淺談如何有效提高配網(wǎng)基建工程檔案管理

何麗冰

摘 要：配網(wǎng)基建工程對(duì)于電力系統(tǒng)而言具有十分重要的基礎(chǔ)作用，基建工程檔案是其建設(shè)過程中合同協(xié)議、數(shù)據(jù)信息等資料的收集與編排整合。對(duì)后期工作及總結(jié)有著深遠(yuǎn)的意義。然而，在我國電力企業(yè)配網(wǎng)基建工程檔案管理工作中，尚存在一系列的不足與弊端，給后期工作造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，因此，探析如何有效提高配網(wǎng)基建工程檔案管理便顯得至關(guān)重要。該文試就此問題提供解決策略，旨在為今后的電力事業(yè)發(fā)展略盡綿薄之力。

關(guān)鍵詞：配網(wǎng)基建工程 檔案管理 有效策略

中圖分類號(hào)：F253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（c）-0143-02

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，以及社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，我國在電力資源的需求上有了更多、更高的標(biāo)準(zhǔn)，要想保障供電服務(wù)的優(yōu)質(zhì)、安全、穩(wěn)定，電力企業(yè)就必須加強(qiáng)配網(wǎng)基建工程建設(shè)的工作力度，保障配網(wǎng)基建工程的檔案質(zhì)量。配網(wǎng)基建工程檔案“是電網(wǎng)建設(shè)改造過程中構(gòu)成的基礎(chǔ)材料，是全部工程建設(shè)的原始記錄，不但是配電網(wǎng)工程項(xiàng)目的建設(shè)投產(chǎn)、竣工以及達(dá)標(biāo)驗(yàn)收時(shí)不可或缺的重要組成部分”[1]，更是未來電網(wǎng)的生產(chǎn)工作中必不可少的依據(jù)。因此，配網(wǎng)基建工程檔案的管理工作至關(guān)重要，具有十分深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。然而我國很多電力企業(yè)在管理配網(wǎng)基建工程檔案時(shí)都存在很多問題和弊端，如果不能有效改善這些負(fù)面現(xiàn)狀，就會(huì)給今后的工作帶來嚴(yán)重的影響。要想有效地加強(qiáng)檔案管理工作，就要從問題入手，了解當(dāng)前管理現(xiàn)狀，才能有的放矢、對(duì)癥施藥，采取積極合理的處理方式，以改善問題與不足。

1 配網(wǎng)基建工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

“在配網(wǎng)基建工程中項(xiàng)目建設(shè)的數(shù)量多、涉及面廣、任務(wù)紛繁復(fù)雜，并且極易受到自然環(huán)境等外部因素的影響?！盵2]在實(shí)施過程中，配網(wǎng)基建項(xiàng)目會(huì)生成大量的文件合同、數(shù)據(jù)記錄，這些與配網(wǎng)基建相關(guān)的資料內(nèi)容會(huì)對(duì)其以及后期的項(xiàng)目整改、修護(hù)起重要的依據(jù)作用，所以這些資料檔案對(duì)基建項(xiàng)目而言不可或缺，將其妥善地管理保存是電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)盡的責(zé)任。然而，很多電力企業(yè)并沒有將工作的重心放在檔案管理工作上，反而，大多數(shù)電力企業(yè)常常將檔案管理工作視為小事，這也引發(fā)了一系列的問題與弊端，長此以往，形成了目前基建工程項(xiàng)目檔案管理的不良現(xiàn)狀。

1.1 對(duì)檔案管理工作重視不夠

作為電力企業(yè)管理工作中至關(guān)重要的一項(xiàng)內(nèi)容，檔案管理涉及到很多企業(yè)的機(jī)要問題，甚至關(guān)系到企業(yè)目前的經(jīng)營情況與后期的長遠(yuǎn)發(fā)展。然而很多其電力企業(yè)對(duì)此并不重視，完全忽略了檔案管理在電網(wǎng)系統(tǒng)中的重要作用，對(duì)配網(wǎng)基建工程檔案的意義了解得也不充分、全面，導(dǎo)致其往往只注重項(xiàng)目工程的內(nèi)容，而忽視了對(duì)檔案管理的規(guī)范、要求。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)上的不足使得檔案管理人員也缺少了必要的重視程度，以致在管理工作中缺少了必要的管理環(huán)節(jié)，在檔案出現(xiàn)壞損、缺失、內(nèi)容有誤、質(zhì)量不佳等情況時(shí)也并未及時(shí)做出處理，甚至不進(jìn)行科學(xué)分類，在工作中，檔案管理人員表現(xiàn)出懈怠消極、馬虎敷衍的態(tài)度，這都不利于檔案的長期保管與應(yīng)用，影響極其惡劣。

