關(guān)于檔案安全管理工作的思考

伏凌燕+張浩

摘 要：檔案管理的安全性的含義關(guān)于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認(rèn)識，從不同的角度分析，往往認(rèn)識也不一樣。因此，在對檔案的管理上，一系列安全問題也隨之涌現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案安全管理工作 思考

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0014-01

一、加強(qiáng)檔案管理工作安全的必然性

檔案是一種社會現(xiàn)象，從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。

無論是針對工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理人員的素質(zhì)不高

1.1 專業(yè)能力、鑒別能力不足

檔案管理是對信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?，F(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉(zhuǎn)崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴(yán)重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價值具有潛在性，只有等待某一時機(jī)才能由潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質(zhì)，深入分析檔案的隱含價值，那么極有可能導(dǎo)致一部分有價值的檔案流失。

1.2 錯誤的思想認(rèn)識

在實際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應(yīng)信息時代檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)。在過去的檔案工作中，曾經(jīng)有過重政治、輕業(yè)務(wù)、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻(xiàn)直接掛鉤，這也導(dǎo)致其工作中凝聚力不強(qiáng)，協(xié)作力不夠，對檔案的安全性缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術(shù)性，也不需要投入過多精力，只要不出錯就夠了。這種錯誤的意識嚴(yán)重影響著檔案工作的進(jìn)行。

2.檔案管理安全措施不完善

2.1 保密工作不完善

信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會主義事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機(jī)密。因此，保護(hù)重要機(jī)密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護(hù)工作的主要任務(wù)。

2.2 資金不足，保管設(shè)備落后

在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)、配套的設(shè)備、專業(yè)的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認(rèn)識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關(guān)注與重視。目前在檔案管理工作當(dāng)中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會的各種原因，檔案一直處于漸進(jìn)性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。

三、提高檔案管理的安全性措施

1.增強(qiáng)檔案工作者的工作水平

1.1 培養(yǎng)檔案人員的工作能力

新時期，檔案工作和檔案功能的發(fā)揮最終都落實在高素質(zhì)的檔案人員這個重要因素上。人是管理活動中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。這就要求檔案工作在抓專業(yè)知識業(yè)務(wù)的同時要重點提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，利用各種方式對檔案管理人員進(jìn)行高效的培訓(xùn)工作，提高檔案人員的學(xué)歷水平和知識結(jié)構(gòu)。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)，還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。一個檔案工作者應(yīng)有較高的文化素質(zhì)，較強(qiáng)的研究能力，才能對素材正確理解，綜合分析，系統(tǒng)整理，做出準(zhǔn)確的價值鑒定，生產(chǎn)出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識。在社會生活和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時期，對檔案的業(yè)務(wù)管理與服務(wù)等各項工作提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)。運(yùn)用檔案學(xué)科新理念、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

1.2 加強(qiáng)管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。 利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。