人事檔案管理的信息化、網絡化的相關思考

任艷榮

摘 要 本文分析了人事檔案管理實現信息化與網絡化發(fā)展的重要意義，闡述了人事檔案管理信息化與網絡化發(fā)展的必然趨勢，提出了實現人事檔案管理信息化與網絡化發(fā)展的具體措施，旨在使現代信息技術與網絡技術在企業(yè)人事檔案管理過程中發(fā)揮最佳的效果，實現人事檔案管理工作的良性發(fā)展。

關鍵詞 人事檔案管理 信息化 網絡化

一、人事檔案管理實現信息化與網絡化管理的重要意義

（一）是提升人事檔案管理工作服務水平的有效途徑

與傳統(tǒng)人事檔案管理模式下人事收集、保存及整理方式不同，信息化、網絡化人事管理工作通過計算機技術的有效使用，將人事檔案資料輸入計算機中，存儲在移動硬盤中，實現了檔案資料的永久性保存，打破了查找工作受時間與空間限制的局限，人事管理工作更加的便捷，有效減小了企業(yè)人事管理的成本。信息化與網絡化的人事檔案管理，有效改善了以往紙質人事檔案因長期查找而造成的損毀，信息化的資料庫提高了人事資料的利用率及價值，快捷、準確化的認識資料提供方式，使得企業(yè)在查找員工資料時更加的方便，有效提升了企業(yè)人事檔案管理工作的服務水平。

（二）有利于人事檔案管理工作效率的提升

人事檔案管理的信息化、網絡化發(fā)展，實現了人事檔案管理不受時間限制的管理模式，通過網絡技術的使用，人事檔案管理的資料通過存儲在計算機硬盤中的方式進行實現了永久保存，方便了用人單位準確的查找人事信息，有效提高了人事部門的工作效率。

（三）保證了人事檔案管理的真實性

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事資料會隨著時間的推移出現不同程度的丟失及損壞情況，人事資料的補充及再次制作都會造成人事資料缺失的現象出現，造成人事檔案資料的失真，人事檔案資料的利用價值下降，人事檔案管理的信息化與網絡化發(fā)展，保證了人事資料的真實性與時效性。

二、人事檔案管理信息化與網絡化建設的具體措施

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案管理信息化與網絡化管理要求管理部門進行人事檔案管理理念的創(chuàng)新，人事檔案管理的高層領導人員必須認清實現信息化與網絡化管理對于人事檔案管理工作的重要意義，進而制定相應的策略提高人事檔案管理的效率。人事檔案管理過程中，不同的部門間應建立良好的溝通與交流機制，實現資源的共享，有效的提升人事檔案管理部門的工作效率。人事檔案管理的高層在建立完善人事檔案管理信息化與網絡化管理體系的過程中，應加大管理信息化與網絡化的宣傳力度，保證企業(yè)上上下下所有員工樹立信息化與網絡化的意識，調動員工積極地參與到人事檔案管理信息化與網絡化建設的工作實踐中來。

（二）注重人事檔案管理專業(yè)人才隊伍的建設

信息化與網絡化發(fā)展是提升人事檔案管理工作效率的重要手段，但企業(yè)人事檔案管理工作信息化與網絡化的發(fā)展依賴于人的建設與完善，因此，應注重人事檔案管理工作專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)，人事檔案管理部門應本著以人為本的工作原則及工作的方法進行部門整體工作的設計與完善。企業(yè)應通過邀請領域內專家開設講座的方式，組織員工參與，通過培訓，提升人事檔案管理部門工作人員的工作能力。企業(yè)在開展培訓的過程中，應從管理及技術的具體應用兩個方面進行設計，將業(yè)內最新十多萬知識及技能傳播給管理人員，幫助人事檔案管理人員掌握新型互聯(lián)網技術，實現其更好地為人事檔案管理工作服務。人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢以現代化發(fā)展為主，人事檔案工作者要適應工作要求，必須具備較高的計算機操作水平，具備應用計算機進行信息的加工、存儲于傳遞檔案信息的功能。多媒體技術與網絡技術的發(fā)展，是實現人事管理工作高效的重要影響因素。

（三）加大人事檔案管理投資力度

人事檔案管理信息化、網絡化的發(fā)展依賴于企業(yè)一定的資金支持，企業(yè)思想上的倡導與物質上的保障，是實現人事檔案管理信息化與網絡化發(fā)展的基礎，人事檔案管理部門應積極拓寬企業(yè)資金來源渠道，為企業(yè)管理的信息化、網絡化尋找資金來源。企業(yè)應發(fā)覺內部員工的潛力，鼓勵其進行技術創(chuàng)新，進行人事檔案管理相關軟件的開發(fā)與設計，加快企業(yè)人事檔案管理信息化與網絡化的建設步伐。

（四）建立人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)

企業(yè)建立的人事檔案管理數據庫，是企業(yè)人事基本資料收集的基礎，人事資料在收集完成后，應錄入相應的開發(fā)軟件，進行保存及分析應用，企業(yè)應開發(fā)并建立完善的人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)（如圖1），實現人事檔案管理的數字化、信息化及網絡化發(fā)展。作為一個分布式的應用系統(tǒng)，人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)需要具有多種語言，具備在不同開發(fā)模式下運行的功能，因此該系統(tǒng)的程序較為復雜，為了保證系統(tǒng)安全可靠的運行，系統(tǒng)中設置了相應的數據備份服務器，為實現人事檔案管理的科學決策，人事檔案管理系統(tǒng)的功能也進行了詳細的劃分，系統(tǒng)對訪問人員進行了精確的劃分與設定（如圖2），保證了系統(tǒng)信息的安全，根據工作的具體需要，對系統(tǒng)使用者進行系統(tǒng)的分類，這不僅提高了人事資料的使用效率，更實現了企業(yè)人事資料的保密要求，通過對系統(tǒng)使用者的分類與規(guī)范，企業(yè)在人事資料查找過程中更加的快捷方便，實現了有針對性的查找與管理。

三、結語

隨著現代科學技術的發(fā)展及信息時代的到來，人事檔案管理工作朝著信息化與網絡化的發(fā)展方向不斷的邁進，企業(yè)的人事檔案管理工作關乎員工的晉升、薪水等問題，是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，因此，企業(yè)應創(chuàng)新人事檔案管理的觀念，建設人事檔案管理專業(yè)隊伍，更好地實現企業(yè)人事檔案管理的信息化與網絡化發(fā)展。

（作者單位為北京送變電公司）

參考文獻

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