論如何發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能

郭虹+張靚宏

摘 要：一個(gè)單位的檔案館里可以看到一個(gè)單位的發(fā)展歷程，它裝載著一個(gè)單位的文化底蘊(yùn)和無(wú)數(shù)個(gè)里程碑。檔案館對(duì)于一個(gè)單位的重要性也就不言而喻了。本文從檔案管理制度化的重要性與檔案管理與各個(gè)部門之間協(xié)作發(fā)揮效能出發(fā)，認(rèn)真探討了如何能夠發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度化；互動(dòng)化；信息化

檔案是人類對(duì)于自身的活動(dòng)和文明成果有意識(shí)的進(jìn)行記錄和保存，對(duì)于人類的文明發(fā)展鋪設(shè)了一個(gè)文化的長(zhǎng)廊。檔案對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)是非常的寶貴的財(cái)富，它承載著一個(gè)單位的發(fā)展歷史和光輝的成就，它是能夠真實(shí)的還原歷史，對(duì)于一個(gè)單位的進(jìn)步和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此檔案的管理工作對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)就不單單只是個(gè)保管員的工作，而是對(duì)于單位工作提升起到重要作用的工作，那么怎樣能夠讓檔案管理工作發(fā)揮最大的能量呢？

1 加強(qiáng)檔案管理的制度化

制度對(duì)于任何單位，任何部門都是必須的。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓的這句古話是一個(gè)千古不變的道理。

1.1 歸檔制度要健全

首先我們就來(lái)說(shuō)說(shuō)各類檔案的歸檔問(wèn)題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來(lái)的。但是隨著社會(huì)的進(jìn)步和文明的發(fā)展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對(duì)于這些表現(xiàn)形式不同的檔案就要進(jìn)行分類的收納和管理。文件中也會(huì)包括人事檔案、會(huì)議檔案、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的文件檔案等，對(duì)于這些都要做出細(xì)致的管理。以便以后需要時(shí)能夠更快速查找。減輕今后的工作負(fù)擔(dān)，從而更好的為其他部門服務(wù)。

1.2 整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過(guò)程中，也需要有嚴(yán)格的制度來(lái)約束，不能夠盲目的進(jìn)行歸檔工作。對(duì)于一個(gè)檔案，我們首先要細(xì)致的檢查其完整性、真實(shí)性，要做到去冗取精，保證檔案的質(zhì)量。對(duì)于不完整的檔案我們要立即和有關(guān)部門聯(lián)系，共同解決和跟進(jìn)，做到不漏收一個(gè)有用的檔案。對(duì)于有悖于事實(shí)的文件等我們也要堅(jiān)決的進(jìn)行退回并且與相關(guān)部門共同來(lái)查出事情的緣由，吸取教訓(xùn)，杜絕此類事情的再次發(fā)生。只有嚴(yán)格的把好第一關(guān)才能夠更好的發(fā)揮檔案管理的效能。

1.3 日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關(guān)制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調(diào)出、檔案的保密、工作人員的職責(zé)等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過(guò)程中一定要有詳細(xì)的登記，不同等級(jí)的機(jī)密文件要設(shè)定不同等級(jí)人員的借閱限制，檔案不能夠長(zhǎng)時(shí)間的外借等。檔案的調(diào)出也要有相關(guān)的詳細(xì)的一個(gè)流程，一定要按程序辦事，不能隨意調(diào)出和調(diào)入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內(nèi)容。對(duì)于在檔案館工作的館員也要制定規(guī)章制度來(lái)約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2 增強(qiáng)與各個(gè)部門加強(qiáng)互動(dòng)合作

變被動(dòng)為主動(dòng)，相較于以往傳統(tǒng)的被動(dòng)的等待，主動(dòng)的與各個(gè)部門積極主動(dòng)的合作會(huì)達(dá)到更加好的效果。這樣一來(lái)，就可以在第一時(shí)間拿到第一手的檔案資料，可以保證收納工作的及時(shí)和準(zhǔn)確，可以有效的防止漏收的現(xiàn)象發(fā)生。也可以在相關(guān)部門的幫助下更加準(zhǔn)確的理解所收納檔案的內(nèi)容，對(duì)于下一步的分類管理工作會(huì)有很大的幫助。提前溝通，將各個(gè)部門需要的檔案信息提前整理準(zhǔn)備好，這樣就大大節(jié)約了各個(gè)部門等待的時(shí)間。檔案館是一個(gè)獨(dú)立的部門，也是我們一個(gè)單位大家庭中的一員，與各個(gè)部門互助互利才能更好的發(fā)揮其作用。

