試論檔案館照片檔案的數(shù)字化管理

張偉雄

摘 要：近年來，隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)照片檔案受到挑戰(zhàn)，數(shù)字化管理已經(jīng)成為照片檔案發(fā)展的必然趨勢。本文強(qiáng)調(diào)新形勢下照片檔案數(shù)字化管理的重要性，從目前的管理制度、收集整理工作以及安全問題等方面分析了照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)存的一些問題，結(jié)合實際情況提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：照片檔案；檔案管理；檔案館

照片檔案屬于聲像檔案的一個種類，它通過生動形象的視覺圖像，直觀地展現(xiàn)出一些難以借助文字或語言進(jìn)行描述的場景和畫面，真實地記錄了第一現(xiàn)場的大量歷史瞬間，具有獨特的收集、保存和使用價值。尤其是近年來，隨著數(shù)碼相機(jī)的快速發(fā)展和日益普及，數(shù)碼照片成為完整記錄與保存國家與社會活動的便捷途徑，為形成有價值的照片檔案提供了一個便利的手段。然而，令人堪憂的是檔案館的照片檔案收集工作并不盡如人意，存在許多方面的問題。主要問題是紙質(zhì)照片檔案收集進(jìn)館的數(shù)量有限，數(shù)碼照片檔案又較少移交檔案館保存，這在一定程度上影響了館藏資源建設(shè)的開展。因此，如何加強(qiáng)照片檔案的數(shù)字化管理和保護(hù)，成為一個值得關(guān)注和思考的重要問題。本文將著重分析檔案館照片檔案數(shù)字化管理的情況，并提出相應(yīng)的收集與管理對策，以實現(xiàn)照片檔案管理模式在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的更新與發(fā)展。

1 照片檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著社會日新月異的發(fā)展，各級政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要，勢必要運用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、存儲技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發(fā)揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復(fù)制過程中不會存在變質(zhì)、褪色等問題。同時，在照片修復(fù)上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理，使得圖片達(dá)到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內(nèi)容一對一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機(jī)隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強(qiáng)度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調(diào)看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，充分實現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

近幾年，隨著國家社會的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長，照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規(guī)范，但對于數(shù)碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國內(nèi)雖然早已出臺了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數(shù)碼照片檔案在較長一段時間內(nèi)一直沒有制定出一套相對完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來了嚴(yán)重的影響。直至2014年，國家出臺了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)范，但由于長時間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結(jié)合實際的具體情況，制定出相適應(yīng)的電子化管理實施細(xì)則，如對數(shù)碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實際上，很多單位對于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態(tài)，這對照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產(chǎn)生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高，甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。

與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片檔案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時既要鑒定篩選，又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進(jìn)行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時、準(zhǔn)確。

2.3 安全隱患嚴(yán)重

數(shù)碼照片的存儲依賴于電子設(shè)備和計算機(jī)，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲設(shè)備發(fā)生故障時，數(shù)碼照片有可能就會丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險性，這會造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對策

3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度

數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實際內(nèi)容以及自身部門的需要來制定一套與當(dāng)前部門現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級管理部門應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項指標(biāo)要求，即對數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進(jìn)行逐張編號并按照編號逐張進(jìn)行錄入說明，包括時間、地點、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對拍攝影像進(jìn)行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制

歸檔的數(shù)碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過編輯，如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實性。此外，對于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現(xiàn)力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)

各檔案館（室）對歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理，要加強(qiáng)對照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進(jìn)行脫機(jī)保存，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，數(shù)字光盤的儲存和利用方便，通用性較強(qiáng)，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環(huán)境，避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數(shù)字光盤和移動硬盤儲存的數(shù)碼照片資料，都有丟失的風(fēng)險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描，把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過來。

4 小結(jié)

照片檔案的電子化管理，最大優(yōu)勢在于數(shù)碼照片可以借助網(wǎng)絡(luò)媒介迅速流通，有助于照片檔案這一信息資源的有效開發(fā)利用。照片檔案的電子化管理徹底改變了照片的利用方式，沖破了傳統(tǒng)管理方式的限制，符合信息化社會發(fā)展的需要，符合時代大趨勢。

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