中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)維成本分析

王丹妮　周敏　胡聯(lián)亭

建立低成本、易維護(hù)和易于擴(kuò)展的信息系統(tǒng)無(wú)疑是中小企業(yè)開(kāi)展信息化建設(shè)的重要原則之一。本文在通過(guò)對(duì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)策略、成本的組成和特點(diǎn)的分析，闡述了功能點(diǎn)法和成本比較法在信息系統(tǒng)建設(shè)中的具體應(yīng)用，通過(guò)兩者的結(jié)合，提出了解決具體項(xiàng)目的方法和步驟。

隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的功能越來(lái)越多，系統(tǒng)的規(guī)模也越來(lái)越龐大。軟件項(xiàng)目的延期、預(yù)算超支等現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，企業(yè)的損失也越來(lái)越大，因此軟件項(xiàng)目的管理和控制成了當(dāng)今軟件工程的重要課題之一。開(kāi)發(fā)一個(gè)成功的軟件系統(tǒng)意味著能夠按時(shí)、按預(yù)算的交付出符合用戶(hù)和企業(yè)組織需求的軟件系統(tǒng)。如果系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)周期過(guò)長(zhǎng)、開(kāi)發(fā)費(fèi)用過(guò)高，就會(huì)造成企業(yè)資源的巨大浪費(fèi)；如果周期過(guò)短、費(fèi)用過(guò)低，就會(huì)造成整個(gè)項(xiàng)目失控，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)預(yù)算和交付日期。因此在軟件項(xiàng)目的管理和控制中。軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本估算是其重要組成部分之一。由于系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方式和開(kāi)發(fā)對(duì)象選擇具有多樣性。因此開(kāi)發(fā)方法的成本也不盡相同。

管理信息系統(tǒng)建設(shè)的策略

信息時(shí)代的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。從表面上看是在比物流和資金流的周轉(zhuǎn)速度，但本質(zhì)上是在比信息流的暢通性，信息的范圍和信息加工程度的深度。信息出管理，信息出決策，信息出效益。企業(yè)信息化建設(shè)是不可逆轉(zhuǎn)的潮流。

近年來(lái)，隨著我國(guó)中小企業(yè)信息化應(yīng)用水平的逐步深入，企業(yè)在不同程度上都建立了自己的信息系統(tǒng)。目前。企業(yè)建設(shè)管理信息系統(tǒng)歸結(jié)起來(lái)。主要有以下四種策略：

用戶(hù)完全自主開(kāi)發(fā)。是指企業(yè)用戶(hù)自行安排內(nèi)部或招聘新的信息系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)人員來(lái)開(kāi)發(fā)自己信息系統(tǒng)。用戶(hù)自主開(kāi)發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)有：①企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)方便，需求的確定性較高；②系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的可控[生和用戶(hù)的適應(yīng)性較好；③自主性強(qiáng)，成本較低。缺點(diǎn)是：①系統(tǒng)性及質(zhì)量較難保證。開(kāi)發(fā)環(huán)境相對(duì)比較封閉，且開(kāi)發(fā)周期比較長(zhǎng)；②系統(tǒng)結(jié)構(gòu)松散，容易出現(xiàn)信息孤島；③需要較多的信息開(kāi)發(fā)人員。雖然完全由自己開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，可以直接獲得一手?jǐn)?shù)據(jù)，但現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)管理越來(lái)越講究成本。培養(yǎng)一大批人用于信息系統(tǒng)建設(shè)的人才對(duì)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，有時(shí)經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)不小。

合作開(kāi)發(fā)，是指由企業(yè)和系統(tǒng)集成商兩者一起開(kāi)發(fā)，它主要通過(guò)雙方的合作，相互彌補(bǔ)對(duì)方的不足，共同完成信息系統(tǒng)的建設(shè)。相互間配合與互補(bǔ)是系統(tǒng)建立成功的核心。一股情況下，以外部委托方為主，企業(yè)內(nèi)部的資源為輔，前者側(cè)重于技術(shù)問(wèn)題，后者注重于與用戶(hù)的聯(lián)系與協(xié)調(diào)上。合作開(kāi)發(fā)可揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，是目前較普遍采用的開(kāi)發(fā)方式。通過(guò)合作開(kāi)發(fā)，企業(yè)可在開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的過(guò)程中培養(yǎng)出自己的信息管理人員，以便后期的維護(hù)，這種方式比用戶(hù)自主摸索開(kāi)發(fā)或外送培訓(xùn)都要好得多。是目前比較流行的一種做法。