3 廣泛應(yīng)用信息化的管理技術(shù)

在二十一世紀(jì)的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到了很多的領(lǐng)域，而且在眾多的領(lǐng)域中都發(fā)揮出了很大的作用，如今已經(jīng)成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極的引進(jìn)信息化的技術(shù)。信息化的技術(shù)可以更加有效的幫助我們進(jìn)行分類管理工作。對(duì)于檔案的查詢更加的便利了，不用在復(fù)雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術(shù)可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對(duì)于我們檔案館里沒(méi)有的信息也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)向其他的檔案館來(lái)尋求幫助。計(jì)算機(jī)也可以把我們現(xiàn)有的資料和人事資源等通過(guò)形象的圖表來(lái)表現(xiàn)出來(lái)，使得數(shù)據(jù)信息看起來(lái)更加的直觀，可以更加有效的幫助對(duì)于單位的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計(jì)劃。

3.1 建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索

數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，如果聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，不僅僅可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內(nèi)部的員工只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，就可以快速輕松地實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

3.2 建立檔案部門網(wǎng)站，提供公開(kāi)信息服務(wù)

檔案部門還可以建立自己的網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站為社會(huì)提供公開(kāi)信息服務(wù)。將部分檔案信息以網(wǎng)頁(yè)的形式發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，為社會(huì)各單位提供信息服務(wù)，從而使得互聯(lián)網(wǎng)上的任何用戶都在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可以通過(guò)訪問(wèn)網(wǎng)站來(lái)獲取自己所需要的信息，這就是互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)。網(wǎng)站發(fā)布信息也是檔案信息服務(wù)最普遍、應(yīng)用最為廣泛的服務(wù)形式，這種形式的有點(diǎn)是服務(wù)面積廣，信息交流快，其缺點(diǎn)是對(duì)于一些限制性或保密性地信息不能公開(kāi)，無(wú)法滿足部分部門的特定需求。

3.3 通過(guò)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)更多部門

如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機(jī)關(guān)等相關(guān)單位進(jìn)行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨(dú)立的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過(guò)這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門的信息資源服務(wù)于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4 開(kāi)辦檔案代管（寄存）中心

檔案館積極拓展為社會(huì)公眾服務(wù)的功能，是檔案館拓展其它服務(wù)功能的基礎(chǔ)，將對(duì)社會(huì)產(chǎn)生更長(zhǎng)遠(yuǎn)的效益。因此，發(fā)揮檔案館自身優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)公眾提供代管寄存檔案資源等服務(wù)，應(yīng)成為檔案館拓展社會(huì)公共服務(wù)功能的另一個(gè)重要方面。

3.5 檔案史料編研和珍品圖書出版

檔案室或檔案館，只會(huì)根據(jù)利用者需要查找檔案為利用者服務(wù)，這是最基本的方式，也是一種比較低級(jí)的方式。而檔案史料編研工作是一種更高水平的檔案工作，是提供利用和開(kāi)發(fā)檔案資源為利用者服務(wù)的一種更積極、更主動(dòng)的方式。檔案史料編輯出版，也有利于保護(hù)檔案原件，延長(zhǎng)檔案壽命，有利于防止戰(zhàn)爭(zhēng)和其他突然事變給檔案造成的損失。檔案編研工作對(duì)提高檔案工作水平，出成果，出人才，也是十分重要的。因此，我們檔案部門必須逐漸把一部分精力轉(zhuǎn)向編研工作，努力做好編研工作。通過(guò)編研工作更好地為本單位、本系統(tǒng)、本地區(qū)服務(wù)，為黨的中心工作和各項(xiàng)工作服務(wù)，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義服務(wù)。

總之，檔案管理工作是一個(gè)看似輕松，實(shí)則非常繁復(fù)的工作。檔案的管理工作是與一個(gè)單位的各個(gè)部門都相同的一個(gè)部門，檔案館可以說(shuō)是一個(gè)單位的核心部門，是一個(gè)單位中至關(guān)重要的部門。所以我們?cè)谌粘５墓ぷ髦幸欢ㄒ獔?jiān)守自己的職責(zé)，加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的溝通和合作，不斷的自我發(fā)展，從而更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能。

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