環(huán)境監(jiān)測檔案管理的對策建議

劉培杰

摘 要：本文就健全檔案機(jī)構(gòu)、建設(shè)一支穩(wěn)定的環(huán)保監(jiān)測檔案管理干部隊伍，加快人才培養(yǎng)，全面提高檔案干部素質(zhì)，加強(qiáng)檔案的動態(tài)管理，為環(huán)境保護(hù)提供法律保障，穩(wěn)步推進(jìn)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用 ，抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，適應(yīng)環(huán)保垂直管理的需要，提高環(huán)境監(jiān)測檔案網(wǎng)絡(luò)管理的整體水平等提出對策建議。

關(guān)鍵詞：環(huán)境；監(jiān)測；檔案；管理

中圖分類號：X830 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）07-0190-02

環(huán)境監(jiān)測檔案是記錄環(huán)境監(jiān)測發(fā)展歷史，研究未來工作的重要載體。當(dāng)前環(huán)境形勢嚴(yán)峻，環(huán)境保護(hù)監(jiān)測任務(wù)十分艱巨。做好環(huán)境監(jiān)測檔案工作，對于推動環(huán)境保護(hù)事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。環(huán)境監(jiān)測檔案已從起步階段步入穩(wěn)步發(fā)展階段，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、法制化、科學(xué)化，基本形成了符合自身發(fā)展規(guī)律的環(huán)保監(jiān)測檔案事業(yè)體系，在國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和環(huán)境保護(hù)工作中發(fā)揮了重要作用。

1 環(huán)境監(jiān)測檔案的特點(diǎn)

1.1 專業(yè)性

環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測工作全過程的記錄和存在形式，從項(xiàng)目的規(guī)劃實(shí)施方案，從合理的布點(diǎn)，到樣品的采集、運(yùn)輸、保存、前處理質(zhì)量控制，分析監(jiān)測，數(shù)理統(tǒng)計，綜合評價，直到報告形成。所以利用環(huán)境監(jiān)測檔案的主要對象是專業(yè)技術(shù)人員。例如：環(huán)境監(jiān)測的全過程所形成的技術(shù)檔案，主要對環(huán)境質(zhì)量的優(yōu)劣進(jìn)行評價，對環(huán)境監(jiān)測技術(shù)工作進(jìn)行總結(jié)，為主管單位及政府的綜合決策提供依據(jù)。

1.2 準(zhǔn)確性

環(huán)境監(jiān)測檔案反映了科學(xué)活動的歷史，反映了環(huán)境監(jiān)測技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀，必須始終保持與環(huán)境監(jiān)測的一致性。如：例行監(jiān)測原始記錄檔案，綜合技術(shù)檔案，環(huán)境儀器設(shè)備檔案，質(zhì)量控制檔案，污染源監(jiān)測檔案，委托性監(jiān)測檔案等，都要作相應(yīng)的調(diào)整、修改或補(bǔ)充，使檔案與實(shí)際相符，有依據(jù)，有憑據(jù)。

1.3 成套性

環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測工作的每個階段形成的科技文件、技術(shù)材料的綜合，對于提供利用具有很強(qiáng)的針對性和主動性。

2 環(huán)境監(jiān)測檔案存在的問題

環(huán)境監(jiān)測檔案取得長足的進(jìn)步，但環(huán)境監(jiān)測檔案管理的整體水平仍然較低，不能適應(yīng)環(huán)保事業(yè)發(fā)展的需要。

（1）環(huán)境監(jiān)測檔案干部隊伍不穩(wěn)定，檔案人員管理能力和專業(yè)素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。部分單位檔案人員更換頻繁，兼職過多，影響檔案工作正常開展。

（2）環(huán)境監(jiān)測檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資不足。部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案經(jīng)費(fèi)沒有列入單位投資計劃，基礎(chǔ)設(shè)施落后。

