知識(shí)管理理念下高校檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438000）

摘要：隨著我國新課改內(nèi)容的不斷落實(shí)，這使得現(xiàn)階段我國的高校檔案管理更趨向于科學(xué)化、合理化，但是，在實(shí)踐發(fā)展的過程中仍舊存在諸多的問題亟待解決，筆者基于這一情況，對處于知識(shí)管理背景下的高校檔案管理方式進(jìn)行了切實(shí)的分析和研究，而后提出了切實(shí)的高校信息創(chuàng)新管理措施，以下為詳述。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理理念；高校檔案；信息服務(wù)；創(chuàng)新研究

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）21-0029-02

現(xiàn)階段我國各高校在檔案管理的過程中，都會(huì)不斷地更新管理方式，一般情況下，檔案的管理內(nèi)容包括：圖片信息、視頻影像信息、文字信息以及圖表信息等資料。高校在對學(xué)校進(jìn)行管理的過程中，越發(fā)地關(guān)注到檔案管理工作以及經(jīng)營的重要性，檔案管理與經(jīng)營是高校的基礎(chǔ)管理內(nèi)容，將高校檔案管理落實(shí)到實(shí)踐過程中，可以使學(xué)校管理效率得到很大程度的發(fā)揮，還會(huì)對學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步起到重要的促進(jìn)作用。所以，要想發(fā)揮高校管理模式的優(yōu)勢，就要將高校檔案的管理內(nèi)容落實(shí)到實(shí)踐中，這樣才能科學(xué)、合理地完成檔案管理工作，而且也能對學(xué)校日后的各類檔案應(yīng)用工作提供準(zhǔn)確的資料參考。那么高校在檔案管理的過程中究竟怎樣才能將知識(shí)信息時(shí)代的要求落實(shí)到實(shí)踐中，并促進(jìn)高校檔案管理工作的效率呢？筆者針對這一問題首先概述了檔案知識(shí)管理的含義，而后提出了提升檔案管理工作效率的切實(shí)建議。

一、對于知識(shí)管理理念下的檔案管理的含義概述

1.關(guān)于知識(shí)管理的闡述。知識(shí)管理的相關(guān)理念最早可追溯到20世紀(jì)80年代，它提出了新型的管理方式以及戰(zhàn)略性的人力資源管理的理念，而且在這一理念問世后，很多的專業(yè)學(xué)者以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)同這一管理方式。知識(shí)管理與一般的管理內(nèi)容不同，將它落實(shí)的過程中，更多的是以知識(shí)的管理模式為基礎(chǔ)實(shí)施管理的，在應(yīng)用知識(shí)和組織知識(shí)信息的過程中更加強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造性的思維，由此可見，這樣的管理更具策略性和科學(xué)性。[1]

2.對于檔案知識(shí)管理的含義分析。現(xiàn)階段，高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，更多的是將管理活動(dòng)以及經(jīng)營理念落實(shí)到實(shí)踐過程中，并且已經(jīng)逐漸地更新了舊式的管理模式。而在舊時(shí)的檔案管理過程中，更多的是將檔案管理重心落實(shí)到知識(shí)系統(tǒng)的構(gòu)建上，逐漸的落實(shí)服務(wù)內(nèi)容并架構(gòu)起服務(wù)體系。所以，現(xiàn)階段檔案管理的過程中，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理力度，在管理重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案知識(shí)管理過程中，逐漸建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)的檔案知識(shí)庫，最終將傳統(tǒng)的管理模式過渡到知識(shí)的管理層面中。[2]

二、對于高校檔案知識(shí)管理創(chuàng)新研究的具體建議

（一）檔案流程的策略管理建議

在當(dāng)前知識(shí)管理理念下進(jìn)行高校檔案管理的過程中，要想將知識(shí)的管理模式有效地融入，就要逐漸地將現(xiàn)階段的管理模式更新，并在檔案管理的過程中注重檔案知識(shí)管理的導(dǎo)向性，注重檔案管理工作人員的知識(shí)管理效率，在這一管理基礎(chǔ)上，逐步完成檔案管理制度的更新和調(diào)整，最終將檔案內(nèi)容的收集和管理科學(xué)化和細(xì)致化。在檔案管理的過程中，很多高校檔案管理員不僅僅要注重檔案文件的搜集，還要逐漸地轉(zhuǎn)移管理重心，將舊時(shí)的管理模式轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理的模式，豐富學(xué)校學(xué)生以及教師的檔案管理內(nèi)容。另外，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，還要將檔案的文件信息明確并熟練的掌握，而后再由檔案的使用者將其反饋落實(shí)，力求將檔案管理工作科學(xué)化，逐步地構(gòu)建起一體化的管理系統(tǒng)。除此之外，在組織高校檔案知識(shí)管理時(shí)，還要切實(shí)地將檔案知識(shí)的管理落實(shí)到組織實(shí)踐中，提升主題管理法的應(yīng)用，與此同時(shí)，還要盡可能地降低分類法的應(yīng)用，提高檔案管理的科學(xué)性。[3]