系統(tǒng)外包是一種系統(tǒng)管理策略。其核心是將一些傳統(tǒng)意義上由企業(yè)內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包給專(zhuān)業(yè)的、高效的服務(wù)提供方。通常雙方會(huì)簽署一份5至10年的中長(zhǎng)期合同。外包開(kāi)發(fā)優(yōu)點(diǎn)是：①系統(tǒng)開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)和實(shí)惠，且成本較低；②服務(wù)質(zhì)量和開(kāi)發(fā)進(jìn)度有保證。缺點(diǎn)是：①信息系統(tǒng)的控制權(quán)問(wèn)題；②信息系統(tǒng)中企業(yè)的安全性問(wèn)題；③對(duì)外包的服務(wù)委托方有較強(qiáng)的依賴(lài)性，特別是在系統(tǒng)后期維護(hù)階段。

通過(guò)對(duì)委托方的選擇。開(kāi)發(fā)方式又可以分為：外包企業(yè)開(kāi)發(fā)和外包高校開(kāi)發(fā)，兩者比較，企業(yè)開(kāi)發(fā)效率更高，但相對(duì)的成本較高，高校開(kāi)發(fā)由于學(xué)生的時(shí)間不定，開(kāi)發(fā)的周期比較長(zhǎng)，但成本比較低，且后期維護(hù)和安全性較好。

直接購(gòu)買(mǎi)已有的軟件系統(tǒng)產(chǎn)品。用戶(hù)直接購(gòu)買(mǎi)已有的軟件系統(tǒng)，然后在已有軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)供應(yīng)商根據(jù)用戶(hù)的需求，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)方案時(shí)進(jìn)行個(gè)性化的設(shè)計(jì)。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是：采用的系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)整體。產(chǎn)品成熟。缺點(diǎn)是：直接購(gòu)買(mǎi)的成本大，缺乏自主陸，不易做出調(diào)整。

管理信息系統(tǒng)的成本構(gòu)成與不確定性分析

管理信息系統(tǒng)成本的構(gòu)成

信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本有多種分類(lèi)方法，其中比較常用的分類(lèi)方法有兩種。一種是把總成本分成開(kāi)發(fā)成本和運(yùn)行成本。另一種是把總成本分成硬件成本、軟件成本和組織運(yùn)行成本。一般而言，根據(jù)信息系統(tǒng)生命周期的發(fā)展?？梢詫⑿畔⑾到y(tǒng)的成本劃分為開(kāi)發(fā)、維護(hù)及運(yùn)行的成本。如圖2.1所示。信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本詳細(xì)內(nèi)容主要包括：分析設(shè)計(jì)費(fèi)用和實(shí)施費(fèi)用的開(kāi)發(fā)成本；運(yùn)行費(fèi)用、管理費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用的運(yùn)行/維護(hù)成本。

管理信息系統(tǒng)成本的不確定性

與一般的項(xiàng)目成本相比，建立管理信息系統(tǒng)的成本是不確定的，其成本的不確定性主要來(lái)自開(kāi)發(fā)過(guò)程中的隱性成本。這類(lèi)成本在系統(tǒng)的分析階段沒(méi)有呈現(xiàn)或是由于人們認(rèn)識(shí)深度和廣度的局限性尚無(wú)法預(yù)測(cè)到。隱蔽性成本在系統(tǒng)得開(kāi)發(fā)、實(shí)施、運(yùn)行和維護(hù)的各個(gè)階段都有發(fā)生的可能。一般越是復(fù)雜的系統(tǒng)項(xiàng)目，其隱蔽性成本越大。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的實(shí)際成本中，未預(yù)計(jì)的隱蔽性成本可能會(huì)高出成本預(yù)算的2.5倍。

近20年來(lái)，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)成本不斷下降，運(yùn)行成本則相對(duì)上升。即軟硬件的成本下降。而組織運(yùn)行成本則相對(duì)上升。據(jù)美國(guó)雜志的統(tǒng)計(jì)，1970年以前，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的硬件、軟件和組織運(yùn)行成本的百分比分別為70%、14%和16%。到1992年后三者的百分比則變?yōu)?6%、28%和56%。由于組織運(yùn)行費(fèi)中包含的的不確定成本比例日益增多，因此，現(xiàn)在系統(tǒng)成本的不確定性較30年前更加顯著。

管理信息系統(tǒng)的成本分析

面向用戶(hù)的功能點(diǎn)的分析與計(jì)算

建設(shè)信息系統(tǒng)的評(píng)估方式一般分為兩種。一種是單純的成本評(píng)估。另一種是成本/效益評(píng)估。其中。成本評(píng)估方式可以分為以下幾類(lèi)：算法模型、任務(wù)分解法、專(zhuān)家判定評(píng)分法、類(lèi)比法、Delphi法、價(jià)格致勝法和Parkkinson法。根據(jù)管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)和開(kāi)發(fā)方法，選擇算法模型中的功能點(diǎn)分析法（FPA）進(jìn)行估算。功能點(diǎn)分析法是在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中。從用戶(hù)的角度出發(fā)，完成對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的估計(jì)、度量、分析等管理活動(dòng)。為項(xiàng)目計(jì)劃提供定量依據(jù)的度量方法。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的初始階段。用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)功能的需求是唯一可以真正確定的信息，系統(tǒng)中任何程序大小或代碼行數(shù)的設(shè)想，根本上都是要從系統(tǒng)為顧客提供的功能推演而來(lái)。因此由功能點(diǎn)分析法演化而來(lái)的功能點(diǎn)估算方法方面的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。功能點(diǎn)法的一般步驟如圖3.1所示。

