淺析檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)

龔文婷

摘 要 本文從檔案信息資源開(kāi)發(fā)的含義與內(nèi)容入手，闡述了檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的條件與原則，并提出了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的三條策略。

關(guān)鍵詞 檔案 信息資源 開(kāi)發(fā)

中圖分類號(hào)：G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1檔案信息資源開(kāi)發(fā)的含義與內(nèi)容

1.1信息資源

信息資源是經(jīng)過(guò)人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的一部分，是信息世界中與人類需求相關(guān)的信息，信息資源是可利用的信息，是當(dāng)前生產(chǎn)力和研究水平下人類所開(kāi)發(fā)與組織的信息；信息資源是通過(guò)人類的參與而獲取的信息， 人類的參與在信息資源的形成過(guò)程中具有重要作用，特別是人類步入信息時(shí)代，科學(xué)的進(jìn)步、社會(huì)的繁榮已離不開(kāi)信息，信息資源的貧富狀況和開(kāi)發(fā)利用程度已成為衡量一個(gè)國(guó)家或地區(qū)文明水平的標(biāo)準(zhǔn)，是檢驗(yàn)其經(jīng)濟(jì)、文化、科技乃至綜合國(guó)力的重要指標(biāo)。 因此， 重視與加強(qiáng)信息資源建設(shè)已成為人類的共識(shí)。

1.2檔案信息資源開(kāi)發(fā)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是在檔案工作領(lǐng)域運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞和使用信息資源，提升檔案工作質(zhì)量的過(guò)程。開(kāi)發(fā)屬于檔案管理工作范疇，是信息社會(huì)條件下檔案管理工作的重要變革和檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的重新組合。它是立足于豐富的檔案信息資源貯藏基礎(chǔ)上的一種信息的研究和再生產(chǎn)活動(dòng)。開(kāi)發(fā)的任務(wù)是生成有用信息，通過(guò)信息的生產(chǎn)來(lái)確保信息的供給。在信息技術(shù)快速發(fā)展、檔案信息化程度日益提高的形勢(shì)下，檔案信息資源開(kāi)發(fā)又呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)：一是技術(shù)含量高，工作程序復(fù)雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復(fù)雜的技術(shù)手段；二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識(shí)的爆炸性增長(zhǎng)，海量信息會(huì)造成工作量無(wú)限地?cái)U(kuò)大，無(wú)論是處理文書檔案數(shù)據(jù)還是科技、專門檔案數(shù)據(jù)，都是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

1.3檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的內(nèi)容

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們不再重視對(duì)信息載體的獲得，而是注重對(duì)信息的有效吸收。為了適應(yīng)這種變化，檔案部門不能只局限于向利用者和訪問(wèn)者提供本部門檔案，而應(yīng)本著檔案資源管理的特有屬性和原則，提供包括網(wǎng)絡(luò)信息在內(nèi)的所有可能得到的信息。因而檔案信息資源開(kāi)發(fā)的對(duì)象不再僅僅是傳統(tǒng)的館藏，而應(yīng)是包括傳統(tǒng)館藏、文獻(xiàn)資料、電子出版物和網(wǎng)絡(luò)信息在內(nèi)的涵蓋范圍甚廣的信息資源。但目前，由于對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的概念還沒(méi)有統(tǒng)一說(shuō)法，所以關(guān)于開(kāi)發(fā)的具體工作內(nèi)容不免各持己見(jiàn)。比較突出的有兩種意見(jiàn)：一種認(rèn)為開(kāi)發(fā)包括檔案業(yè)務(wù)工作的許多環(huán)節(jié)，即收集、整理、編目、鑒定、編研、利用等；另一種認(rèn)為開(kāi)發(fā)包括檔案信息加工和輸出兩部分，即編目、編研和提供利用、咨詢服務(wù)等。筆者認(rèn)為，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息資源開(kāi)發(fā)，應(yīng)該是檔案管理部門根據(jù)社會(huì)需要，采用專業(yè)方式和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從所收藏的檔案資料或網(wǎng)絡(luò)信息上發(fā)掘有用的信息材料，有選擇地進(jìn)行編目或制成檔案加工品，提供給檔案利用者使用。確切地說(shuō)是以生產(chǎn)各種形式、不同層次的新型檔案信息產(chǎn)品為目標(biāo)，以累積的檔案資料上的信息資源貯藏為開(kāi)發(fā)對(duì)象，以組織鑒別、引導(dǎo)交流、編纂研究等為主要手段，有效地傳遞信息，提高信息的利用程度。

2檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的條件與原則

2.1檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的條件

2.1.1檔案信息資源的合理配置

它是制約檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要條件，關(guān)系著新型信息產(chǎn)品的質(zhì)量和信息服務(wù)的質(zhì)量。要搞好檔案信息資源的合理配置，首先要根據(jù)檔案館面對(duì)的利用者和訪問(wèn)者對(duì)信息需求的范圍、未來(lái)需求的變化確定檔案信息資源的配置原則和館藏結(jié)構(gòu)模式，形成多載體、有層次、有重點(diǎn)、有特色的綜合性檔案信息資源體系。其次，要根據(jù)檔案的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對(duì)象的需求，有選擇地存貯一些相關(guān)學(xué)科或?qū)ｎ}的文獻(xiàn)資料、報(bào)刊等，并使之具有較強(qiáng)的針對(duì)性、系統(tǒng)性和完整性，增大文獻(xiàn)資料信息資源在檔案館藏中的比重，豐富檔案館藏內(nèi)涵。再次，根據(jù)信息來(lái)源渠道、檔案館自身的技術(shù)條件以及利用者的需求層次，引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的數(shù)據(jù)庫(kù)，存貯網(wǎng)上有用的信息。

2.1.2高智能的投入

開(kāi)發(fā)人員智能是制約信息資源有效開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵，實(shí)現(xiàn)高智能的投入，是提高信息源和信息產(chǎn)品質(zhì)量及信息傳遞速度的根本保證。因此，有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源需要聚集有較高素質(zhì)的開(kāi)發(fā)和管理人才，即掌握檔案專業(yè)管理知識(shí)，熟悉館藏，有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能準(zhǔn)確判斷利用者現(xiàn)實(shí)和未來(lái)的信息需求，具有較高的的信息研究、編纂和宣傳的能力。這些能力是指檔案部門的團(tuán)隊(duì)能力。有了這樣的人才隊(duì)伍，才能確保對(duì)檔案信息資源實(shí)施有效開(kāi)發(fā)，提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

2.1.3高信息技術(shù)應(yīng)用水平

即利用現(xiàn)代化通信設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，及時(shí)準(zhǔn)確地獲取、處理、貯存和傳遞信息以及信息標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)水平。先進(jìn)的信息技術(shù)是提高信息資源開(kāi)發(fā)效率、擴(kuò)大信息交流范圍、加速信息傳遞、提高信息資源再生產(chǎn)水平的根本保證。

2.2檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)應(yīng)遵循的原則

2.2.1針對(duì)性原則

規(guī)劃?rùn)n案信息資源開(kāi)發(fā)的內(nèi)容和形式，應(yīng)緊緊圍繞利用者信息需求這個(gè)中心，深入基層調(diào)查研究，制定出當(dāng)前或階段性資源開(kāi)發(fā)計(jì)劃，并根據(jù)利用者信息需求變化隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

2.2.2及時(shí)性原則

了解利用者現(xiàn)實(shí)信息需求，及時(shí)對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行整序、研究，并在較短時(shí)間內(nèi)加工成利用者所需要的信息產(chǎn)品，使檔案信息的作用最快、最好地發(fā)揮出來(lái)。

2.2.3安全性原則

要依據(jù)《檔案法》制定檔案的解密和劃分使用范圍，開(kāi)發(fā)出的信息產(chǎn)品必須真實(shí)可靠。保證檔案的完整與安全，使檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受侵犯。

2.2.4效益性原則

正確處理好社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益兩者之間的關(guān)系，把社會(huì)效益放在首位。注重研究把檔案信息資源盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，滿足黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各方面的檔案信息需求。在此基礎(chǔ)上，合理收費(fèi)，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益，借以改善檔案信息資源開(kāi)發(fā)的條件。

