中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校檔案信息化的現(xiàn)狀和建設(shè)

丁一彥

摘 要：中職衛(wèi)生學(xué)校檔案管理情況復(fù)雜，任務(wù)艱巨，搞好中職衛(wèi)生學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作是順應(yīng)時代發(fā)展的需要，也是順應(yīng)職業(yè)教育發(fā)展的需要。通過對中職衛(wèi)生學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀梳理，探討相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：中職衛(wèi)生學(xué)校；檔案管理；信息化；對策

中職衛(wèi)生學(xué)校檔案管理涉及學(xué)生檔案、教師檔案、財務(wù)檔案、教學(xué)檔案、文件制度檔案、學(xué)校史志等諸多方面，信息量大，情況異常復(fù)雜、檔案管理信息化是以原紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案為依據(jù)，在不改變檔案的信息內(nèi)容的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使得檔案信息化。由于檔案管理信息化具有檢索迅速，查找方便，可靠性高，存儲量大，保密性好，壽命長，成本低等優(yōu)點，隨著信息時代的到來和職業(yè)教育的迅猛發(fā)展，加快中職衛(wèi)生學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)大勢所趨。

1 中職衛(wèi)生學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化重視程度不高

一是檔案管理機制不健全，大部份中職衛(wèi)生學(xué)校未能建立檔案管理長效機制，管理制度也不健全，把檔案管理的重點只局限于學(xué)生資助檔案、財務(wù)檔案等方面，而且由相關(guān)的多個學(xué)校處室或部門分別管理，檔案分散，形式多樣，責(zé)任不明，不能及時分類，歸檔和存放，一旦相關(guān)管理人員發(fā)生異動，就容易導(dǎo)致檔案的缺失。

二是硬件設(shè)施不能滿足需要。由于各中職衛(wèi)生學(xué)校對檔案管理信息化重視不夠，在檔案管理信息化的硬件設(shè)施上投入不大。一些學(xué)校沒有專門的檔案室，一些學(xué)校即便有檔案室也形同虛設(shè)，“六防”設(shè)備不配套，檔案室小，燈光昏暗，潮濕。導(dǎo)致檔案霉變，蟲蛀，甚至損壞，丟失，部分學(xué)校由于資金等問題，檔案管理信息化必備的電器、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備嚴重缺乏。

三檔案信息化管理力量薄弱。學(xué)校檔案管理信息化工作長期未得到應(yīng)有的重視，在人員配備上更是如此。從事學(xué)校檔案信息化管理的人員大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性，管理要求，檔案材料的收集，整理，數(shù)字化，信息化等業(yè)務(wù)不太了解，有的管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理的信息化工作投入的精力不夠，造成材料不能及時，準確地信息化和歸檔。

1.2 檔案管理信息化程度有限

一是檔案信息化建設(shè)需要工作人員處理大量的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。完成從收集，整理，保管信開發(fā)利用等多個環(huán)節(jié)的各項工作，繁重的勞動制約了檔案管理信息化工作的正常開展。

二是檔案中大多是紙質(zhì)檔案和實物，雖然部分學(xué)校在檔案管理中配備了電腦等設(shè)備，也只是進行輔助性管理，部分實現(xiàn)了檢索查詢等最基本的管理工作，信息化、數(shù)字化程度不高。

三是檔案管理專業(yè)技術(shù)人才缺乏，計算機應(yīng)用水平較低。檔案管理系統(tǒng)還不能聯(lián)網(wǎng)，共享，很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

四是思想存在偏差。一些人認為檔案信息化工作推進尚早，在等上級部門的通知要求和看兄弟院校的工作進展。一些人認為只要買幾臺電腦建一個網(wǎng)站就行了。由于認識上存在偏差，檔案信息化工作受到制約。

1.3 檔案信息化缺乏標準

檔案信息化管理是一項非常專業(yè)的，科學(xué)的管理系統(tǒng)。涉及到將物化的檔案進行數(shù)字化和信息化的改變。各中職衛(wèi)生學(xué)校在這個改變過程中，主要根據(jù)管理人員喜好進行，缺乏一個科學(xué)適用的參照標準，導(dǎo)致各學(xué)校檔案管理形式多樣，五花八門，信息化管理水平參差不齊。

2 檔案管理信息化建設(shè)的對策

采用先進的計算機技術(shù)來開展學(xué)校的檔案管理工作，改變以前學(xué)校檔案管理以實體檔案為主的管理模式，實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高學(xué)校檔案管理的效率和水平。才能為學(xué)校的發(fā)展提高更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

首先，能夠充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用。隨著學(xué)校規(guī)模不斷的擴大，大量的檔案需要傳遞，要發(fā)揮信息化檔案高速、快捷的優(yōu)勢。其次，對重點的檔案信息能夠進行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。一些比較特殊的檔案，信息數(shù)量多，用途廣泛，師生都經(jīng)常利用的信息，比如學(xué)習(xí)資料等。還有與教職工自身利益密切相關(guān)的信息，需要對重要數(shù)據(jù)進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，并且加大對這些重要數(shù)據(jù)的保密工作。最后，能夠加快現(xiàn)有信息檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有將學(xué)校檔案進行數(shù)據(jù)化整理，才進一步提高學(xué)校檔案管理的效率。具體的步驟如下：

1）建立健全檔案信息化建設(shè)的制度和運行機制，落實專門機構(gòu)或?qū)ｉT、專業(yè)人員從事此項工作，保障此項工作的順利進行。

2）制定檔案信息化標準體系，指導(dǎo)，規(guī)范檔案信息化建設(shè)工作。在一定范圍內(nèi)“統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施”。這樣使檔案信息化建設(shè)工作有章可循，有據(jù)可依。

3）抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫。一是紙質(zhì)檔案數(shù)字（電子）化。利用掃描儀、數(shù)碼相機對海量的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化。二是建立數(shù)據(jù)庫。在海量的資料完成數(shù)字電子化后，建立一套信息管理系統(tǒng)對這些信息進行分類，整 理，組卷，存儲。三是建立局域網(wǎng)。利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案的資源共享，通過設(shè)置權(quán)限進行查詢?yōu)g覽和使用。利用信息化檔案利用的經(jīng)濟價值和社會價值達到最大化、最優(yōu)化。

4）建立健全數(shù)據(jù)庫的安全管理制度。一是建立數(shù)據(jù)庫異地備份制度。保障數(shù)據(jù)庫的安全。二是設(shè)置檔案查閱、瀏覽使用的權(quán)限，確保使用檔案的安全。

5）加大檔案信息化建設(shè)的投入。學(xué)校應(yīng)該高度重視此項工作，加大資金投入，添置信息化管理的設(shè)施，設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

6）加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)能力。