企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理中如何建立健全采購(gòu)過(guò)程中的控制制度

項(xiàng)玉燕

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的的飛速發(fā)展，人民的生活水平越來(lái)越高，人們對(duì)商品的需求越來(lái)越大，促使越來(lái)越多的企業(yè)紛紛涌現(xiàn)出來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，企業(yè)在越來(lái)越大的市場(chǎng)壓力下及時(shí)有效的控制成本提高產(chǎn)品質(zhì)量，建立健全的采購(gòu)過(guò)程中的控制制度顯得越發(fā)緊迫。

內(nèi)部控制是一種提高公司軟實(shí)力的一種重要制度，可以有效的幫助企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，同時(shí)采購(gòu)也是企業(yè)管理離不開(kāi)的重要組成部分，其中包括五個(gè)環(huán)節(jié)，都可以有效的幫助完善企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制制度，它可以有效地降低企業(yè)的采購(gòu)成本，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力時(shí)，同時(shí)可以減少了貪污等徇私舞弊的發(fā)生，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。本文就采購(gòu)過(guò)程的分析和探索，就國(guó)家現(xiàn)有的法律法規(guī)及政策完善企業(yè)如何建立健全采購(gòu)過(guò)程中的控制制度。

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部控制；采購(gòu)的概念；計(jì)劃書；采購(gòu)成本；基本規(guī)范

企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理中如何建立健全采購(gòu)過(guò)程中的控制制度也就是內(nèi)部控制的一種，而內(nèi)部控制的要素分為：內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是基礎(chǔ)，一般由企業(yè)的規(guī)章制度，上下級(jí)的管理制度等構(gòu)成。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是指企業(yè)針對(duì)市場(chǎng)變化，分析市場(chǎng)對(duì)企業(yè)造成的威脅程度?？刂苹顒?dòng)：控制活動(dòng)是指企業(yè)根據(jù)法恩險(xiǎn)評(píng)估對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展及時(shí)做出改正，較少和防止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。信息與溝通：信息與溝通是指信息在企業(yè)內(nèi)部共享的一種狀態(tài)，加強(qiáng)個(gè)部門的聯(lián)系，有助于企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施。內(nèi)部監(jiān)控：發(fā)現(xiàn)內(nèi)部缺陷，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改正。

一、采購(gòu)的概念及計(jì)劃書

采購(gòu)過(guò)程中，相關(guān)部門需要制定計(jì)劃書。采購(gòu)部門將任務(wù)分配給采購(gòu)員，通過(guò)采購(gòu)員間接了解市場(chǎng)信息，篩選選出所想要的信息，完善合適的采購(gòu)計(jì)劃書，這個(gè)過(guò)程必須要有清晰的思路。計(jì)劃書必須符合公司自身經(jīng)濟(jì)情況，所以慎重的選擇供貨商是關(guān)鍵，例如產(chǎn)品的價(jià)格、產(chǎn)品的質(zhì)量等都是需要加大重視力度的。若采購(gòu)計(jì)劃或者采購(gòu)依據(jù)不充分，相關(guān)審批手續(xù)等不合法、不掙錢，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)，并且此過(guò)程中不可避免的產(chǎn)生采購(gòu)員與供貨商之間的利益聯(lián)系，所以可采用多人共同管理獎(jiǎng)罰制度，將各個(gè)供貨商信息錄入完全方便采購(gòu)經(jīng)理回訪等問(wèn)題，并對(duì)表現(xiàn)好的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)等措施，激發(fā)采購(gòu)員的業(yè)務(wù)技能，不斷完善計(jì)劃書。

設(shè)計(jì)計(jì)劃書注意簡(jiǎn)潔，并把采購(gòu)員調(diào)查的原始信息保留備檔，這個(gè)過(guò)程也就是完善采購(gòu)流程。

二、控制采購(gòu)成本

從廣義上理解，采購(gòu)就是企業(yè)中負(fù)責(zé)與供貨商的連接的紐帶部門，幫助企業(yè)和供貨商完成商品的交換和利益的共贏。

從狹義上理解可以把采購(gòu)過(guò)程中流程分為五部分：與供貨商談判，簽署合同，移交貨款，驗(yàn)收貨物，貨物轉(zhuǎn)移。所以控制采購(gòu)成本可以從這五個(gè)流程控制。

2.1建立專業(yè)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)

采購(gòu)過(guò)程中與供貨商談判無(wú)疑是控制成本的關(guān)鍵，但與供貨商談判達(dá)到的效果如何取決于談判人的專業(yè)性，以及談判人員的能力，不專業(yè)性的談判會(huì)造成企業(yè)資金，形象甚至是企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)度都會(huì)造成不可挽回的措施，所以建立專業(yè)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)顯得至關(guān)重要，可采取以下措施：

1、根據(jù)采購(gòu)人員自己的職能等對(duì)公司的貢獻(xiàn)大小調(diào)整企業(yè)采購(gòu)部門職位，并可對(duì)有貢獻(xiàn)的員工采取升職加薪的鼓勵(lì)措施，以提高采購(gòu)員工的工作積極性，并可在一定范圍中控制采購(gòu)員和供應(yīng)商之間的利益糾纏，初步達(dá)到控制公司采購(gòu)成本，初步建立自己專業(yè)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。

2、為了減少員工和供貨商之間的利益糾纏還可以通過(guò)本地公司的采購(gòu)人員可和其他市場(chǎng)或分公司的采購(gòu)人員互換，杜絕本地的采購(gòu)人員在采購(gòu)造成與供貨商之間利益糾纏對(duì)公司采購(gòu)成本升高的情況，面對(duì)中小型私人企業(yè)，采購(gòu)部門可掌握在自己親人手中，自上而下的建立采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。

