政府采購檔案管理工作面臨的瓶頸問題及對策

黃藝蘭

摘 要：檔案是指單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的具有保存價值的各種文件材料。通過對材料的整理、開發(fā)和運用，規(guī)范單位的經(jīng)營活動。政府采購工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，為了明確錢財?shù)娜ハ?，減少貪污受賄，建立政府采購檔案十分重要。既能明確政府決策，又能列明采購行為。本文主要分析了政府采購檔案管理工作所面臨的問題，并提出了加強(qiáng)采購檔案管理工作的措施，以期規(guī)范政府采購行為。

關(guān)鍵詞：政府；采購；檔案管理；瓶頸問題；對策

《政府采購法》中對政府采購文件作出了相關(guān)的要求，相關(guān)采購文件至少要保留十五年。政府采購檔案是對政府相關(guān)決策和采購活動的書面記錄，能夠為之后可能出現(xiàn)的財務(wù)問題提供書面依據(jù)，也能為成本的節(jié)約提供前提。對政府采購檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，正視并解決工作中出現(xiàn)的問題，保障政府工作的順利開展。

1 政府采購檔案管理工作所面臨的問題

1.檔案收集周期長，影響歸檔完整性

所收集檔案的完整性關(guān)系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行采購，致使在收集采購資料時出現(xiàn)問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購檔案管理工作的順利進(jìn)行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機(jī)制，投訴人往往在投訴時選擇當(dāng)?shù)刂饕I(lǐng)導(dǎo)或紀(jì)委，直接略過了政府采購部門和采購中心，致使由領(lǐng)導(dǎo)的政務(wù)批示決定采購的結(jié)果，但是實際情況是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)繁多，對于相關(guān)部門提供的材料不能及時處理，增加了得到結(jié)果的時間。第二，采購人沒有出示驗收證明、拒絕簽訂相關(guān)合同、中標(biāo)人遲遲不履行合約、中標(biāo)供應(yīng)商確定后采購人要求退貨等行為都會影響采購資料收集的完整性。第三，部分采購中心將工作重心放在日常開標(biāo)事物上，無暇處理積累的檔案，導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理是一項長期復(fù)雜的工程，對于檔案管理工作人員的素質(zhì)要求較高。對于檔案管理工作各地政府持有不同的意見，有相當(dāng)大一部分政府對檔案管理工作的重視不足。主要表現(xiàn)如下，一些地方采購中心因為各種各樣的原因沒有設(shè)立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責(zé)任，缺乏敬業(yè)心，導(dǎo)致檔案管理工作無人可管，工作效率低。一些采購部門沒有對采購檔案管理工作的工作難度進(jìn)行正確的評估，所安排的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，要么根本不懂檔案管理，要么業(yè)務(wù)水平較低，采購檔案管理工作開展較為困難，達(dá)不到預(yù)期效果[2]。還有一些基層部門沒有制定嚴(yán)格的獎懲制度，對一些不良現(xiàn)象采取得過且過的態(tài)度，懲罰力度不到位，這種負(fù)面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。

3.檔案管理的保密工作不到位

之所以進(jìn)行采購信息的收集歸檔，就是因為這是該政府獨有的能夠推動其發(fā)展進(jìn)步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進(jìn)不足，謀求發(fā)展。利用的不好就會被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實際管理工作中，多數(shù)是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應(yīng)的傳承了計算機(jī)信息技術(shù)的缺點，即安全性問題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，帶來了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設(shè)置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會導(dǎo)致資料信息的泄露。

4.沒有進(jìn)行合理檔案開發(fā)利用

檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結(jié)合，充分發(fā)揮檔案管理的原始功能。制作評分辦法和標(biāo)書需要參考相關(guān)的供應(yīng)商投標(biāo)技術(shù)方案和技術(shù)參數(shù)，售后服務(wù)承諾、財務(wù)狀況等方面的資料。供應(yīng)商登記資料證明了其資質(zhì)水平，記錄了供應(yīng)商的資信等級、履約能力、技術(shù)水平，能夠為中標(biāo)候選人產(chǎn)生、投標(biāo)名單確定提供一定的依據(jù)。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，嚴(yán)禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導(dǎo)致資源的浪費。

5.檔案室軟硬件設(shè)備配備不足

一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機(jī)設(shè)備的配備。

2 加強(qiáng)政府采購檔案管理的措施

1.建立健全相關(guān)的規(guī)章制度

建立健全政府采購檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓采購檔案管理走出無序化狀態(tài)。現(xiàn)有的采購檔案之間缺乏聯(lián)系，導(dǎo)致無法進(jìn)行集中管理。為了充分的開發(fā)利用采購檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且各部門要協(xié)調(diào)配合，加大對采購檔案的監(jiān)督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。

2.提高工作人員的專業(yè)水平

現(xiàn)階段的采購檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識和經(jīng)驗，還要能夠熟練的操作計算機(jī)。首先，要加強(qiáng)對于工作人員的培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)采購檔案管理的專業(yè)知識，了解采購檔案管理工作的作用，加強(qiáng)對采購檔案管理工作的重視，增強(qiáng)責(zé)任心。同時，提高計算機(jī)的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向?qū)I(yè)性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強(qiáng)交流，多聽取意見，優(yōu)化采購檔案管理方案。最后，要設(shè)立專門的檔案管理人員，在采購項目完成后，及時將資料整理好，上交保存。

3.提高檔案管理的安全性

檔案的安全是檔案管理中的一大重點，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障采購檔案的保密性。其次，對一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫

根據(jù)統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)采購文檔的共享提供基礎(chǔ)。通過數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)檔案資料的資源共享，降低人工出錯的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數(shù)據(jù)庫的建立可以讓工作人員及時更新檔案資料的內(nèi)容，保障采購檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。另外，建立采購檔案信息系統(tǒng)，利用計算機(jī)信息技術(shù)實現(xiàn)案卷的重新整合，規(guī)范檔案的標(biāo)號、標(biāo)題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。

5.完善采購檔案管理的工作設(shè)備

首先，要設(shè)立獨立的采購檔案管理工作間，如陳列室、閱覽室、檔案庫房、辦公用房等。其次，配備統(tǒng)一的數(shù)字化信息設(shè)備，如計算機(jī)等，實現(xiàn)采購檔案的自動識別、上載、轉(zhuǎn)化、存儲等。最后，建立強(qiáng)大、專業(yè)的采購檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購檔案的統(tǒng)一化管理。

3 結(jié)語

綜上所述，政府采購檔案管理工作是政府工作的一個重要組成部分，對政府的后續(xù)工作具有推進(jìn)作用，要加強(qiáng)對該工作的重視。現(xiàn)今的檔案管理工作還存在著一定的問題，采購部門要建立合理的規(guī)章制度、配備專業(yè)的工作人員和設(shè)備、提高檔案管理的安全性、建立數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周偉.如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作[J].蘭臺世界，2012，（z2）：151.

[2]尹艷.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014，（14）：159.