機關事業(yè)單位檔案管理電子化建設探析

簡遠征

摘 要：檔案管理是我國機關事業(yè)單位的主要工作內容之一，其具體管理方法與水平不僅影響機關事業(yè)單位內部的管理質量，更能影響國家的利益。傳統(tǒng)檔案管理工作具有一定的局限性，在科學技術水平發(fā)展迅猛的今天，如何創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理工作的開展方式，實現(xiàn)電子化管理，提高工作效率，成為相關工作人員關注的重點。本文旨在就機關事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設展開討論，為實踐提供參考。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；電子化建設

新時代，計算機技術已普遍應用于各機關事業(yè)單位的日常工作中，做好機關事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設能夠有效提高具體工作的效率與質量，有利于充分發(fā)揮自身職能。信息化時代給這項工作帶來機遇和挑戰(zhàn)，需要機關事業(yè)單位檔案管理人員以發(fā)展的眼光看待問題，順應時代發(fā)展趨勢，在開展相關工作時不斷調整管理策略、完善管理方法和優(yōu)化管理效果，依托電腦等設備設施和電子化技術手段實現(xiàn)檔案管理工作的電子化建設，不斷提高機關事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質量。

一、機關事業(yè)單位開展檔案管理工作電子化建設的意義

1.遵循國家發(fā)展要求

信息化時代，合理利用信息技術和相關設備設施能夠有效提高工作效率與質量，減少出現(xiàn)工作失誤的概率，也有助于在實際應用中提高我國信息技術水平。因此，我國重視信息技術的研發(fā)工作與實際應用，對機關事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設也制訂了相關規(guī)定，提出了一定的要求。檔案管理工作的改革亦是我國機關事業(yè)單位深化改革工作的內容之一。因此，相關工作人員合理利用信息技術與電子設備設施推動檔案管理電子化建設，不僅提高了機關事業(yè)單位相關工作的開展效率與質量，也是遵循國家發(fā)展要求的必要舉措。

2.提高檔案管理工作的科學性

傳統(tǒng)的檔案管理工作是依托紙質檔案開展的，由具體相關工作人員在紙質文件上記錄信息，之后將紙質文件統(tǒng)一整理和保存。機關事業(yè)單位的文書檔案中往往包含大量極具價值的信息，檔案管理人員依據(jù)不同需求將具體信息提煉出來，并整理后能夠作為極具參考和研究價值的重要資料，為相關工作提供參考。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率較低，需要檔案管理人員手動在檔案室內翻找紙質資料，而紙質資料因其自身特性亦容易出現(xiàn)筆跡褪色等情況，在這一過程中管理人員有可能因為諸多因素出現(xiàn)工作失誤，導致整個檔案管理與使用流程煩瑣且難度較大。

做好文書檔案管理電子化建設后，檔案管理人員就可以通過電腦在數(shù)據(jù)庫中方便、快捷地檢索出需要的具體信息，不容易出現(xiàn)工作失誤。電子信息技術也能夠自動整理相關檔案資料，再結合機關事業(yè)單位的具體情況和發(fā)展需求開展分析，利用大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)為相關工作人員提供較為科學的建議，以此幫助相關人員做出科學與合理的分析與決策。

工作人員也可以通過開展大數(shù)據(jù)分析工作，以此判斷某一具體操作和指令是否恰當，進而提高檔案管理人員工作的科學性以及合理性，提高其工作效率與質量。

3.提高檔案管理工作的便利性

傳統(tǒng)機關事業(yè)單位的檔案管理工作較為復雜，具有流程煩瑣、難度較大以及內容繁多等特點。傳統(tǒng)的檔案管理模式是依托紙質檔案開展的，一般情況下機關事業(yè)單位的文書檔案資料都具有總量較大和覆蓋面較廣等特點，導致檔案管理人員需要在大量的紙質檔案文件中尋找某一份具體的檔案文件，將是較為煩瑣和困難的工作過程，而且容易出現(xiàn)失誤。檔案管理人員不僅需要做好日常的檔案管理工作，還要負責檔案管理相關業(yè)務聯(lián)動工作，而依托紙質檔案開展的傳統(tǒng)檔案管理模式難以做到檔案資料的及時查找與共享。因此，相關業(yè)務聯(lián)動工作的開展往往缺乏效率。

做好機關事業(yè)單位檔案管理電子化建設就能自動生成電子檔案目錄，工作人員可以利用檢索功能快速實現(xiàn)對具體檔案資料的檢索與閱覽。依托信息技術也能夠實現(xiàn)各項相關工作、各個環(huán)節(jié)之間的有效銜接，檔案管理人員通過計算機就能夠與其他部門的工作人員實現(xiàn)實時溝通交流，做好檔案信息的傳遞工作，以此提高檔案管理相關工作的便利性和效率。