1.2 檔案管理部門人員配置不均

檔案管理部門人員配置不均主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先是人員不足問題，由于很多電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以在檔案管理人員的任用方面并沒有花費(fèi)太多的時(shí)間與精力，甚至直接將檔案管理工作交由企業(yè)內(nèi)部的其他部門，這就導(dǎo)致了這些工作人員既要完成自己的工作任務(wù)，又要抽出時(shí)間來進(jìn)行檔案管理，其不僅缺乏專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與能力，而且任務(wù)繁重、工作量大，所以在管理上常常缺少規(guī)范性、有效性。其次，是人員分工不均問題，由于大部分檔案管理人員根本不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)理論與操作能力，所以無法從技術(shù)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理分工，導(dǎo)致其常常對(duì)自身工作職責(zé)與內(nèi)容并不明確，很多檔案管理人員都會(huì)重復(fù)做功，將簡單的工作復(fù)雜化，將規(guī)范的工作混亂化，這嚴(yán)重影響了電力企業(yè)的工作效率，給檔案管理工作帶來了更多難題。

1.3 檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理工作看似簡單，實(shí)則十分復(fù)雜，在操作時(shí)需要秉承細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度與作風(fēng)，這往往需要嚴(yán)格的管理制度來約束與規(guī)范，然而我國很多電力企業(yè)在檔案管理問題上都沒有制定一整套完善的管理制度，“同時(shí)，很多企業(yè)也沒有針對(duì)檔案管理的相關(guān)工作來進(jìn)行一系列的思想教育以及統(tǒng)一規(guī)劃學(xué)習(xí)工作。這使得檔案管理工作與基建項(xiàng)目工作之間產(chǎn)生了脫節(jié)。”[3]正因如此，檔案管理人員在進(jìn)行管理工作時(shí)常常意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也十分片面，以為管理檔案只要“將其放好不丟即可”，實(shí)際上，檔案管理工作涉及到分類、整理、堅(jiān)定、立卷、保存、利用等一系列內(nèi)容，所以工作過程中要積極與其他部門溝通，更要與配網(wǎng)基建施工現(xiàn)場(chǎng)密切交流，而不是“守住自己的方寸之地”即可。管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致檔案管理工作時(shí)刻都在面臨新的挑戰(zhàn)，在當(dāng)下的市場(chǎng)環(huán)境中，亟待有效、及時(shí)地改善。

1.4 檔案管理的模式技術(shù)水平落后

在科技水平日益提高的今天，檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮出其應(yīng)有的效用，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供積極的參考依據(jù)。然而，我國大部分電力企業(yè)在基建工程檔案管理工作中仍采取過去的管理模式，依賴舊有的人力資源，這在不斷發(fā)展的新時(shí)代環(huán)境背景下體現(xiàn)出了一定的滯后性與局限性。電子文檔當(dāng)?shù)赖男蝿?shì)下，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)與應(yīng)用顯出了一些劣勢(shì)：易壞損、易丟失、不易儲(chǔ)存、不易應(yīng)用、不易攜帶、不易共享、浪費(fèi)資源，而電子檔案可以很好地彌補(bǔ)這些不足，有效提高電力企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)檢索、共享、備份。技術(shù)的落后導(dǎo)致管理人員在管理模式上也缺少科學(xué)性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性，導(dǎo)致管理工作不具體、不全面，出現(xiàn)了檔案管理無序混亂的局面。

2 改善配網(wǎng)基建工程檔管現(xiàn)狀的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與管理意識(shí)

要想有效改善當(dāng)前檔案管理工作的不良現(xiàn)狀，解決檔案管理的種種弊端問題，就要先從“人”抓起。首先，電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層必須對(duì)檔案管理工作的重要性有著極其明確、深刻的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作有利于配網(wǎng)基建工程建設(shè)以及電力企業(yè)發(fā)展的重要作用有所了解，只有這樣，電力企業(yè)才會(huì)將配網(wǎng)基建工程項(xiàng)目檔案的管理放在工作首位，繼而采取積極的應(yīng)對(duì)策略來完善檔管工作中存在的不足。在此基礎(chǔ)上，電力企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行思想上的教育，加強(qiáng)檔管人員的管理意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，使其能夠充分重視檔案管理工作，在工作中態(tài)度積極主動(dòng)、認(rèn)真細(xì)致，只有這樣，才能保障檔案管理工作不會(huì)出現(xiàn)不必要的人為疏忽。其次，企業(yè)要加大培訓(xùn)活動(dòng)的組織力度，為檔案管理人員提供專業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案管理知識(shí)與操作的學(xué)習(xí)平臺(tái)，使其能夠不斷提高自身的工作能力，與此同時(shí)，檔管人員要在平時(shí)的工作中有意識(shí)地加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更好地將所學(xué)理論與工作實(shí)際有效結(jié)合起來，不斷積累、不斷進(jìn)步，以期提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.2 加大人員配備力度，確保管理分工合理化