（3）利用計算機(jī)進(jìn)行檔案輔助管理剛剛起步，多停留在單機(jī)錄入和利用數(shù)據(jù)庫檢索水平上，尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息管理，不能適應(yīng)信息時代發(fā)展的需要。

（4）環(huán)境監(jiān)測檔案信息開發(fā)利用率低，深層次開發(fā)少，不能及時有效地服務(wù)于環(huán)保事業(yè)和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，是環(huán)境監(jiān)測檔案工作中亟待解決的重要問題。

3 環(huán)境監(jiān)測檔案管理的對策建議

為搞好環(huán)境監(jiān)測檔案管理，本文提出如下對策建議：

3.1 健全檔案機(jī)構(gòu)、建設(shè)一支穩(wěn)定的環(huán)境監(jiān)測檔案管理干部隊伍

各級環(huán)保部門要依據(jù)《檔案法》加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，保障檔案管理職能到位。機(jī)構(gòu)與人員的配備要以能履行檔案工作和對本單位及本地區(qū)環(huán)保檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)的職能為原則。要配備專職檔案人員，并保持檔案管理干部隊伍的相對穩(wěn)定。

3.2 加快人才培養(yǎng) 全面提高檔案干部素質(zhì)

通過各種形式的培訓(xùn)，對檔案專業(yè)技術(shù)人員實(shí)行繼續(xù)教育，提高檔案干部的綜合管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力，拓寬知識面，樹立改革意識，主動服務(wù)意識，掌握檔案業(yè)務(wù)的工作方法和規(guī)律，提高現(xiàn)代化管理技能和綜合管理能力，培養(yǎng)既有檔案專業(yè)知識又具有環(huán)保專業(yè)知識、能運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段的檔案干部隊伍。

3.3 加強(qiáng)檔案的動態(tài)管理，為環(huán)境保護(hù)提供法律保障

檔案要及時備份和更新，逐步建立一套與《檔案法》《環(huán)境保護(hù)法》及其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相適應(yīng)的檔案體系，工作業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 各級環(huán)保部門要把監(jiān)測檔案工作納入目標(biāo)責(zé)任制，統(tǒng)籌安排，加大對環(huán)境監(jiān)測檔案工作的支持力度

將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入單位財政預(yù)算計劃，確保必要的資金投入，保證監(jiān)測檔案工作正常開展的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)及檔案人員培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的必需費(fèi)用。

3.5 穩(wěn)步推進(jìn)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。

3.6 抓好環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3.7 推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

3.8 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會失去失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

3.9 適應(yīng)環(huán)保垂直管理的需要，提高環(huán)境監(jiān)測檔案網(wǎng)絡(luò)管理的整體水平

隨著我國對省以下環(huán)境監(jiān)測站實(shí)行垂直管理，對環(huán)境監(jiān)測檔案管理提出了更高的要求，環(huán)境監(jiān)測檔案目前正面臨著市場經(jīng)濟(jì)、信息社會、特別是知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。應(yīng)采取吸收、引進(jìn)、消化、滲透、移植等手段，充實(shí)與強(qiáng)化檔案學(xué)科自身的內(nèi)涵。引進(jìn)先進(jìn)的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題；解決辦公室自動化條件下文書、檔案一體化問題；解決電子文件的收集、管理與利用問題；解決檔案信息的計算機(jī)管理、聯(lián)網(wǎng)、進(jìn)入信息高速公路等問題。

進(jìn)一步加大吸收創(chuàng)新力度，創(chuàng)新與完善已形成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮大區(qū)環(huán)保檔案協(xié)作作用，增進(jìn)省際、區(qū)際間的溝通與聯(lián)系，以典型引路示范，形成互相推動力量，提高環(huán)境監(jiān)測檔案管理的整體水平。各級環(huán)保部門要把檔案管理現(xiàn)代化納入辦公自動化管理，同步規(guī)劃、統(tǒng)籌安排，配套實(shí)施，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的收集、處理、加工、檢索、傳輸全過程的計算機(jī)化及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。