4.進一步保證檔案管理工作的安全性

機關事業(yè)單位本質上是由國家機關或其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織，其內部部分文書檔案是涉密資料，而機關事業(yè)單位檔案管理工作的核心要點便是保證內部檔案信息的安全。傳統(tǒng)檔案管理模式本身具有一定的安全漏洞，如紙質檔案資料難以長期保存，時間的流逝和環(huán)境溫濕度的變化都容易導致紙張出現(xiàn)發(fā)黃、筆跡褪色等現(xiàn)象，導致檔案內容模糊難以辨認，影響后續(xù)相關工作的順利開展。同時，紙質檔案巨大的數(shù)量也導致管理工作變得更加復雜和困難，以上因素都會導致檔案管理工作的安全性不足。

做好機關事業(yè)單位檔案管理工作電子化建設就能將文書檔案以電子信息的形式存儲于云端或單位數(shù)據(jù)庫內，依托電子信息技術設置電子密碼就能實現(xiàn)單位內部文書檔案的安全保存。

二、機關事業(yè)單位檔案管理工作電子化建設現(xiàn)狀

1.缺乏完善的制度體系

傳統(tǒng)的檔案管理工作制度體系已經不適用于當前煩瑣以及復雜的檔案管理工作，無法滿足機關事業(yè)單位檔案管理相關工作的開展需求。目前，我國部分機關事業(yè)單位內部仍然缺乏關于檔案管理工作電子化建設的制度體系，導致檔案管理相關工作人員因缺乏完善的制度體系指導，而對自身職責沒有清晰的認知，出現(xiàn)因工作失誤導致管理事故卻又互相推諉責任的現(xiàn)象，這是機關事業(yè)單位領導對檔案管理工作電子化建設的重視程度不足，或自身缺乏制度體系設計能力所導致的。具體來講，就是部分機關事業(yè)單位領導既缺乏針對檔案管理工作電子化建設的清晰思路，也沒有設置實際工作目標與具體規(guī)劃部署的能力，導致檔案管理人員各行其是，根據(jù)自身工作習慣決定劃分職責，開展檔案管理工作。

2.對電子化建設的重視程度不足

我國部分機關事業(yè)單位仍然保持傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案管理工作電子化建設的重視程度不足，導致檔案管理工作電子化建設發(fā)展緩慢甚至停滯。部分事業(yè)單位領導對電子化建設缺乏清晰的理解與認知，導致機關事業(yè)單位檔案管理工作無法順利實現(xiàn)電子化建設，限制了機關事業(yè)單位管理水平的提升和檔案管理工作的順利開展。

3.電子化建設效果不佳

相較于發(fā)達國家信息技術在我國檔案管理領域實際應用較晚，相關信息技術尚未實現(xiàn)全面普及，且建設進度較為緩慢，部分事業(yè)單位檔案管理部門沒有自己的線上辦公平臺，仍使用普通辦公軟件開展檔案管理相關工作。也有部分機關事業(yè)單位因資金不足等問題尚未配備足夠的電子化設備設施，也沒有足夠的數(shù)字化硬件和軟件支撐其完成電子化建設，加之我國專業(yè)人才的培養(yǎng)速度相對較慢，以上問題都導致了機關事業(yè)單位檔案管理工作電子化建設進度緩慢。

互聯(lián)網本身具有開放性和虛擬性等特征，依托互聯(lián)網開展的檔案管理工作自然也存在著一定的風險。目前，部分機關事業(yè)單位對電子檔案開展的安全管理工作仍然存在漏洞，這種情況下，若機關事業(yè)單位內部數(shù)據(jù)庫遭到黑客的入侵，相關工作人員可能缺乏及時有效的應對手段，導致內部文書檔案資料出現(xiàn)丟失和損壞等情況。

三、機關事業(yè)單位開展電子化檔案管理工作的具體措施

1.完善檔案管理相關制度體系

完善的制度體系是機關事業(yè)單位檔案管理人員開展相關工作的依據(jù)，也是保證檔案管理工作效率與質量的重要基石。因此，機關事業(yè)單位領導和具體工作人員需要重視檔案管理工作的電子化建設，以發(fā)展的眼光看待該問題，擴寬視野，吸收先進的管理理念與優(yōu)秀經驗，并以此作為參考完善本單位檔案管理工作電子化建設相關制度體系。單位領導需要做好頂層設計工作，遵循國家相關要求，結合單位自身的具體情況和發(fā)展需求制定科學、合理的規(guī)章制度，規(guī)章制度內容要完全覆蓋檔案管理工作的整個流程，以此充分發(fā)揮制度體系的規(guī)范性職能。同時，規(guī)章制度需要包含每個相關工作人員的具體職責與工作內容，以此實現(xiàn)針對單位檔案管理工作電子化建設的科學化管理，發(fā)揮規(guī)章制度的作用，為相關工作人員提供明確的工作指導和具體要求。

規(guī)章制度中也要明晰相關領導與具體工作人員的職責和權利，做好科學、合理的獎懲機制，以此實現(xiàn)對員工具體工作行為的監(jiān)督和引導，促進工作人員提高自身工作水平和工作積極性。規(guī)章制度中也要體現(xiàn)對電子檔案安全性的重視，相關工作人員需要不斷提高自身安全管理能力與技術水平，不斷完善電子資料的安全管理機制，可以通過做好加密管理工作或設置安全密鑰來保證電子檔案資料的安全。

