案要進行分類和規(guī)整，這個需要學(xué)校每個部門的規(guī)整與總體的規(guī)整，每個部門要定期（或者按照時間順序）將相關(guān)工作記錄進行歸類，可以按照時間歸類，也可以按照問題的差異性進行歸類，同時要編號碼和頁碼，電子版一份，打印紙質(zhì)版一份，目的是做到快速搜索。要加大學(xué)校各個部門之間橫向的檔案資料建立與利用，做到相互補充、相互參考，做好檔案之間的銜接點，特別是對于每個學(xué)生、每一門學(xué)科的建檔來說，還應(yīng)建好學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案。包括反映學(xué)生學(xué)習(xí)過程且有教學(xué)研究價值的資料，反映學(xué)生成長軌跡的資料，反映學(xué)生進步的資料，對自己成長過程定期進行評價資料，等等。

四、增強檔案工作創(chuàng)新意識

檔案工作的創(chuàng)新首先是檔案工作觀念的創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務(wù)為中心的大局觀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門要了解大局、把握大局，選準(zhǔn)主題，確立檔案的服務(wù)宗旨，使檔案與學(xué)校的發(fā)展相融合。其次，要樹立檔案工作的發(fā)展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創(chuàng)新的新局面。充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設(shè)中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優(yōu)化配置。要把檔案工作融入學(xué)校各項工作中，與學(xué)校同步發(fā)展，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。再次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術(shù)手段，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學(xué)校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學(xué)校的各種需要。

五、加強檔案管理促進學(xué)校工作發(fā)展

1、加強監(jiān)督，確保檔案工作良性發(fā)展。學(xué)校檔案工作達(dá)標(biāo)升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續(xù)加強對學(xué)校檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學(xué)校檔案工作的持久性，避免學(xué)校檔案工作出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。

2、建立本校特色檔案。每個學(xué)校都有自己的辦學(xué)特色，學(xué)校檔案部門要努力收集相關(guān)的檔案資料，形成本校特色檔案。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。能體現(xiàn)學(xué)校在具有一般學(xué)校共性基礎(chǔ)上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我精”的獨特本性，體現(xiàn)出本校的特色與優(yōu)勢。

3、深入開發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)代社會，檔案信息資源開發(fā)與利用越來越受到重視，快速、準(zhǔn)確、精煉、系統(tǒng)、高層次、高質(zhì)量地開發(fā)檔案信息資源，深入探討和研究檔案信息資源深層次開發(fā)工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責(zé)任。學(xué)校檔案內(nèi)容豐富，是寶貴的信息資源，目前學(xué)校檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)大都表現(xiàn)為“文件匯編”，寶貴的檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加大開發(fā)力度，根據(jù)室藏檔案資料進行二次加工、三次加工，編寫出有一定深度的編研材料，為學(xué)校工作提供參考依據(jù)。

4、加強檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。檔案人員要認(rèn)真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識、掌握現(xiàn)代管理技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運用，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。檔案部門可以在校園網(wǎng)上開設(shè)站點，將學(xué)校簡介、規(guī)章制度、師資配備、畢業(yè)生情況及學(xué)校其他一些基本情況上網(wǎng)發(fā)布，使利用者足不出戶就能查閱所需信息。檔案部門還可以把一些反映學(xué)?！伴W光點”的照片及相關(guān)檔案資料在網(wǎng)上發(fā)布，這樣，通過局域網(wǎng)及國際互聯(lián)網(wǎng)能夠讓更多的人了解學(xué)校，增加學(xué)校的知名度，獲得更廣泛的社會支持。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個學(xué)校的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為學(xué)校發(fā)展做貢獻。