如何掌握檔案工作的保密性與便捷性

郝素杰

摘 要：檔案資料是有密級(jí)的，其等級(jí)是根據(jù)保密法有關(guān)規(guī)定進(jìn)行劃分，確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，確保檔案信息的保密性，防止不法分子利用。但檔案資料終歸是供人們使用的，我們?cè)诖_保檔案信息保密的同時(shí)，還要考慮檔案資料便捷性，提高使用效率、降低社會(huì)成本。該文就如何在實(shí)際工作中既能做好檔案的保密工作又能提高檔案資料使用的便捷性進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：保密 信息 便捷

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（c）-0151-02

在信息化快速發(fā)展的當(dāng)下，隨著人們對(duì)信息需求的增強(qiáng)，檔案信息的安全性以及信息資源使用的便捷性受到到前所未有的關(guān)注，這就使得檔案管理工作者面臨著越來(lái)越重的責(zé)任，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)安全漏洞就會(huì)帶來(lái)巨大的損失，但是只顧保密性而忽視使用便捷性又不符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，因此，如何兩者兼顧從而推動(dòng)檔案管理工作快速有效發(fā)展是當(dāng)前檔案管理工作者需要認(rèn)真思考的重要課題。

1 做好檔案信息保密工作的措施

1.1 加大對(duì)檔案保密工作的宣傳力度

對(duì)檔案保密工作的重要性進(jìn)行宣傳是當(dāng)前檔案管理工作的重要要求，同時(shí)也是檔案管理工作者的職責(zé)所在。要加強(qiáng)保密宣傳，使得檔案信息資源使用者能夠?qū)n案保密法規(guī)有所了解，要對(duì)相關(guān)的違法行為以及責(zé)任加以明晰，從而避免出現(xiàn)相應(yīng)的犯法狀況。對(duì)于我國(guó)檔案法制建設(shè)來(lái)說(shuō)，還會(huì)受到社會(huì)環(huán)境的影響，比如宣傳不到位和執(zhí)行力度不強(qiáng)等，所以，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案法制建設(shè)的相關(guān)宣傳工作，使得社會(huì)公眾對(duì)檔案保密工作有所了解，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)，真正做到依法保密。

1.2 明確職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)和管理素質(zhì)

因?yàn)闄n案管理工作具有一定的特殊性，也因此擔(dān)負(fù)著比其他工作者更多的責(zé)任和義務(wù)，這些檔案管理工作者對(duì)檔案的安全性負(fù)有直接性的責(zé)任，因此在工作的過(guò)程中要有過(guò)硬的本領(lǐng)與技能，要保持清醒和警惕的頭腦，要做到手續(xù)情緒，避免出現(xiàn)檔案泄露的狀況出現(xiàn)。因?yàn)楫?dāng)前檔案管理工作者在工作過(guò)程中所接觸的信息很多都是未開(kāi)放的，甚至很多都是涉及到機(jī)密性質(zhì)的，這些信息往往會(huì)隨著管理者的社會(huì)活動(dòng)帶到多個(gè)場(chǎng)合中，有時(shí)候在不知不覺(jué)中就將信息泄露了出去，因此，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，不管是在什么樣的環(huán)境下，不管在怎樣的場(chǎng)合之中，都應(yīng)當(dāng)提高檔案保密意識(shí)，要重視檔案信息安全性，只有這樣才能夠切實(shí)保障不將檔案信息泄露出去。

1.3 建立完善檔案保密工作制度

不僅要制定相關(guān)的檔案庫(kù)房管理、檔案保密、檔案查閱等相關(guān)制度，相關(guān)的檔案管理工作者還應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際的工作需求制定檔案利用權(quán)限與范圍，依據(jù)不同層次的使用者制定不同的審批手續(xù)，使得檔案利用工作能夠真正做到有章可循，在加強(qiáng)便捷性的同時(shí)使得檔案工作安全性得到有效保障。檔案管理工作的多項(xiàng)制度能夠做到簡(jiǎn)潔明了便于執(zhí)行，相關(guān)工作者在此基礎(chǔ)上要不斷總結(jié)，對(duì)制定進(jìn)行及時(shí)的修訂和完善，從而能夠?qū)n案管理以及使用行為進(jìn)行及時(shí)有效的約束和規(guī)范，從而推動(dòng)檔案使用管理工作能夠真正朝著有序的方向發(fā)展。

1.4 開(kāi)發(fā)利用先進(jìn)的云端服務(wù)和量子加密技術(shù)