科學和完備的制度體系能夠在機關事業(yè)單位內部構建模范化和標準化的檔案管理工作流程，以此引導相關工作人員重視電子化建設的落實與推進。在規(guī)章制度中也要體現(xiàn)對單位不同部門、不同崗位工作人員間協(xié)同合作的重視，促進具體工作人員間的協(xié)同合作，引導工作人員團結合作，共同做好檔案管理電子化建設工作，強化其責任意識，避免出現(xiàn)因工作失誤而導致工作人員互相推諉的惡劣現(xiàn)象。

2.深入推進檔案管理電子化建設

機關事業(yè)單位領導與相關工作人員需要加強對檔案管理工作電子化建設的重視程度，加大人力資源和物力資源的投入力度，完善相關制度政策，以此推進電子化建設的落實。機關事業(yè)單位領導需要結合本單位檔案管理工作的實際情況和未來發(fā)展需求，配備相應數(shù)量的高性能計算機和其他專業(yè)硬件設施，確保滿足本單位檔案管理工作電子化建設的需求。與硬件設備設施相對應的便是軟件，機關事業(yè)單位需要重視檔案管理工作平臺與信息庫的建設工作，檔案管理人員可以借助信息共享技術做好信息庫與單位內部管理平臺的數(shù)據(jù)對接工作。機關事業(yè)單位檔案管理人員需要重視電子檔案的時效性與準確性，借助信息技術實現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)和內部管理系統(tǒng)的信息互通，保證單位電子檔案資料的準確性、時效性，便于各部門工作人員協(xié)同開展工作。

機關事業(yè)單位領導需要督促檔案管理人員著手構建電子化檔案管理系統(tǒng)，保證單位檔案管理工作的順利開展。具體來講，就是檔案管理人員需要利用電子信息技術搭建機關事業(yè)單位內部的管理系統(tǒng)，將單位檔案以電子信息的形式保存于數(shù)據(jù)庫中，并上傳至管理系統(tǒng)，讓各部門的工作人員都能登錄檔案管理系統(tǒng)檢索、瀏覽需要的檔案資料，充分體現(xiàn)檔案資料的使用價值，有利于實現(xiàn)檔案資料在單位內各部門間的流通，簡化檔案管理聯(lián)動工作的具體流程，為檔案管理相關工作創(chuàng)造更好的環(huán)境，也能為后續(xù)電子檔案信息的追蹤工作提供依據(jù)。

機關事業(yè)單位領導也可以指派具體工作人員搭建對外開放的門戶網站，把可公開的檔案、工作流程、工作成果等信息上傳至門戶網站，供廣大人民群眾查閱瀏覽，這樣，不僅符合國家“政務公開”的政策原則，也能在一定程度上提高本單位在群眾心中的公信力。同時，檔案管理人員可以通過門戶網站與民眾直接溝通，廣泛吸收各方的意見和建議，有助于完善其工作流程，提高檔案管理工作水平。

機關事業(yè)單位可以通過開展學習交流會的形式加強對檔案管理人員的安全教育，幫助其認識安全管理的重要性，形成安全管理意識，并切實提高自身工作水平。單位領導需要針對檔案管理人員的具體行為做好監(jiān)督工作，盡量避免出現(xiàn)因人為操作失誤而引發(fā)的電子信息安全事故，檔案管理人員也需要提前設置好應急預案，以防萬一。

3.重視檔案管理隊伍建設工作

機關事業(yè)單位可以結合自身實際情況和檔案管理工作發(fā)展需求，擴充人員招聘數(shù)量，改善傳統(tǒng)招聘模式中重視求職人員學歷和工作履歷的情況，將更多的招聘條件放在其信息技術專業(yè)知識儲備與實踐操作水平、思想道德修養(yǎng)和工作態(tài)度上，對于優(yōu)秀人才可適當放寬對其學歷和工作履歷的要求。同時，機關事業(yè)單位應當重視檔案管理工作人員的培養(yǎng)與考核工作，可以定期針對檔案管理相關人員開展現(xiàn)代信息技術方面的培訓與考核，提高其專業(yè)知識素養(yǎng)與實際工作水平，考核中成績不佳的工作人員應予以適當?shù)膽土P，以此充分調動其自我完善意識，提高其工作水平與主觀能動性，有利于充分發(fā)揮檔案管理人員的自身職能，推進機關事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設。

四、結束語

綜上所述，在新時代背景下，機關事業(yè)單位充分運用信息技術實現(xiàn)檔案管理工作的電子化建設，能夠有效提高檔案管理工作的效率與水平，保證單位檔案資料的安全性，這也是順應時代發(fā)展趨勢的必由之路和實現(xiàn)機關事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必要措施，為機關事業(yè)單位領導和具體工作人員指明了方向，賦予其新的使命，也為其提出了更高的要求。機關事業(yè)單位檔案管理人員需要充分認識到電子化建設的重要性，利用現(xiàn)代技術手段提高自身工作水平和工作效率，為機關事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展貢獻自己的力量。

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（作者單位：福建省龍巖市永定區(qū)委區(qū)政府總值班室）