工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的探討

摘 要： 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷完善，檔案管理也開始突破傳統(tǒng)的管理模式，逐漸向電子檔案管理的方向發(fā)展。工人文化宮的檔案管理在其發(fā)展過程中占據(jù)著重要的地位，對于促進(jìn)社會主義精神文明社會的構(gòu)建有著積極的影響。本文將針對工人文化宮的傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理進(jìn)行深入的分析，明確電子檔案管理工作的優(yōu)勢地位，為工人文化宮的檔案管理實(shí)踐工作提供更多的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工人文化宮 傳統(tǒng)檔案 電子檔案 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0041-01

前言

在建設(shè)中國特色社會主義社會的過程中，文化工作是非常重要的組成部分，對于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在傳播文化的過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是構(gòu)建精神文明社會的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對于我國文化事業(yè)的建設(shè)方面有一定的促進(jìn)作用。由此可見，加強(qiáng)對工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢。

一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系

1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，而是通過電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進(jìn)一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。

1.2電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源

網(wǎng)絡(luò)的儲存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標(biāo)，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實(shí)體檔案的所在地，然后進(jìn)行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。

2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進(jìn)行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進(jìn)行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進(jìn)行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費(fèi)了很多時間，不利于其他工作的順利進(jìn)行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和存儲載體的方式進(jìn)行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計(jì)算機(jī)更新的速度非?？?，在更新的過程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因?yàn)闄n案丟失的情況而無法進(jìn)行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強(qiáng)對電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實(shí)性與準(zhǔn)確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進(jìn)行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進(jìn)行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來確定，如果工人文化宮有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過電子數(shù)據(jù)庫的形式對電子文件進(jìn)行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進(jìn)行保存，就需要進(jìn)行相應(yīng)的輔助工作與認(rèn)證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子文件的歸檔。

3.健全電子檔案管理審核制度

健全電子檔案管理審核制度是確保工人文化宮檔案管理質(zhì)量的重要手段，一套完整的電子檔案審核制度能夠?yàn)楣と宋幕瘜m檔案管理的有效性提供基本保障，對于中國特色社會主義社會的構(gòu)建有一定的幫助。工人文化宮應(yīng)該積極的進(jìn)行電子檔案管理審核制度的完善與創(chuàng)新，定期進(jìn)行工人文化宮的文書部門和檔案部門的檢查與管理，一旦在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)任何問題，要按照電子檔案審核制度中的規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格的而處理，確保工人文化宮電子文件資料的完整性與真實(shí)性，全面推動工人文化宮檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[4]。

結(jié)論

綜上分析可知，工人文化宮的檔案管理相比于一般部門的檔案管理來說具有一定的特殊性，在檔案管理的過程中涉及到的文件資料比較全面，不僅涉及到對工人文化宮舉辦活動的檔案進(jìn)行管理，還需要對職工檔案和工會檔案進(jìn)行管理。打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用電子檔案的方式進(jìn)行檔案管理，對于提升工人文化宮檔案管理的質(zhì)量和效率方面有很大的幫助，在節(jié)約時間、空間上也有著積極的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]陳芳.工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理之我見[J].科技風(fēng)，2016，（17）：205.

[2]王莉娜.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作的區(qū)別[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（05）：119-120.

[3]方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，（02）：138-140.

[4]岳銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011，（01）：131.

作者簡介：童大鵬（1978.2-），男，山東省濟(jì)寧市兗州縣人，本科學(xué)歷，畢業(yè)于濟(jì)寧大學(xué)，現(xiàn)有職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。