談新時期醫(yī)院檔案管理中的問題及改進措施

朱學(xué)鵬

新時期的醫(yī)院檔案管理存在著不少問題，集中在重視程度不夠、檔案管理制度不健全和現(xiàn)代化技術(shù)不成熟等諸多方面。因此，在新時期的醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)該提高管理人員思想創(chuàng)新，加強檔案管理標準化建設(shè)，滿足新時期醫(yī)院檔案管理的全新要求。

隨著社會的進步和國民醫(yī)療條件的改善，催生了醫(yī)療體系的不斷改革，逐步完善。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理和維護中不可或缺的組成部分。然而，由于醫(yī)院檔案管理工作受困于醫(yī)院內(nèi)外因素的影響，存在著很大的復(fù)雜性和不可確定性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程遲遲得不到開展，深入研究新時期醫(yī)院檔案管理中的問題，采取切實可行的改進措施，已經(jīng)成為刻不容緩的課題。

新時期醫(yī)院檔案管理中的問題

對醫(yī)院檔案管理工作的重視不夠。醫(yī)院檔案管理的重點是醫(yī)院基建、醫(yī)療救助、疾病預(yù)防、教學(xué)研究、科研成果以及黨政管理等諸多方面所產(chǎn)生的檔案信息，它涉及到行政管理、黨團建設(shè)、醫(yī)療資源、醫(yī)療管理、會計、統(tǒng)計等各項工作的歷史記錄。但是受困于醫(yī)院行政管理思想的落伍和軟硬件設(shè)施的缺失，導(dǎo)致長期以來都存在著“注重醫(yī)療救助、輕視檔案管理”的思想，對于檔案資料對于醫(yī)院行政決策、工作制定和醫(yī)療資源管理所起到的科學(xué)依據(jù)沒有清醒認識。而醫(yī)院各級行政部門、醫(yī)療救助科室和檔案管理人員的責(zé)任心缺失，非常容易造成醫(yī)院檔案資料收集、整理、歸檔和調(diào)閱出現(xiàn)諸多紕漏，醫(yī)院檔案信息資源開放利用不足，很多醫(yī)院的檔案管理室成為了儲藏室和庫房，檔案資料不能實現(xiàn)有效調(diào)閱和分發(fā)，檔案利用率不高，非常容易造成醫(yī)院檔案管理工作陷入停滯。

新時期的檔案管理制度不健全。在新的社會環(huán)境下，檔案管理工作面對很多機遇，也對檔案管理制度提成了更高的挑戰(zhàn)?？v觀當前檔案管理制度的現(xiàn)狀，普遍存在著檔案管理制度不健全、現(xiàn)代化水平不高和檔案管理意識不強的諸多問題。當前，醫(yī)院一般都會根據(jù)自身的組織機構(gòu)和管理需要建立一套檔案管理制度，制定相關(guān)部門的檔案管理職能和義務(wù)。但是缺失具體的責(zé)任劃分和工作考核標準，導(dǎo)致醫(yī)院檔案存在著搜集整理、立卷歸檔、調(diào)閱傳閱等完整系統(tǒng)信息的缺失，醫(yī)院檔案管理模式不清晰，檔案管理的現(xiàn)代化進程無法開展。在常規(guī)的醫(yī)院管理制度中，大多醫(yī)院更多地將精力投放到各級醫(yī)療科室的實際運行維護中，更加注重對于醫(yī)療救助、醫(yī)療檔案、行政管理、后勤保障等方面的管理制度制定，對于檔案管理制度建設(shè)的漠視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度長期缺乏系統(tǒng)化建設(shè)，不能迎合新時期的檔案管理工作的需要。

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)不成熟。隨著信息技術(shù)的廣泛運用和檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的成熟，醫(yī)院檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機遇，也對于醫(yī)院檔案管理工作提出了不小的挑戰(zhàn)。當前，很多醫(yī)院的檔案管理工作還停留在檔案分類歸檔、儲存保管階段，對于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遲遲不能推上日程。究其原因，主要是醫(yī)院的電腦軟硬件缺失和信息化系統(tǒng)建設(shè)的不完善，造成很多醫(yī)院檔案管理工作只能停留在紙面上，沒有真正開始基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息化管理?？傮w來看，醫(yī)院檔案室檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)，很多檔案管理人員和檔案從業(yè)人員沒有接受到相關(guān)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，在開展檔案整理、歸檔、保管、調(diào)閱工作時往往力不從心，導(dǎo)致很多檔案工作職能停留在手工檢索方面，嚴重制約著醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