檔案管理工作的內(nèi)容十分繁瑣、細(xì)密，如果人手不足，將給檔案管理工作造成一定的負(fù)面影響，所以電力企業(yè)一定要重視人員配備問題，在檔案管理人員的選擇任用環(huán)節(jié)上，電力企業(yè)要秉承專業(yè)、規(guī)范原則，盡可能避免任用不具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)與能力的工作人員，如果專業(yè)性強(qiáng)的工作人員嚴(yán)重不足，企業(yè)應(yīng)加大人才吸納力度，提高待遇水準(zhǔn)從外引入高素質(zhì)、高能力人才，并不斷在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)檔案管理人才，組建高效、精良的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，電力企業(yè)應(yīng)確保檔案管理的分工合理化、效率化，避免進(jìn)行大量的重復(fù)做功，以至浪費(fèi)必要的人力資源，影響了工作效率。

2.3 建立完善制度，加大檢查管理力度

在檔案管理過程中，錯(cuò)誤與疏漏幾乎是無法避免的，要想最大限度地減少這些疏忽遺漏，就必須要對(duì)檔案進(jìn)行充分、全面、細(xì)致的檢查，只有這樣才不會(huì)放任錯(cuò)誤的存在，將可能造成的工作損失降到最低。因此檔案管理人員必須明確認(rèn)識(shí)到檢查的重要性，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容性質(zhì)認(rèn)真核實(shí)，在分類、整理、保管后要做好登記，并不定期、定期相結(jié)合進(jìn)行檢查，只有這樣，才能保障檔案的質(zhì)量與保存完整性，避免內(nèi)容上的問題和缺失損壞問題出現(xiàn)。另一方面，企業(yè)要防止檔案管理部門在工作中存在疏忽遺漏，因此要加大對(duì)檔案管理部門的監(jiān)管力度，委派專人定期、不定期相結(jié)合對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行嚴(yán)格審核考察，堅(jiān)決杜絕違反檔案管理原則的行為發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員擅自對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)或取用，要及時(shí)進(jìn)行處理。為了保障監(jiān)管的有效性，監(jiān)管人員可以采取獎(jiǎng)懲手段以及評(píng)價(jià)機(jī)制，以期提高檔案管理人員的工作積極性，使其自覺自動(dòng)地規(guī)范自身行為，提高管理意識(shí)。為了能讓檢查、監(jiān)管工作有所依據(jù)，讓檔案管理人員以及監(jiān)管人員對(duì)自身職責(zé)更加明確，電力企業(yè)應(yīng)建立一整套具有科學(xué)性、合理性的檔案管理制度，確保配網(wǎng)基建檔案管理工作的質(zhì)量。

2.4 積極納入先進(jìn)技術(shù)

信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)?；诖?，電力企業(yè)的配網(wǎng)基建工程檔案管理應(yīng)該加大電子檔案的應(yīng)用力度，使檔案管理工作更符合我國可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的方針要求，更具有效率性和科學(xué)性，更加人性化與實(shí)時(shí)化。只有利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)強(qiáng)大的信息讀取、儲(chǔ)存、傳輸、處理、檢索能力，才能有效地減少人力資源的浪費(fèi)，促使檔案管理分工合理化，改善檔案管理的模式，保障檔案資料的完整性。

3 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國電力事業(yè)的規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大，“電力項(xiàng)目建設(shè)不斷增加，檔案的數(shù)量越來越多，檔案歸檔管理也就更加重要，特別是在信息化發(fā)展的今天。轉(zhuǎn)變電力檔案歸檔方法和管理效果是企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)?！币虼?，加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提高管理人員的管理能力，采取一系列有效的應(yīng)對(duì)策略，是積極改善當(dāng)前存在的檔案管理不良現(xiàn)狀的唯一途徑。只有以完善的制度為前提依據(jù)，以先進(jìn)的技術(shù)為力量支持，以嚴(yán)格的監(jiān)管為價(jià)值規(guī)范，才能避免檔管中出現(xiàn)的問題，從根本上解決其不足與弊端，進(jìn)而對(duì)電力企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)與長遠(yuǎn)發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，為國家的建設(shè)與繁榮做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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