未調(diào)整的功能點(diǎn)類(lèi)型的劃分。未調(diào)整的功能點(diǎn)是指用戶(hù)可見(jiàn)功能的中間結(jié)果，在此基礎(chǔ)上添加系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和內(nèi)部架構(gòu)方面因素，就是調(diào)整功能點(diǎn)，也即是最終的結(jié)果。未調(diào)整的功能點(diǎn)根據(jù)其性質(zhì)的不同被劃分為數(shù)據(jù)處理功能和事務(wù)處理功能兩大類(lèi)。

數(shù)據(jù)處理功能的類(lèi)型和劃分依據(jù)如下：1）內(nèi)部邏輯文件（ILF）。存儲(chǔ)在系統(tǒng)中并由系統(tǒng)維護(hù)的數(shù)據(jù)和文件，包含順序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)表、臨時(shí)文件等；2）外部接口文件（EIF），為了和外部其他信息系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)而使用的接口文件。事物處理功能的類(lèi)型和劃分依據(jù)如下：1）外部輸入（EI），是獲得數(shù)據(jù)的過(guò)程，對(duì)終端用戶(hù)的輸入進(jìn)行相關(guān)的處理；2）外部輸出（EO），是反饋數(shù)據(jù)的過(guò)程，完成對(duì)數(shù)據(jù)、報(bào)表等的輸出；3）外部查詢(xún)（EQ），根據(jù)終端用戶(hù)的查詢(xún)請(qǐng)求，輸出相應(yīng)的查詢(xún)結(jié)果。

來(lái)調(diào)整功能點(diǎn)數(shù)的計(jì)算。依據(jù)上述的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)可以列出系統(tǒng)中所包含的每種類(lèi)型的元素的數(shù)目，依據(jù)功能點(diǎn)的權(quán)值表3.2，乘以各自的加權(quán)值。其合計(jì)數(shù)即為未調(diào)整的功能點(diǎn)數(shù)。

計(jì)算關(guān)系式為，未調(diào)整功能點(diǎn)數(shù)：數(shù)據(jù)（低）*權(quán)重（低）+數(shù)據(jù)（中）*權(quán)重（中）+數(shù)據(jù)（高）*權(quán)重（高）。即：

功能點(diǎn)的權(quán)值分為三個(gè)等級(jí)，功能點(diǎn)權(quán)值等級(jí)的選取，一般是基于每種類(lèi)型中包含的數(shù)據(jù)類(lèi)型（DET）、記錄元素類(lèi)型（RET）和文件類(lèi)型參考（FTR）的多少來(lái)確定功能點(diǎn)的等級(jí)。DET是指一個(gè)文件包含的數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)，RET是指文件所包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)數(shù)，F(xiàn)TR是指一個(gè)文件中包含的數(shù)據(jù)子集。功能點(diǎn)復(fù)雜性等級(jí)判定表如3，3所示。

調(diào)整后功能點(diǎn)的估算。調(diào)整系數(shù)（VAF）。是指應(yīng)讓用戶(hù)了解的，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜程度。它按照系統(tǒng)的基本復(fù)雜程度被分為14個(gè)方面。包括：數(shù)據(jù)通信、分布式數(shù)據(jù)處理、性能、廣泛使用的配置、事物頻度、在線(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、界面復(fù)雜程度、在線(xiàn)升級(jí)、內(nèi)部處理復(fù)雜性、代碼重用、易于安裝性、易于操作陸、多站點(diǎn)支持、易改變性。這些系統(tǒng)特性用來(lái)評(píng)估功能點(diǎn)個(gè)數(shù)應(yīng)用的通用功能的級(jí)別，每個(gè)特性的影響程度從1到5，從無(wú)影響到強(qiáng)烈影響，對(duì)這些特性進(jìn)行評(píng)估，可以得到VAF推導(dǎo)公式為：

中小企業(yè)在選擇系統(tǒng)的建設(shè)方案時(shí)?？梢赃\(yùn)用功能點(diǎn)法可以對(duì)系統(tǒng)早期的開(kāi)發(fā)做一個(gè)估算，然后根據(jù)功能點(diǎn)發(fā)計(jì)算出系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)成本，結(jié)合成本比較法，可以在多種建設(shè)信息系統(tǒng)的方案中選取經(jīng)濟(jì)最優(yōu)的方案。為了使得出的結(jié)果更加接近實(shí)際值。在進(jìn)行估算時(shí)應(yīng)該更具實(shí)際情況進(jìn)行系數(shù)調(diào)整，