3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的策略

3.1深入開(kāi)展檔案信息的增值服務(wù)，實(shí)行大膽嘗試

要解決滯后的檔案管理及利用工作與信息需求日益全球化、多樣化與及時(shí)性之間的矛盾，就要求我們面向社會(huì)，結(jié)合實(shí)際，積極主動(dòng)豐富館藏，開(kāi)拓檔案信息社會(huì)化服務(wù)的新領(lǐng)域、新方式，拓展檔案信息的增值服務(wù)。目前，利用社會(huì)服務(wù)深入群眾這一特點(diǎn)，把檔案信息服務(wù)與社會(huì)服務(wù)緊密結(jié)合起來(lái)，在內(nèi)容上針對(duì)需求開(kāi)展定向服務(wù)，方式上嘗試公眾展出、咨詢服務(wù)、宣傳教育等多種模式，時(shí)間上可以定期與隨機(jī)結(jié)合，范圍上則可采取定點(diǎn)或流動(dòng)性，真正做到走出檔案館的狹小空間，主動(dòng)出擊，深入群眾。

創(chuàng)建文件中心，也是一個(gè)有效的手段。目前檔案館與利用者之間的突出問(wèn)題是檔案館保存的多數(shù)是10年前的文件材料，不是社會(huì)公眾所廣泛需要的，而社會(huì)公眾要查詢的現(xiàn)行文件材料卻保存在各單位的檔案室內(nèi)。一是分散管理利用不便。二是單位檔案室本身業(yè)務(wù)繁忙，既沒(méi)有時(shí)間，也沒(méi)有面向社會(huì)提供利用的義務(wù)和條件。建立檔案文件服務(wù)中心，將各單位面向社會(huì)公布實(shí)施的有關(guān)文件，提前復(fù)制集中起來(lái)，面向社會(huì)統(tǒng)一提供利用。對(duì)未收集到中心的公開(kāi)文件，負(fù)責(zé)提供代為查詢服務(wù)，不失為檔案部門提供社會(huì)化信息服務(wù)的一個(gè)好方法。

3.2積極開(kāi)展智力型服務(wù)模式，實(shí)行信息服務(wù)

當(dāng)今世界，知識(shí)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新的速度越來(lái)越快，高新技術(shù)對(duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的貢獻(xiàn)率越來(lái)越大，世界范圍內(nèi)的信息產(chǎn)業(yè)化程度的增強(qiáng)，對(duì)檔案信息的要求和依賴也越來(lái)越大，從而帶來(lái)檔案信息服務(wù)方式的重大變革。因此應(yīng)該及時(shí)更新觀念，明確檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的服務(wù)導(dǎo)向和工作重點(diǎn)，牢固樹(shù)立以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的思想。在此基礎(chǔ)上，檔案部門要從實(shí)際出發(fā)，大膽改革現(xiàn)行管理體制和運(yùn)行機(jī)制，努力適應(yīng)市場(chǎng)對(duì)檔案要求的新特點(diǎn)，檔案部門應(yīng)及時(shí)了解檔案信息的需求，制定切實(shí)可行的檔案利用工作計(jì)劃，根據(jù)活動(dòng)的需要，檔案利用價(jià)值等有選擇、有目的地積極開(kāi)展編研服務(wù)、定題服務(wù)、咨詢服務(wù)。向利用者提供指南，根據(jù)科技人員的研究課題，從檔案文獻(xiàn)中選擇有用的檔案資料、信息進(jìn)行加工編輯，把有用的檔案信息資源開(kāi)發(fā)出來(lái)，主動(dòng)地為利用者提供服務(wù)，并充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備，采用計(jì)算機(jī)檢索手段，提高服務(wù)效率。

3.3完善檔案管理機(jī)制，實(shí)行前端控制

要提高檔案工作的“快速反應(yīng)能力”，必須提倡前端控制的做法。在檔案收集方面，要從源頭抓起，接收時(shí)間提前，對(duì)一些重要材料，尤其科技、政策性檔案信息要及時(shí)歸檔并提前收集進(jìn)館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使其及時(shí)發(fā)揮更大的作用。同時(shí)可以擴(kuò)大接收、征收的范圍，加強(qiáng)與經(jīng)濟(jì)、法律等聯(lián)系密切部門的專門檔案的收集，使館藏檔案更貼近大眾的需要。在方式上，可建立檔案征集信息員網(wǎng)絡(luò)等制度。在管理機(jī)制上，加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目建檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)和檢查，參加重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦組織機(jī)構(gòu)，做好重要會(huì)議、重大活動(dòng)建檔和檔案進(jìn)館的協(xié)調(diào)服務(wù)和監(jiān)督指導(dǎo)工作，重視黨建工作、機(jī)構(gòu)改革、民營(yíng)企業(yè)發(fā)展和城鎮(zhèn)建設(shè)等方面建檔工作的指導(dǎo)和服務(wù)。

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