新時期醫(yī)院檔案管理的改進措施

管理員思想創(chuàng)新是檔案管理信息化的關(guān)鍵。為了迎合新時期醫(yī)院檔案管理的需要，突出解決檔案管理工作中存在的諸多問題，需要我們的醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院檔案管理人員和醫(yī)院檔案從業(yè)人員加強思想創(chuàng)新，保持對于信息化技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段的足夠熱情和持續(xù)關(guān)注，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)和各部門主管應(yīng)該積極參與到醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)中去，保證電子計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在各個部門劃分出一個主管部門領(lǐng)導(dǎo)主管檔案信息內(nèi)容的對接，加強醫(yī)院各個部門和檔案室的交流溝通，重點抓醫(yī)院檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。醫(yī)院檔案主管部門應(yīng)該積極開展有針對性的檔案管理培訓(xùn)工作，組織各級領(lǐng)導(dǎo)參加學(xué)習(xí)，提高他們對于檔案的現(xiàn)代化管理水平，改變固有的醫(yī)院檔案管理局面，實現(xiàn)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的思想創(chuàng)新，從而調(diào)動部門員工的檔案管理積極性。

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的根本。目前，醫(yī)院檔案管理標準化建設(shè)需要建立現(xiàn)代化檔案管理的各項標準化內(nèi)容，有限實現(xiàn)醫(yī)院檔案索引目錄、分類、編號以及卷宗目錄等項目標準化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該加強醫(yī)院檔案管理的制度建設(shè)，必須深入加強醫(yī)院檔案管理各個環(huán)節(jié)的制度制定和貫徹完善，真正做到檔案管理從搜集整理、分類歸檔、系統(tǒng)收錄、調(diào)閱分享各個環(huán)節(jié)都能做到有章可循和責(zé)任到人，從而有效保證醫(yī)院檔案管理工作的目標明確、步驟清晰、資料完整和信息準確，避免很多醫(yī)院檔案記載內(nèi)容的遺失，利用多媒體、掃描儀等器材實現(xiàn)從系統(tǒng)收錄和調(diào)閱分享的檔案內(nèi)容科學(xué)而準確，突出檔案管理的科學(xué)『生和權(quán)威性，真正實現(xiàn)對于醫(yī)院醫(yī)療實踐的指導(dǎo)作用，協(xié)調(diào)和敦促醫(yī)院各項工作的科學(xué)有序地運轉(zhuǎn)，充分展現(xiàn)醫(yī)院工作業(yè)績和管理水平，對于醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展和有序建設(shè)發(fā)揮重要意義。

良好的電腦設(shè)施是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化對于多媒體設(shè)備、電腦技術(shù)和信息技術(shù)的依賴程度也越來越高，對于檔案管理信息化的建設(shè)提出了更高的要求，需要醫(yī)院投入更多的財力和物力來配套與檔案管理信息化相關(guān)的軟、硬件設(shè)施，有效實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)化建設(shè)，保證檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化管理，保證檔案管理的收集、歸檔、收錄、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)都要認真運用計算機來存儲和管理，從而保證在檔案信息收集上準確而完善，在檔案信息管理上科學(xué)有序，在檔案信息利用上簡單便捷。我們的檔案管理人員和檔案從業(yè)人員應(yīng)該積極參加信息化培訓(xùn)，學(xué)會運用微機創(chuàng)建一套完整安全的檢索系統(tǒng)，方便檔案室內(nèi)部的管理維護工作，方便醫(yī)院各級科室的檔案信息遞交，也方便檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用人員的調(diào)閱查詢。

新時期對于醫(yī)院檔案管理提出了不小的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院檔案主管部門和各級領(lǐng)導(dǎo)認清醫(yī)院檔案管理工作中的問題，加強思維方式的轉(zhuǎn)變，保證檔案管理標準化建設(shè)，完善電腦軟、硬件設(shè)施建設(shè)，真正保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化和標準化建設(shè)的需要。