（二）健全并完善高校檔案的管理制度

高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)在構(gòu)建知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，充分遵循國家的法律法規(guī)內(nèi)容，并將此作為檔案管理的基礎(chǔ)和前提，相關(guān)的高校領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理的作用，提升檔案管理人員的工作效率，督促他們科學(xué)地、合理地完成開發(fā)、收集以及獲取檔案等工作內(nèi)容，促使檔案管理人員的工作內(nèi)容做到有章可循。當(dāng)前，我國為了將高校的檔案管理工作更加規(guī)范化，逐漸地依據(jù)實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)頒發(fā)了《高校檔案管理辦法》以及《檔案法》，在此基礎(chǔ)上，很多學(xué)校的相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，逐漸的將檔案管理內(nèi)容趨向于合理、真實(shí)以及合法，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行檔案管理的過程中也要履行自身的職責(zé)，對檔案管理的內(nèi)容和范疇明確的規(guī)劃，使檔案管理有法可依，避免檔案管理過程中存在違法行為，杜絕檔案管理的數(shù)據(jù)信息泄露現(xiàn)象。[4]

（三）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新管理工作

將高校檔案管理的工作內(nèi)容落實(shí)到實(shí)踐程中，最根本的目的就是更好地對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合和規(guī)劃，從而滿足用戶的使用需求，提升用戶的工作效率。所以，要想提升高校的檔案管理質(zhì)量，還要重視提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，因?yàn)閺哪撤N程度上來講，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)決定了檔案管理的效率和質(zhì)量。所以除了對檔案管理人員定期培訓(xùn)外，還要在日常的工作實(shí)踐過程中，不斷地滲透檔案知識(shí)管理的重要作用，并定時(shí)安排切實(shí)的任務(wù)給檔案管理部門，通過任務(wù)的落實(shí)和完成，逐漸提升檔案管理工作人員的工作質(zhì)量和工作效率。

除了重視提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，還要制定完善的制度，約束檔案管理工作人員的管理行為，提升管理人員工作效率，防止出現(xiàn)工作懈怠、懶惰的情況，這樣不僅會(huì)營造出良好的檔案管理工作氛圍，還會(huì)使相關(guān)的檔案管理人員，在工作中逐漸意識(shí)到檔案知識(shí)管理的重要性，逐漸轉(zhuǎn)變管理方式，提升檔案管理工作的科學(xué)性。另外，在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還要注重檔案管理工作人員的配置和協(xié)調(diào)，這樣不僅可以將檔案知識(shí)管理內(nèi)容逐漸的更新，還可以轉(zhuǎn)變老員工的管理模式和管理思維，為現(xiàn)階段的高校檔案管理注入新的動(dòng)力，除此之外，還可以為新員工提供加薪和升職的機(jī)會(huì)，激發(fā)他們的工作熱情，更新檔案管理模式，為檔案管理注入活力。

（四）構(gòu)建切實(shí)的評估制度，提升檔案管理的效率

從知識(shí)管理的角度來講，切實(shí)的落實(shí)評估機(jī)制是保障管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)，也是重要的環(huán)節(jié)，所以，在高校檔案管理的過程中，一定要將評估的內(nèi)容落實(shí)到管理工作中，并將評估作用和優(yōu)勢最大程度的發(fā)揮，這樣才能為高校檔案知識(shí)管理的創(chuàng)新發(fā)展提供切實(shí)的監(jiān)督保障，保證檔案知識(shí)管理真正的落實(shí)到實(shí)踐過程中。從另一角度來講，如果高校在檔案知識(shí)管理的過程中，不具備科學(xué)的評估機(jī)制的保障，將會(huì)致使高校的檔案管理無法完成信息反饋，最終使得檔案的知識(shí)管理無法體現(xiàn)實(shí)際的意義。

三、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段的高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，更多的關(guān)注知識(shí)以及信息的理念的融入，當(dāng)前的管理手段如果無法跟上時(shí)代的發(fā)展腳步以及社會(huì)的發(fā)展趨勢，將會(huì)使得檔案管理面臨遭受淘汰的威脅，所以，高校在管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)力求將知識(shí)、信息理念融入其中，并將管理模式創(chuàng)新化，不斷地創(chuàng)新管理手段和管理理念，摒棄舊的檔案管理糟粕內(nèi)容和環(huán)節(jié)，并使現(xiàn)階段的檔案知識(shí)管理趨向于科學(xué)、系統(tǒng)、合理，這樣才能提升學(xué)校的檔案管理層次。高校要想將自身的發(fā)展與時(shí)代的發(fā)展相契合，就要充分地將知識(shí)的管理理念融入其中，在不斷發(fā)掘具有參考價(jià)值檔案資源的基礎(chǔ)上，整合更具價(jià)值的檔案資源，并對其實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，只有最大程度地提升高校的師生檔案應(yīng)用效率，才能將高校的檔案知識(shí)管理豐富、創(chuàng)新以及體系化。

參考文獻(xiàn)：

[1]包海峰.高校檔案館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化研究[D].南京：南京大學(xué)，2010.

[2]肖文.知識(shí)管理理念觀照下高校檔案信息服務(wù)研究[D].哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2015.

[3]王鳳秀.淺析基于雙向視角的高校檔案管理[J].華章，2014，12（10）：334-334，336.

[4]褚延紅.淺談高校檔案室（館）與圖書館的協(xié)同工作機(jī)制[J].山東檔案，2016，41（3）：13-15.

收稿日期：2016-11-25

基金項(xiàng)目：高校特色檔案建設(shè)與體系研究（2014C2012112）

作者簡介：邵海燕（1978-），女，漢族，湖北黃岡人，文學(xué)學(xué)士，研究方向：高校檔案管理。