3、可從外部人才資源市場(chǎng)聘請(qǐng)有專業(yè)能力的人，慢慢發(fā)展利用獎(jiǎng)勵(lì)等吸引外部人才，并對(duì)新加入的采購(gòu)人員進(jìn)行合理化培訓(xùn)，以逐漸完善建立起專業(yè)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。

2.2付款方式

付款的方式和與供貨商的對(duì)賬應(yīng)該有明確詳細(xì)的合同或其他有權(quán)威性的方式來(lái)說(shuō)明，防止因?yàn)楦犊畹脑蛟斐蓪?duì)企業(yè)資金、企業(yè)形象或企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)度的不良影響。并且付款方式以及對(duì)賬方式必須及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，此點(diǎn)有利于會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的提高和完善這可以反證明采購(gòu)成本是否具有合理性。有助于采購(gòu)的改進(jìn)。

2.3貨物的專業(yè)檢驗(yàn)驗(yàn)收

采購(gòu)的成本不止是產(chǎn)品的價(jià)格還有產(chǎn)品的品質(zhì)和質(zhì)量，所以采購(gòu)部門必須有專業(yè)的檢驗(yàn)人員，對(duì)所到的貨物進(jìn)行專業(yè)的檢驗(yàn)，以保證采購(gòu)貨物的品質(zhì)是否合格，如出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量等問(wèn)題及時(shí)與供貨商協(xié)商處理。

2.4 貨物的轉(zhuǎn)移

貨物的轉(zhuǎn)移也叫貨物的運(yùn)輸，貨物的運(yùn)輸也是控制采購(gòu)成本的關(guān)鍵，所以建立完善的運(yùn)輸管理流程也是至關(guān)重要的控制采購(gòu)成本的要素，并要注意在運(yùn)輸過(guò)程中降低物品的損壞率，已達(dá)到控制成本的目的。

三、建立有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

針對(duì)可能出現(xiàn)的所有情況進(jìn)行分析匯總，與供貨商等共同尋找合理的規(guī)避降低風(fēng)險(xiǎn)的方式方法。

四、建立信息資源庫(kù)

建立的資源庫(kù)匯總信息，而信息分為：收集和溝通和儲(chǔ)存。

1、收集原材料采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，幫助企業(yè)及時(shí)掌握市場(chǎng)信息，有助于企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

2、加強(qiáng)完善采購(gòu)部門與企業(yè)其他有關(guān)聯(lián)的部門聯(lián)系以及溝通，有利于公司對(duì)采購(gòu)計(jì)劃書進(jìn)行調(diào)整。

3、完善建立所有供貨商的信息，有助于公司對(duì)供貨商的選擇和考核，更好的降低公司成本。

五、建立監(jiān)控管理系統(tǒng)

依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)發(fā)》、《中華人民共和國(guó)公司法》、《中華人民共和國(guó)證券法》以及其他有關(guān)法律、行政法規(guī)制定的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)具有實(shí)際的指導(dǎo)意義?；疽?guī)范發(fā)布的目的是為了加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，這也對(duì)企業(yè)建立健全采購(gòu)過(guò)程中控制制度提出了很多方式方法，其中監(jiān)控就是一個(gè)非常有效的關(guān)鍵點(diǎn)。監(jiān)控就是對(duì)企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)視控制，是對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的控制制度有效性的反饋，可以通過(guò)持續(xù)性監(jiān)督、獨(dú)立評(píng)估或者是兩者相結(jié)合的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中控制制度的監(jiān)督。

基本規(guī)范明確了企業(yè)建立健全采購(gòu)過(guò)程中的控制制度應(yīng)當(dāng)遵循的原則：

（1）全面性原則：采購(gòu)的控制制度與必須與公司的所有的部門貫穿起來(lái)，并且要與公司的規(guī)章制度完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)一體化，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部與每個(gè)部門相互協(xié)作的作用。

（2）重要性原則：采購(gòu)過(guò)程中的控制制度要著重關(guān)注采購(gòu)中的關(guān)鍵點(diǎn)，防止一系列意外的發(fā)生。

（3）制衡性原則：采購(gòu)過(guò)程中的控制制度應(yīng)當(dāng)在各部門相互協(xié)作的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)相互制衡、相互監(jiān)督，必要時(shí)可讓其他部門的工作人員參與到采購(gòu)的一些職能中，如財(cái)務(wù)的介入。

（4）適應(yīng)性原則：采購(gòu)過(guò)程中的控制制度應(yīng)當(dāng)與公司的實(shí)際情況相吻合，如公司的規(guī)模，公司的流動(dòng)資金，并且也要與市場(chǎng)的情況相吻合。

（5）成本效益原則：采購(gòu)過(guò)程中的控制制度應(yīng)與公司的實(shí)際盈利等相適應(yīng)，在可允許的范圍內(nèi)增大盈利壓縮成本，實(shí)現(xiàn)盈利的最大化。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述：采購(gòu)成本控制是企業(yè)發(fā)展對(duì)采購(gòu)管理的必然要求要求，簡(jiǎn)單探索了建立采購(gòu)過(guò)程中控制系統(tǒng)建立以及提高公司盈利的方法，以此增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。通過(guò)完善企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理中建立健全采購(gòu)過(guò)程中的控制制度可以完善企業(yè)的整體架構(gòu)，提高企業(yè)的綜合管理水平。并且建立健全采購(gòu)過(guò)程中的控制制度可以降低產(chǎn)品的成本，提高員工的成本意識(shí)，有助于提高企業(yè)在社會(huì)上的良好形象，并且可以提高公司的競(jìng)爭(zhēng)水平。

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