設(shè)計(jì)更為靈活的加密系統(tǒng)，即量子安全的加密方法。這種加密方法需要能夠包含免疫已知量子攻擊的協(xié)議；還需要包含量子加密協(xié)議，對(duì)數(shù)學(xué)暴力破解免疫——這可能就需要更多資源的“量子通訊通道”了，比如說(shuō)采用光纖；最后，就是上面提到的加密靈活性，令其足以隨時(shí)應(yīng)對(duì)新出現(xiàn)的攻擊威脅。

2 如何在檔案保密的同時(shí)，做到便捷性

2.1 解放思想，正確處理檔案的保密與便捷問(wèn)題

在現(xiàn)實(shí)工作中，機(jī)密檔案應(yīng)該保密，以免對(duì)國(guó)家或集體造成損失，但保密的目的就是為了利用，是需要在一定時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制內(nèi)完成的，“保而不用”不僅會(huì)失去保的意義，更會(huì)失去檔案的存在價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)造成危害。所以，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。為了使檔案資料得到充分合理的利用，首先要認(rèn)真做好檔案的開(kāi)放工作。開(kāi)放檔案并不意味著要放棄保護(hù)國(guó)家秘密，而是在嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)的基礎(chǔ)上，有序地、正確地執(zhí)行開(kāi)放檔案的政策。只有在開(kāi)放工作平臺(tái)上，才能實(shí)現(xiàn)公眾在獲取政府信息時(shí)減少障礙，提高信息獲取效率，才能真正實(shí)現(xiàn)信息獲取的便捷性，但是做好這項(xiàng)工作不僅需要相關(guān)的工作者對(duì)制度和法律有所熟悉，更應(yīng)當(dāng)對(duì)保密法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行，積極做好檔案審查等相關(guān)配套工作，從而使得檔案開(kāi)放這一工作能夠得到有序推進(jìn)。

2.2 由政府機(jī)關(guān)發(fā)布可供公眾查詢檔案信息目錄及便捷的獲取通道

政府機(jī)關(guān)應(yīng)制定相關(guān)的信息目錄引導(dǎo)公眾進(jìn)行查詢，告知公眾能夠獲得的信息和獲得信息的途徑和時(shí)間期限等，從而有效避免公眾申請(qǐng)相關(guān)政府信息過(guò)程中出現(xiàn)盲目性。

要盡量減少對(duì)申請(qǐng)獲取政府信息時(shí)的各種限制條件，在申請(qǐng)方式上，應(yīng)不拘泥形式，可以靈活多樣，在信息法律認(rèn)可，政府部門(mén)要接受各種形式的口頭申請(qǐng)和電子書(shū)面申請(qǐng)。

提高政府機(jī)關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)，要明確政府機(jī)關(guān)在社會(huì)公眾申請(qǐng)獲取政府信息時(shí)的協(xié)助義務(wù)，為社會(huì)公眾提供一定的引導(dǎo)服務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，政府機(jī)關(guān)應(yīng)以生動(dòng)和易于接受的形式對(duì)申請(qǐng)獲得信息的具體程序與手續(xù)做詳細(xì)說(shuō)明，要耐心解答，細(xì)心服務(wù)，協(xié)助公眾填寫(xiě)表格和辦理手續(xù)，對(duì)于申請(qǐng)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題要及時(shí)通知當(dāng)事人。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度，提升檔案管理水平

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，其是一種服務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作者不僅是管理者同時(shí)也是信息資源的服務(wù)者，尤其是在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的時(shí)代背景下，社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求越來(lái)越凸顯，檔案類型也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足或者很難滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的力度，通過(guò)信息化的方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，以最大程度和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)使得檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、有條不紊地進(jìn)行，只有這樣才能夠提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才會(huì)使得檔案管理以及信息資源的提供更為便捷。但是需要注意的是，在檔案保密性有所加強(qiáng)的前提下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，要對(duì)檔案信息服務(wù)環(huán)境進(jìn)行及時(shí)的改善，對(duì)服務(wù)的范圍進(jìn)行拓展，只有這樣才能夠不斷提升服務(wù)的水平，提升檔案管理工作的有效性，為檔案資源使用者提供更為便捷的通道與平臺(tái)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)檔案加強(qiáng)安全性保管是基礎(chǔ)，在對(duì)檔案進(jìn)行保密的情況下為檔案使用者提供更為便捷的服務(wù)是檔案管理工作的主旨，為了檔案事業(yè)健康的發(fā)展，我們要不斷加大宣傳力度、強(qiáng)化人員意識(shí)、完善工作制度，在做好檔案保密的同時(shí)，還要讓檔案充分利用起來(lái)，方便公眾查詢，只有這樣，才能更好地促進(jìn)檔案為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步服務(wù)。

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